【保存版】Gmailのキーボードショートカット活用術｜メール業務の時間を大幅に短縮する方法

実はGmailには、多くのユーザーが活用しきれていない便利な機能が数多く隠れています。メール作成時に太字や斜体といった基本的な文字装飾すら使ったことがない方も少なくありません。その理由はどこにあるのでしょうか?

ビジネスメールはフォーマルさが求められ、問い合わせへの返信、指示、タスクの依頼などに使われるため、プライベートなやり取りよりも職場で中心的なコミュニケーション手段となります。「素早く対応する」と言っても、上司からのメールへの返信や部下への指示送信を、実際にどれほど迅速に行えていますか?認めようと認めまいと、わかりやすく情報量のあるメールを作成するには時間がかかるものです。誤字脱字や重要ポイントの見落とし、読みにくさなどはビジネスメールでは許されません。こうした細部への配慮が必要なため、どれだけ速く作業したくても、そう簡単には速くできないのが実情です。

そこで本記事では、時間を節約し、Gmailの使い勝手を最適化できる、本当に役立つキーボードショートカットをご紹介します。すべてを暗記するには多少の練習が必要かもしれませんが、使用頻度の高いものならすぐに使いこなせるようになるはずです。数分だけ読み進めてショートカットをマスターし、毎日のメール作成にかかる時間を大幅に削減しましょう。

Gmailのキーボードショートカットを有効にする方法

ステップ1:設定画面を開く

ステップ1: 画面右上の歯車アイコン(設定ボタン)をクリックし、「設定」メニューへ移動します。

ステップ2:「キーボード ショートカット」項目を探す

ステップ2: 「全般」タブ内を下へスクロールし、「キーボード ショートカット」の項目を見つけます。

ステップ3:オンにして変更を保存

ステップ3: キーボード ショートカットを「オン」に切り替え、「変更を保存」をクリックすれば完了です。

時間節約に役立つGmailショートカット一覧

メール作成に関するショートカット

受信トレイの操作に関するショートカット

ジャンプ操作(画面間の移動)

選択したスレッドに対する操作

注意: スレッドにチェックを付けるには(x)キーを押します。複数のスレッドを選択したい場合は、(j)と(k)で上下に移動しながら、それぞれ(x)を押してください。

メール本文の文字装飾ショートカット

注意: Macユーザーの場合、キーボードにCtrlキーがないため、該当するショートカットではCommand(⌘)キーを使用してください。

まとめ:ショートカットで毎日のメール業務を効率化

以上が、メール作成の際に日常的に役立つ、最も実用性の高いキーボードショートカットです。慣れるまでに少し時間がかかるものもありますが、一度使いこなせるようになれば、貴重な勤務時間を少なくとも30分は節約できるでしょう。日々山積みの仕事に追われている方にとって、30分という時間は決して小さいものではありません。

ちなみに、ショートカットを忘れてしまった場合は、(Shift+?)を押せばショートカット一覧がいつでも表示されます。

さっそくGmailでキーボードショートカットを有効にして、日常業務での変化を試してみてください。すでにこれらのショートカットを活用している方は、どのように業務効率が向上したのか、ぜひ体験談を聞かせてください。

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