もう受信箱に悩まない!アイゼンハワー・マトリクスを応用した究極のメール整理術

Gmail、Outlook、Yahoo!メールなど、どのメールサービスを使っていても、受信箱がいつの間にか未読メールで溢れかえるのは避けられません。しかし、シンプルな分類システムをひとつ取り入れるだけで、メールが手に負えなくなる前に常にコントロールできる状態を保てるのです。

ToDoリストのテクニックはメールには通用しない

ToDoリストの管理術をメール整理に応用してみたことはありますか?筆者も試しましたが、うまくいかないことの方が多いはずです。その理由は、タスクとメールの本質的な違いを見落としているから。タスクは「自分が行動するだけ」で完結しますが、メールは「人とのコミュニケーション」に関わるものだからです。

とはいえ、ある有名な生産性向上システムを少しアレンジすれば、絶えず届くメールの嵐を鎮めることができます。それが、米国大統領ドワイト・D・アイゼンハワーの「アイゼンハワー・マトリクス」。タスク整理用のこの手法は、ちょっとした工夫を加えるだけで、メールの仕分けにも驚くほど効果を発揮するのです。

メール向けに改良したアイゼンハワー・マトリクス

アイゼンハワー・マトリクスとは、ToDoリストを4つの象限(クアドラント)に分類し、「次に何をすべきか」を判断するためのフレームワークです。基本となるマトリクスは以下の通りで、この構造はそのまま使います。

受信したメールを1通ずつ、この4つの象限のいずれかに分類します。象限によって「そのメールに何をし、いつ対応するか」が決まる仕組みです。「Inbox Zero(受信箱ゼロ)」を目指す必要はありません。大事なのは、やるべきことを確実に片付けることだけです。

実践では、Outlookならフォルダ、Gmailならラベル機能と組み合わせると効果的です。各象限に対応するフォルダ名やラベル名を作り、色分けしておくとさらに見やすくなります。

ただし、象限の名称は絶対に変えないでください。フォルダやラベルは、次の4カテゴリーのみとします。

• 重要かつ緊急
• 重要(緊急ではない)
• 緊急(重要ではない)
• 重要でも緊急でもない

「緊急」とは何か?

「重要」の判断は簡単です。自分の優先順位に基づく主観的な判断なので、直感的に決められます。ところが「緊急」となると、時間軸での計算が必要なイメージがあり、多くの人がここでつまずきます。

でも安心してください。「緊急」の定義は、あなた自身が決めていいのです。1分たりとも無駄にできない忙しい日なら、「緊急」の意味は変わりますし、会議だらけの日ならまた別の意味になります。柔軟であることこそが重要で、むしろ柔軟であるべきなのです。

生産性向上の専門家の中には、「緊急」に具体的な時間制限(例えば24時間以内など)を設けることを勧める人もいますが、生活や仕事の時間的なニーズは常に変化するため、現実的ではありません。

「緊急」を定義する魔法の公式も、決められた時間制限も存在しません。目の前のメールを見れば、わかるはずです。難しい概念ではないので、考えすぎないことが大切です。

シンプルに保つこと。「象限ごとのルール」を作らない

各象限に具体的なアクションを紐づけたくなるかもしれません。例えばTutumのブライアン・リー氏は、このシステムを使い、「重要だが緊急ではない」には「いつやるか決める」、「緊急だが重要ではない」には「委任する」といった具合に、象限ごとの行動ルールを設定しています。

しかし、それは控えましょう。理由は2つあります。

第一に、こうした「アクションルール」は、メールへのラベル付けにバイアスを生みます。「今すぐ対応しなければならないのに時間がない」という状況では、脳が無意識に誤った分類へ誘導してしまうのです。

第二に、同じ象限でも常に同じアクションが正解とは限りません。タスクの委任が選択肢にならないこともあれば、「重要でも緊急でもない」メールでも、後日必要になる可能性は十分にあります。削除が唯一の答えというわけではないのです。

代わりに信頼すべきは、アイゼンハワーのマトリクスそのものと、自分自身の遂行能力です。複雑すぎる、細部にこだわりすぎた生産性システムは、結局3回続けて挫折して投げ出すことになりがちです。象限の名称自体がメールの内容を理解するヒントを与えてくれるので、それに基づいて適切な判断ができるようになります。

黄金律:ラベル付けせずに次へ進まない

この方法の核心は、メールを徹底的に仕分けることにあり、たったひとつの自己規律が求められます。今読んでいるメールにラベルを付けるまで、次のメールには進めないということです。

これが非常に重要です。メールを開いたら、必ず分類する。1つの象限に振り分け終わるまで、次のメールをチェックすることを許してはいけません。

以前にもお伝えしたように、仕分けをしないこと、あるいは雑な仕分けこそが、生産性アプリが機能しない最大の原因です。仕分けのステップさえ正しく行えば、あとはすべて自然と整っていきます。

メールへの向き合い方

ここからがこの方法の素晴らしいところです。受信箱がきちんと仕分けされていれば、「いつ」「どのように」メールに対応すべきかについて、あまり悩む必要がなくなります。緊急かつ重要なものは、空き時間ができた瞬間に自然と手をつけることになるでしょう。

その他のメールについては、ActiveInboxのアンディ・ミッチェル氏がMakeUseOfに語ったように、

1日のうちエネルギーが低い時間帯(昼食後の眠くなる30分など)を選んで、受信箱に向かい、サクサクと処理していきましょう。

すでに優先順位がついていれば、必須のタスクを見逃すことなく、効率よく片付けられます。

そして1日の終わりには、仕分け済みのメールすべてに対応しましょう。スマートフォンのアプリからの作業でも構いません。優先順位がついているだけで、通常の半分の時間で処理できると断言できます。

これは簡単?それとも難しい?

個人的には、アイゼンハワー・マトリクスによるメール整理は、これまで試した中で最も簡単な方法だと感じています。実際に受信箱は格段に管理しやすくなり、この方法のおかげで重要なメールを見逃したこともありません。

あなたはこのシステムを簡単に実践できると思いますか?それとも難しいと感じますか?ぜひその理由も添えて教えてください!