生産性向上アプリを「削除」したら、むしろ効率が上がった理由

私はずっと、生産性向上アプリが自分の効率を高めてくれると思っていました。時間を節約してくれるはずの数々のアプリを渡り歩いた末、そろそろ変えるべきだと気づいたのです。そして、生産性アプリを思い切って削除し、ゼロからやり直したときこそ、本当の意味で生産性が向上しました。

「生産性」の幻想をつくり出す

あらゆる生産性アプリは、「自分こそが最高」と主張します。時間を節約し、あなたを整理整頓し、日々の生活を変えてくれると約束します。しかし現実には、その大半は結局ただ時間を浪費する結果に終わりがちです。確かに、スマホ・タブレット・パソコンに十個以上の生産性アプリが散らばっているかもしれません。でも、それで本当に時間を節約できているのでしょうか?

私の場合、何よりも先に「アプリ管理者」になったような感覚がありました。毎週何時間もかけてタスクを入力し、アプリ同士を連携させ、行ったり来たりしながら、楽しくカスタマイズに励んでいたのです。

しかし、そうした時間はすべて無駄でした。これこそが「生産性の幻想」です。何も成果を出さずに、ひたすらアプリを更新し続けていただけだったのです。

正直に言えば、あるタスクにどのアプリを使うべきか悩み、アプリ同士が連携できるようシステムを設計し、テンプレートを調整し、色分けを変え、アイコンを選ぶ……そんな作業に費やした時間は、実際の業務時間よりも多かったと思います。

生産性アプリだけでは生産的になれない

生産性アプリそのものは、あなたを生産的にしてくれません。信じてください、私は試しました。新しいアプリでシステムを構築するのは心地よいものでした。ゲーミフィケーションやタスク完了の連続記録(ストリーク)も好きでしたし、テンプレートや階層的な整理ツリーを作るのに夢中にもなりました。

しかし、アプリごとに新しい仕組みを覚え、まったく新しいセットアップをカスタマイズしなければなりませんでした。さらに悪いことに、既存のアプリとの統合方法や、別のアプリの置き換えになるのかどうかまで判断する必要がありました。

腰を据えて考えてみると、生産性アプリたちの「隠れたコスト」が見えてきました。

• アプリを行き来し続けることで、集中力が破壊されていた
• どの場面でどのアプリを使うか決める時間の方が、恩恵を受ける時間より多かった
• アプリが便利な道具ではなく、タスクのように感じられていた
• 細かな調整が進捗に感じていたが、実は何も前進していなかった
• 通知が来るたびに、やるべきタスクへの集中が断ち切られていた

心当たりはありませんか? 私自身、スマホに9つの生産性アプリを入れ、PC専用のアプリもいくつか使っていました。私の「生産性システム」は、生産性を吸い取る時間泥棒でしかありませんでした。

そこで、アプリ過多に悩まされ続けるのではなく、本当に機能するシステムを見つけるために、生産性アプリを削除すべき時が来たと悟りました。

自分の生産性を記録してみる

まずおすすめしたいのは、数週間にわたって、生産性アプリに費やす時間と実際のタスクに費やす時間を記録することです。TimeTaggerやKimaiのようなタイムトラッカーが役立ちます。

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もしアプリに何時間も費やしているなら、それは役立っていません。その時間があれば、どれほど多くのことが達成できたでしょうか。

時間の記録を始めて気づいたのは、週に8〜10時間もの時間を、アプリへのデータ入力、見た目のカスタマイズ、通知の確認だけで消費していたことです。つまり、効率化のためのはずのものに、まるまる1日分の労働時間を失っていたのです。

私の「3アプリ生産性システム」

調査を重ねた末、3つのアプリだけで構成する生産性システムを実装することにしました。これが一番難しい部分でした。スマホ、PC、タブレット、Webを含む全プラットフォームで、使用するアプリをわずか3つまで絞り込んだのです。

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狙いは、摩擦を減らし、アプリの重複をなくし、管理全体をシンプルにすることです。

このシステムには、いくつかの重要なルールがあります。

• 各アプリは単一の目的を果たし、他のアプリと機能が重複してはならない。例えば、ToDoリストアプリが2つも、ノートアプリが複数も必要ない
• 必要なすべてのプラットフォーム間で同期できること
• セットアップと維持が簡単であること

ニーズによって、3つのアプリの中身は人それぞれ異なります。私が選んだ用途は以下の通りです。

• ToDoリスト(タスク管理)
• カレンダー
• ノート・リファレンス

ほとんどの人にとって、実はこれで十分です。仕事とプライベートの両方を、たった3つの管理しやすいアプリにまとめられるのです。

こうしてから、アプリにかける時間は週1時間ほどになり、週に少なくとも7時間の節約につながりました。

不要な生産性アプリを削除する

まず、このシステムに合わない生産性アプリをすべて削除しましょう。私は実際に、手持ちのアプリとその中心的な目的を一覧にし、よく使うものを把握しました。定期的に使っていないものは即座に削除しました。

次に、似た目的のアプリを比較して、どれが最も使いやすく、自分のニーズに合うかを見極めました。作業が終わる頃には、スマホから7つのアプリを削除していました。ノートアプリはどれも気に入っていなかったため、新しく見つけ直す必要がありました。

私が本当に必要だった、たった3つの生産性アプリ

オールインワン型のアプリをいくつか試しましたが、やはり明確な目的を持った3つのアプリの方が生産的に感じられました。私が選んだのは以下の3つです。

• Todoist – 毎日・毎週のタスクを設定し、プロジェクトごとにグループ化できます。リマインダー付きで、キーボードショートカットもすぐ覚えられました。他にもリマインダー付きの優秀なタスク管理アプリはたくさんあります。
• Google カレンダー – Androidスマホに標準搭載されており、予定やイベントなどを簡単にスケジュールできます。カレンダーアプリは無数にありますが、最も慣れているものを使い続けました。Google カレンダー向けの生産性拡張機能もあります。
• Notion – 当初はテンプレートの調整に時間を使いすぎたため削除しました。しかし改めて試してみると、ノート用途には完璧だと分かりました。多数の連携機能がありますが、リンクドデータベースを設定してからは、純粋にノートとしてのみ活用しています。

私が選んだアプリを使う必要はありません。理想としては、毎週アプリとシステムを見直し、自分にとってプラスに働いているのか、マイナスに働いているのかを評価してください。私が自分に合うシステムを作り上げるまでに、約1か月かかりました。「新しい輝くアプリ症候群」を避け、時間を浪費するだけの生産性アプリは思い切って削除しましょう。アプリの管理に追われることなく手に入れた余剰の生産的な時間は、本当に素晴らしいものですよ。