生産性向上アプリがどのように私の効率を高めたか

私はいつも、生産性向上アプリが生産性の向上に役立つと思っていました。時間を節約するために設計された数多くのアプリを使いこなした結果、変更の時期が来たと判断しました。実際に生産性が向上したのは、生産性向上アプリを削除して最初からやり直すことにしたときです。

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生産性という幻想を生み出す

どの生産性向上アプリも、入手可能な中で最高のものであると主張しています。時間を節約し、整理整頓し、日常生活を変えることをお約束します。実のところ、これらのアプリのほとんどは時間を無駄にするだけです。確かに、携帯電話、タブレット、コンピューターに多数の生産性向上アプリが散在しているかもしれません。しかし、どのくらいの時間を節約できるのでしょうか?

私にとって、私は他の何よりもアプリマネージャーのように感じました。私は毎週、タスクの入力、アプリの接続、アプリ間を行ったり来たりして、自分のエクスペリエンスを楽しくカスタマイズすることに何時間も費やしていました。

それらの時間はすべて無駄な時間でした。それは生産性に関する幻想でした。私は何もすることなく、ただアプリを常に更新していました。

正直に言うと、私は仕事をするよりも、特定のタスクにどのアプリを使用するかを考えたり、アプリがより適切に連携できるようにシステムを設計したり、テンプレートを調整したり、カラーコードを変更したり、アイコンを選択したりすることに多くの時間を費やしました。

生産性向上アプリでは生産性が向上しない

生産性向上アプリだけでは生産性が向上しません。信じてください、試してみました。新しいアプリでシステムをセットアップするのは素晴らしい気分でした。私はゲーミフィケーションとタスクを連続的に完了するのが大好きでした。私はテンプレートとネストされた組織ツリーのセットアップに成功しました。

しかし、アプリごとに新しいシステムを学習する必要がありました。まったく新しいセットアップをカスタマイズする必要がありました。さらに悪いことに、これを既存のアプリに統合する方法を考え出すか、これを別のアプリに置き換えるかどうかを判断する必要がありました。

座ってすべての生産性向上アプリの隠れたコストを発見したとき、私は興奮しませんでした。

• アプリ間を絶えず切り替えていると、集中力が損なわれていました
• メリットを得るよりも、その瞬間にどのアプリを使用するかを決めることに多くの時間を費やしました
• 私のアプリは便利なツールというよりタスクのように感じました
• 微調整はすべて進歩しているように感じましたが、まったく進歩していないことに気づくまで
• 通知が来るたびに、完了する必要のあるタスクから集中力が奪われてしまいました

これはあなたに似ていますか？私自身、携帯電話には 9 つの生産性向上アプリがありました。 PC でのみ使用する追加機能がいくつかありました。私の「生産性システム」は、むしろ生産性に時間がかかるものでした。

生産性向上アプリを削除し、生産性向上アプリに過負荷がかかるのではなく、実際に機能するシステムを探す時期が来たと思いました。

生産性を追跡する

私のアドバイスは、生産性向上アプリに費やした時間を数週間追跡することです。また、タスクに費やした時間を追跡します。 TimeTagger や Kimi などのタイム トラッカーが役に立ちます。

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アプリに何時間も費やしても、役に立ちません。その時間でどれだけのことを達成できるか想像してみてください。

自分の時間を追跡し始めたとき、アプリへのデータの追加、外観のカスタマイズ、通知の確認だけに週に約 8 ～ 10 時間を費やしていることがわかりました。はい、効率を上げるための何かのために、丸一日の労働に相当する時間を失っていました。

私の 3 つのアプリ生産性システム

いくつかの調査を行った結果、3 つのアプリの生産性システムを実装することにしました。これが私にとって最も難しい部分でした。携帯電話、PC、タブレット、ウェブなどのすべてのプラットフォームで、使用するアプリを 3 つに絞り込む必要がありました。

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その目的は、摩擦を軽減し、アプリの重複を排除し、アプリ全体の管理を簡素化することです。

このシステムにはいくつかの重要なルールがあります。

• 各アプリは単一の目的を果たす必要があり、他のアプリと重複することはできません。たとえば、2 つの To Do リスト アプリや複数のメモアプリは必要ありません。
• アプリは必要なすべてのプラットフォーム間で同期する必要がある
• アプリはセットアップとメンテナンスが簡単でなければなりません

ニーズに応じて、3 つのアプリは異なります。私の場合、次の目的を選択しました。

• ToDo リストまたはタスク マネージャー
• カレンダー
• メモと参考資料

ほとんどの人にとって、本当に必要なのはこれだけです。システム全体は、仕事と私生活を 3 つの管理しやすいアプリにまとめています。

これを実行した後、アプリに費やすのは週に約 1 時間だけになりました。つまり、週に少なくとも 7 時間を節約しています。

不要な生産性向上アプリを削除する

まず、システムに適合しない生産性向上アプリを削除します。実際に、すべてのアプリとその主な目的のリストを作成しました。また、どれを最も頻繁に使用したかを追跡しました。普段使わないものはすぐに削除されてしまいました。

次に、同様の目的のアプリを比較し、どれが最も使いやすく、私のニーズに最も適しているかを確認しました。作業が終わるまでに、携帯電話から 7 つのアプリを削除していました。私のメモアプリはどれもあまり気に入らなかったので、新しいアプリを探す必要がありました。

私が必要としていた生産性向上アプリは 3 つだけ

いくつかのオールインワン アプリを試しましたが、それでも中心的な目的を持つ 3 つのアプリを使用した方が生産性が高いと感じました。私としては、次のことを選択しました。

• Todoist – 日次および週次のタスクを設定し、プロジェクトにグループ化します。リマインダーも含まれます。キーボードショートカットもすぐに覚えました。他に必要なことがあれば、リマインダーを備えた優れたタスク リスト アプリが他にもたくさんあります。
• Google カレンダー – Android スマートフォンに付属しており、予定やイベントなどのスケジュールを簡単に設定できます。非常に多くのカレンダー アプリから選択できるため、最も使い慣れたものを選択することにしました。 Google カレンダーには、生産性を向上させる優れた拡張機能もいくつかあります。
• 概念 – テンプレートの調整に時間がかかりすぎたため、もともと Notion を削除していました。しかし、改めて見直してみると、メモには最適であることがわかりました。はい、多くの統合機能がありますが、特にリンクされたデータベースを設定した後はメモ専用に使用しています。

私が選んだアプリを使用する必要はありません。理想的には、アプリとシステムを毎週評価して、それらが有利に機能しているか、不利に機能しているかを確認します。私は自分に合ったシステムを開発するのに約 1 か月を費やしました。ピカピカの新しいアプリ症候群を避け、時間を無駄にする生産性向上アプリを削除してください。信じてください。アプリの管理だけに費やさずに、より生産的な時間を過ごせるようになるはずです。