Chrome拡張機能「Augment」でGmail受信トレイが最強の生産性ダッシュボードに変わる

成功を妨げる最大の要因は何かと問われれば、その答えの多くは「低い生産性」です。Chrome拡張機能「Augment」を使えば、Gmailの受信トレイを強力な生産性ハブへと変えることができます。

これまで当サイトでも、Gmailの生産性を高めるためのさまざまなヒントを紹介してきました。たとえば、メールの転送や送信タイミング、ラベル付けを改善するアドオンや、クラウド添付ファイルの追加や一括メール送信を可能にするChrome拡張機能などです。

こうしたツールも受信トレイの機能を確かに向上させますが、「Augment for Chrome」は一味違います。お気に入りの生産性ツールやサービスをすべて、Gmailの受信トレイに直接統合してしまうのです。どれほど生産性が向上するか、きっと驚くことになるでしょう。

Augmentと各種サービスを連携させる方法

GmailでAugmentを有効化するには、2つのステップがあります。まず最初にChrome拡張機能をインストールします。インストールが完了すると、Gmailの受信トレイ上部に「Connect to augment」ボタンが表示されます。

このボタンを初めてクリックすると、Augment経由でGmailに統合できるクラウドサービスの一覧が表示されます。Trello、Todoist、Dropboxなど、リストにあるサービスを日常的に使っている方なら、その便利さを実感できるはずです。

サービスを1つずつ追加し、必要な権限を付与していきます。すべて完了すると、追加したサービスがGmail受信トレイ内のAugmentドロップダウンリストに表示され、「Apps Augmented(連携済みアプリ数)」としてカウントされます。

お気に入りのWebサービスを受信トレイに「augment(拡張)」し終えたら、いよいよ生産性にジェットエンジンを搭載する準備完了です。

Augmentによるメール管理

果たしてAugmentは本当に時間を節約してくれるのでしょうか?連携可能なサービスを普段から使っているのであれば、答えはイエスです。

受信したメールを開くたびに、メール上部に連携済みアプリのリストが表示されます。このリストの読み込みには数秒かかることがあります。2〜3秒の待ち時間すら惜しいという方には向かないかもしれません。

とはいえ、ほとんどのメールはそれ以上の時間をかけて読むものなので、大きなストレスにはならないでしょう。

Trelloとの連携

Trelloを利用している場合、Trelloアイコンをタップするだけで、既存のボードに新しいカードを素早く作成できます。

これは、チームでプロジェクトを進行しており、その詳細をTrelloで管理している場合に特に役立ちます。

Trelloにはコメント機能がありますが、チーム全員がTrelloを使っているとは限りません。Trelloを使わないメンバーは、プロジェクトの進捗をメールで送ってくることがあります。GmailにTrelloが統合されていれば、新しいタブを開いてTrelloにログインし直すことなく、メールの内容をもとにプロジェクトを更新できます。所要時間はわずか数秒です。

更新をTrelloに送信した瞬間、指定したボードとリストの下に新しいカードが表示されます。

注意:このツールから新しいボードやリストを作成することはできません。既存のものへの追加のみ可能です。

カレンダーとの連携

カレンダーアイコンをタップすれば、Gmailの受信トレイから離れることなく、そのままイベントを作成できます。相手と手早く打ち合わせを設定したいときに便利です。「ゲストを招待」フィールドに相手のメールアドレスを入力すれば、招待メールが自動的に送信されます。

テスト中に見つけた小さな不具合として、Gmail受信トレイ右側のスライド式カレンダーが更新されず、読み込み状態が続くという現象がありました。開発チームがいずれ修正してくれると期待しています。とはいえ、スライド式カレンダーにアクセスする機会はそれほど多くないため、軽微な問題といえます。

嬉しいのは、動作に遅延がない点です。「OK」をクリックした瞬間、イベントは数秒以内にカレンダーへ追加されます。

この機能だけでも、かなりの時間を節約できます。メールで「今度打ち合わせましょう」と提案され、頭の中でメモしてメールを閉じたら、すぐに忘れてしまった——そんな経験は誰にでもあるはずです。

この統合機能があれば、「設定して忘れる」ことができます。記憶に頼るのは決して良い方法ではありません。メールを読んでいるその瞬間に予定を登録するのが正解であり、Augmentはそのために必要な道具を与えてくれるのです。

Evernoteとの連携

Evernoteには1億人以上のユーザーがいるため、Augmentの連携対象に選ばれたのも納得です。これは朗報です。なぜならEvernoteは、メールで受け取った重要な情報を保存するのに理想的な場所だからです。

プロジェクトのアイデア一覧でも、会社の将来計画でも、その情報を受信トレイに埋もれさせてはいけません。AugmentのEvernoteアイコンをクリックして、すぐにキャプチャしましょう。

さらに便利なことに、メール自体をEvernoteノートに添付することもできます。メール全体が、指定したノートブックとノートタイトルのもと、Evernoteにそのまま貼り付けられます。

次にEvernoteを開けば、ノートブックの中に保存されているのが確認できます。

筆者の受信トレイが長年かけて数千通に膨れ上がった主な理由は、何かを削除するのが苦手——情報を失うのが怖い——からでした。

重要なメールをEvernoteに送っておけば、安心して削除ボタンを押せるようになり、膨らんだ受信トレイをついに整理できるでしょう。

Todoistとの連携

当サイト編集部でも、Todoistを愛用しているメンバーは少なくありません。2008年に読者へTodoistを紹介して以来、フィルターの設定やIFTTTとの組み合わせによる生活の自動化など、さまざまな活用法を取り上げてきました。

幸い、TodoistもGmailアカウントと連携できます。メールを読みながら、その場で任意のTodoistプロジェクトにタスクを追加できるのです。

メールを閉じて5分後には内容を忘れてしまうような人にとって、これはまさに救世主です。

AugmentのTodoistアイコンからタスクを放り込めば、次にToDoリストを開いたとき、希望どおりの場所に——期限付きで——タスクが追加されているはずです。

Augmentを1週間使うだけで、メール上部のあの小さな便利なツールバーがあるだけで、どれほど生産性が上がるか痛感するはずです。

Augmentはまだ比較的新しいツールで、初期段階ならではの小さなクセもあります。しかし、日々忙しく、ワークフローの効率化と時間節約の手段を常に探している筆者にとって、これほど優れたツールは他にありません。

ぜひAugmentを試してみて、感想を聞かせてください。生産性は向上しましたか?連携可能なサービスをすべて使っていますか?下のコメント欄であなたの体験をシェアしてください!