これがあなたがこれまでに必要とする最も決定的な電子メール分類ソリューションです

アイゼンハワーマトリックスは、彼がやることリストを4つの象限に分類する方法であり、これは彼が次に何をすべきかを理解するのに役立ちました。基本的なマトリックスは次のようになります。これをそのまま維持します：

各メールをこれらの4つの象限のいずれかに分類します。象限は、その電子メールで何をするか、そしていつそれを実行するかを決定します。 「受信トレイゼロ」を忘れて、私たちは物事を成し遂げることに集中するつもりです。

マトリックスをOutlookのフォルダと組み合わせるか、Gmailラベルを使用して受信トレイを使いこなすのが最善です。したがって、各象限には独自のラベル/フォルダー名があり、おそらく独自の色もあります。

何をするにしても、これらの象限の名前を変更しないでください。したがって、フォルダまたはラベルには、次の4つのカテゴリのみが含まれます。

• 重要かつ緊急
• 重要（緊急ではない）
• 緊急（重要ではない）
• 重要でも緊急でもない

「緊急」とは何ですか？

「重要」とは何かを簡単に特定できます。これは、優先順位に応じて簡単に受けられる主観的な呼び出しです。しかし、「緊急」は時間ベースの計算のイメージを提示し、それは人々を失望させます。

リラックスして、慌てる必要はありません。ここでの「緊急」とは、あなたが意味したいことを何でも意味します。忙しい一日を過ごす時間がない場合、「緊急」は新しい意味を持ちます。会議でいっぱいの日がある場合、「緊急」は別の意味を持ちます。柔軟にしましょう。実際、柔軟性があることが重要です。

生産性の専門家の何人かは、実際にはアイゼンハワーマトリックスの「緊急」列に時間制限を設けることを好みますが、時間ベースの生活と仕事のニーズが変化し続けることを考えると、それは実行可能ではありません。

「緊急」を定義するための魔法の公式や設定された時間制限はありません。あなたがそれを見るときあなたはそれを知るでしょう。理解するのは難しい言葉ではないので、考えすぎないでください。

シンプルに保ち、「象限ルール」を持たない

アクションを象限に関連付けたくなるでしょう。たとえば、TutumのBryan Leeはこのシステムを使用しており、「重要だが緊急ではない」の場合は「いつ実行するかを決定する」、「緊急ではあるが重要ではない」の場合は「委任する」など、象限ごとに特定のアクションを実行します。

抵抗します。 これには2つの問題があります。

まず、これらの「アクションルール」は、電子メールのタグ付け方法にバイアスをかけることになります。今すぐメールに対応する必要があることはわかっているが、それを実行する時間がない場合は、脳がだましてメールを誤って分類していることに気付くでしょう。

第二に、象限は常に同じアクションを持っているわけではありません。タスクの委任が常にオプションになるとは限りません。 「緊急でも重要でもない」とは、削除する必要があるという意味ではありません。後でそのメールが必要になる可能性があります。

代わりに、アイゼンハワーのマトリックスを信頼し、物事を成し遂げるあなた自身の能力を信頼してください。過度に複雑で、過度に具体的な生産性システムは、三振法の生産性ルールでダンプすることになります。これらの象限の名前は、実際には電子メールの内容をよく理解しており、それに応じて正しい決定を下すことができます。

1つの黄金のルール：ラベルなしで先に進むことはできません

アイデアはあなたの電子メールを冷酷に分類することであり、自己規律の1つの行為を含みます—あなたが読んでいるものにラベルを付けずに次の電子メールに移動することはできません。

これは重要です。あなたが電子メールを開くたびに、あなたは絶対にそれを分類しなければなりません。このメールを象限に分類していない場合は、次のメールを確認しないでください。

前に説明したように、並べ替えや並べ替えがうまくいかないことが、生産性アプリが機能しない理由です。並べ替えの手順を正しく行う必要があります。そうすれば、他のすべてが適切に機能します。

メールを攻撃する方法

その美しさは次のとおりです。受信トレイが並べ替えられると、実際には、メールのアドレスをいつどのように指定するかについて、多くのアドバイスは必要ありません。緊急で重要なことについては、暇なときにすぐに対処することになります。

他のすべてについては、ActiveInboxのAndy MitchellがMakeUseOfに語ったように、

1日のエネルギーの少ないポイント（昼食後の30分眠りなど）を選び、受信トレイにドロップしてズームします。

すでに優先されている場合は、必須のアイテムを見逃すことなく簡単に実行できます。

スマートフォンアプリからでも、毎日の終わりに、並べ替えられたすべてのメールに対応します。私を信じてください。すでに優先順位が付けられていると、それ以外の場合の半分の時間でそれを乗り越えることができます。

これは簡単ですか、それとも難しいですか？

個人的には、Eisenhower Matrixの方法でメールを並べ替えるのが、私が使った中で最も簡単な方法だと思います。実際、受信トレイがはるかに管理しやすくなり、そのために何も見逃していません。

このシステムは実装が簡単だと思いますか、それとも難しいと思いますか？理由を教えてください！