メールの代わりにコラボレーションツールを使用する5つの理由

職場は、自動化と効率的な代替手段によってますますデジタル化されています。メールは長い間有用でしたが、テクノロジーによって、コミュニケーションとコラボレーションのためのより直接的で効果的なツールが導入されました。

コラボレーションにより適したツールを探しているかもしれません。おそらく、専門用語を使用することを期待しているため、または単に過負荷の電子メール受信ボックスを管理する方法がわからないために、電子メールにうんざりしているでしょう。

メールのストレスからあなたを救うためにあなたが使うことができる多くの共同ツールがあります。代わりにそれらを使用する必要がある理由は次のとおりです！

1.時間を節約

コラボレーションツールには、メッセージがあったときにあなたや同僚に警告する通知オプションがあります。メール通知をオンにすることはできますが、コラボレーションツールを使用すると、チームメンバーはメールではなく効率的なチャットを介して簡単にコミュニケーションをとることができます。

Slackは、リモートワークで広く使用されているコラボレーションプラットフォームの1つです。 Slackには、効率的なコミュニケーションを可能にするさまざまなメリットがあります。コミュニケーションを整理するために、チームやトピックごとに個別のチャネルを作成できます。

2.直接通信

コラボレーションツールを使用すると、より効率的なコミュニケーションを楽しむことができます。複数の人にCCを送信したり、ブロードキャストメールを送信したりする代わりに、1つのメッセージをチャットプラットフォームに送信するだけで済みます。さらに、コラボレーションツールを使用すると、メールを送信する代わりに、オープンプラットフォームで質問するようになります。

これらのツールを使用する上で最も効果的な部分は、リアルタイムで通信できることです。簡単な質問をする必要がある場合は、チームメートが応答するのに時間がかかる可能性があるため、メールを送信することは最善の選択肢ではありません。たとえば、Slackには、誰かの注意を引くためにプッシュ通知を送信するメンション機能があります。チームのコミュニケーションには複数のSlackの選択肢があります。

3.過負荷の電子メール受信ボックスを回避する

コミュニケーションとコラボレーションにコラボレーションアプリを使用する場合、過負荷のメール受信トレイに対処したり、メールの重要なものを失ったりする必要はありません。コラボレーションツールではメールの必要性を完全になくすことはできないかもしれませんが、Microsoft TeamsやSlackなどの職場のメッセンジャーアプリを使用すると、一部のメールを送信する必要性が減ります。

4.リアルタイムのドキュメントコラボレーション

コラボレーションソフトウェアを使用すると、あなたとあなたのチームメンバーは同時にライブプロジェクトに取り組むことができます。 Googleドキュメントは、リアルタイムのコラボレーションを可能にする最も人気のあるドキュメントコラボレーションツールの1つです。

同じ目的を果たすDropboxPaperのようなツールを使用することもできます。 Dropbox Paperでライブ編集を行っている間、チームはコメントを追加したり、変更を提案したりできます。これにより、編集のためにドキュメントをやり取りする代わりに、チームでライブセッションを体験できます。

Googleは、チームがコミュニケーションと共同作業を改善するために使用できるアプリと機能も作成しました。

5.情報を簡単に見つける

重要なドキュメントを共有プラットフォームに保存できるため、コラボレーションソフトウェアを使用すると情報を簡単に見つけることができます。一方、電子メールは情報を見つけるのにそれほど効果的ではありません。

電子メールは、直接送信されなかったデータを検索できないクローズドプラットフォームです。たとえば、Slackを使用していて、新しいメンバーをチームに迎え入れた場合、新しいメンバーは、チームに参加する前に共有されていた情報、リンク、およびドキュメントにアクセスできます。