知らないと損をする!?Windows 10標準メールアプリの優秀な機能7選

デスクトップ向けメールクライアントは数多く存在し、当サイトでもこれまで詳しく取り上げてきました。しかし、Windows 10ユーザーにとって、つい見過ごされがちなアプリがあります。それがOSに標準搭載された「メール」アプリです。

MailbirdやeM Clientといった定番ソフトと同じ土俵で語るに値するのでしょうか?答えは断然「イエス」です。

ここでは、メールアプリで実現できる驚きの活用術を7つご紹介します。もし紹介漏れがあると思ったら、ぜひコメント欄でお知らせください。

1. よく使う受信トレイをスタートメニューにピン留めする

優れたメールクライアントと同様に、メールアプリは複数のメールアドレスをまとめて管理できるハブとして機能します。ただし、その中には使用頻度が高いアドレスもあれば、そうでないものもあるでしょう。

メールをチェックするたびにアプリを開いて長い受信トレイ一覧をスクロールするのは面倒です。そこで便利なのが、使用頻度の高いアドレスを直接スタートメニューにピン留めする方法です。

手順は簡単。対象のアドレスを右クリックして「スタートにピン留めする」を選択し、確認画面で「はい」をクリックするだけです。

さらにワークフローを効率化したいなら、スタート画面に追加されたタイルでライブタイルを有効にしましょう(右クリック > その他 > ライブタイルをオンにする)。こうすれば、アプリを開かなくても新着メールの有無をひと目で確認できます。

なお、同じ操作は受信トレイ・送信済み・下書きなど、アドレス内の個別フォルダにも適用可能です。

2. 複数の受信トレイをリンクして統合する

前述の例では「使用頻度に差がある」という前提でしたが、すべてのアドレスを頻繁に使う場合もあります。複数の仕事用アドレスを持つフリーランスの方や、用途別に個人アドレスを使い分けている方などがその典型です。

幸い、メールアプリには統合受信トレイを簡単に作成できる機能が備わっています。しかも、統合するアドレスを選べるうえ、複数の統合受信トレイを作成することも可能です。

リンクされた受信トレイを作成するには、画面右下の歯車アイコンをクリックし、「アカウントの管理 > リンクされた受信トレイ」へ進みます。新しいグループに名前を付け、含めたいアドレスのチェックボックスにチェックを入れて、「保存」をクリックしましょう。

作成した統合受信トレイは、左側の列にある「アカウント」の下に表示されます。

3. アカウントごとに通知をカスタマイズする

メールアプリでは、アカウントごとに個別の通知設定を行えます。たとえば「仕事用アカウントのメールは絶対に見逃したくないけれど、親戚から届くチェーンメールに一日中邪魔されたくない」といったニーズにぴったりの機能です。

設定するには、「設定(歯車アイコン)> 通知」へ移動します。メニュー上部で設定を適用するアカウントを選択し、アクションセンターへの通知の表示、新着メール時のサウンド再生、通知バナーの表示のそれぞれをオン/オフで切り替えられます。

すべての受信トレイに共通の設定を適用したい場合は、「すべてのアカウントに適用する」にチェックを入れましょう。

4. キャレットブラウジングでキーボード操作を実現する

キャレットブラウジングを有効にすると、キーボードだけでアプリ内を操作できるようになります。マウスよりもキーボードショートカット派の方にとっては、必須ともいえる機能です。

このオプションは「閲覧」メニュー(設定 > 閲覧)にあります。スライダーを切り替えるだけで、アプリ操作中はマウスに一切触れずに済みます。矢印キーでメッセージ間を移動し、Page UpキーとPage Downキーでメール本文をスクロールできます。

また、「閲覧」設定メニューでは、画像の自動ダウンロードの可否、会話スレッドごとのメールグループ化、既読にするタイミングの指定なども行えます。

5. クイックアクションを作成する

タッチ操作対応のデバイスを使用しているなら、クイックアクションを設定して作業を高速化できます。

「設定 > クイックアクション」から好みの動作を選びましょう。カスタマイズできる項目は「右にスワイプ」と「左にスワイプ」の2つです。各項目に対して、「フラグの設定」「フラグのクリア」「開封済みにする」「未読にする」「アーカイブ」「削除」「移動」から選択できます。

受信トレイごとに異なるルールを設定することも可能です。たとえば、個人アカウントでは「削除」、仕事用アカウントでは「未読にする」というように使い分けられます。上部のドロップダウンメニューから、設定を適用するアカウントを選ぶだけです。

6. 重要なメールをファイルとして保存する

後日オフライン環境で参照したり、メールアドレスを持っていない相手と共有したりするために、重要なメールを保存しておきたい場面は少なくありません。

メッセージを保存するには、閲覧ウィンドウで対象のメールを開きます。次に、右上の3つの点(…)をクリックして「名前を付けて保存」を選択します。保存先を指定して「保存」をクリックすれば完了です。

7. 「Sounds Like」で音読み検索を行う

多国籍企業で働いている方や、遠く離れた国に家族がいる方は、複数言語のメールを受け取ることがあるでしょう。その言語に堪能でなければ、見慣れない単語だらけのメッセージから必要な情報を見つけるのは一苦労です。

そんな悩みを解決するのが「Sounds Like(音読み)」検索機能です。

実際に試すには、外国語で書かれたメールが必要です。閲覧ウィンドウにそのメールを表示した状態で、3つの点(…)> 検索をクリックします。

ウィンドウ上部に検索ボックスが表示されるので、左側の歯車アイコンをクリックし、「Sounds Like」のチェックボックスにチェックを入れましょう。

これで、発音に近づけて入力した言葉から、本文中の一致する単語を自動的に特定できるようになります。

あなたのお気に入り機能は?

今回は、他の主流デスクトップメールクライアントでは再現が難しい、7つの魅力的な機能をご紹介しました。

とはいえ、これはほんの入り口にすぎません。メールアプリにはまだまだ便利な技が詰まっており、Microsoftはアップデートのたびに新機能を追加し続けています。

あなたが特に注目した機能はどれですか?競合製品に引けを取らないと思うポイントはどこでしょうか?ぜひ下のコメント欄で教えてください。

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