チームの規模を選ばない！おすすめプロジェクト管理ツール7選

小規模ビジネスであっても大企業であっても、タスクやプロジェクトの締め切りを確実に管理するためには、生産性向上ツールが欠かせません。しかし現在、市場には数百を超えるタスク管理アプリが存在し、その多くは期待ほど使い勝手が良くないのが実情です。特に、チームの規模によって使いやすさが大きく変わることも珍しくありません。

そこで本記事では、チームの規模や業界を問わず活用できる、機能性と実用性を兼ね備えたプロジェクト管理ツールを7つ厳選してご紹介します。

1. Asana（アサナ）

Asanaは柔軟性の高いタスク管理ツールで、規模を問わずあらゆるチームのコラボレーションをスムーズにします。モダンで柔軟なデザインにより、チームメンバーは締め切りの把握、プロジェクトのワークフロー追跡、個別プロジェクトに関するコミュニケーションを簡単に行えます。細部の操作を習得するには多少の慣れが必要ですが、多くの企業にとって、プロジェクト管理ツールの中でも最良の選択肢の一つとされています。

Asanaの主な機能

Asanaは非常に汎用性が高く、業界を問わずあらゆる規模のビジネスに柔軟に対応できます。組織（会社）内に複数のワークスペースを作成でき、さらに各ワークスペース内には無制限にプロジェクトを追加できます。

プロジェクトは個別のタスクに分解でき、タスク内にサブタスクを追加することも可能です。これにより、作業を取り組みやすい単位に細分化できます。また、各プロジェクトやタスクには説明文を追加でき、コメントやリンク、添付ファイルなどの情報も記録できるため、関連するやり取りを一箇所に集約できます。

チームメンバーは、ボード・リスト・タイムライン・カレンダーの4種類のレイアウトから好みの表示方法を選択できます。全体像を俯瞰したいのか、順序立ててワークフローを確認したいのかに応じて、各自に最適な形でタスクを可視化できるのは大きな魅力です。

さらにAsanaは、200以上のアプリ連携に対応しており、タスクの自動化やファイル共有などを支援します。他のビジネスアプリとの互換性という点では、ほぼ不自由しないと言えるでしょう。また「Hacks」と呼ばれるキーボードショートカット群も用意されており、操作を素早く行えます。

Asanaの料金プラン

Asanaには3つの料金プランに加えてエンタープライズプランが用意されています。無料版でも最大15人のユーザーを追加でき、プロジェクトとタスクは無制限に作成可能です。ただし、タイムライン、ルール、マイルストーン、一部の連携機能などの高度な機能を使うには有料プランが必要で、月額10ドル／ユーザーから利用できます。

AsanaはWebベースのツールとして利用できるほか、macOS・Windows向けデスクトップアプリ、Android・iOS向けモバイルアプリも提供されています。

2. Monday.com（マンデイドットコム）

Monday.comは受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアです。複数プロジェクトの一元管理、タスクにかかった時間の追跡、レポート機能によるパフォーマンス評価などを実現します。アプリ内にコミュニケーション機能が組み込まれているため、チームメンバー間の連携も容易です。

Monday.comの主な機能

Monday.comはシンプルでカラフルなインターフェースとドラッグ＆ドロップ操作により、誰でも直感的に使いこなせる点が強みです。プロジェクト・プロセス・タスクを一覧化し、個々のチームメンバーを担当者として割り当てられます。タイムラインの作成、各メンバーの進捗状況の正確な追跡、カレンダー表示での締め切り確認にも対応しています。

テンプレートやレイアウトオプションが豊富で、チームごとに最適な表示形式を選べます。実際、ユーザーごとに異なるビューをプロジェクト別に設定することも可能です。また、複数のワークスペースと、その中に複数のボードを作成できるため、複数のクライアントを抱えていたり、社内で複数チームを統括したりする方にとっても便利です。

コミュニケーション面も充実しています。各タスク内で説明文の追加、ファイル共有、メッセージ送信、@マークによるメンションが可能です。特定のプロジェクトやタスクに関するやり取りがすべて一箇所に集まるため、関係者全員が進捗を把握しやすくなります。

連携機能においても、Googleカレンダー、Slack、Dropbox、Jira、Typeform、GitHubなど、ビジネスでよく使われるアプリと簡単に接続できます。さらにZapierを利用すれば、より多くのツールと統合し、タスク管理を最大化できます。Webブラウザからのアクセスに加え、Android・iOS向けアプリも提供されています。

加えて、契約プランに自動化機能が含まれていれば、タスクの一部を自動化できます。自動化の設定はコーディング不要で、Automation Centerからタイミングやステータス変更などの条件をもとに簡単に設定できます。

Monday.comの料金プラン

残念ながら、Monday.comは市場で最も手頃な価格とは言えません。無料版は2ユーザーまでしか利用できず、提供されるのもごく基本的な機能のみです。有料プランは月額8ドル／ユーザーから始まり、必要な機能に応じて価格が上がっていきます。

3. Trello（トレロ）

Trelloはシンプルなカンバンボード方式のプロジェクト管理ツールです。タスクをカードとして作成し、進捗に応じてさまざまなリスト間で移動させながら管理します。シンプルな設計のため複雑なプロジェクトには不向きですが、シンプルなワークフローや、カンバン方式を好むチームには最適です。

Trelloの主な機能

Trelloは「ボード」を基本単位としたシンプルな仕組みで動きます。多くのユーザーは、タスクの進捗管理や作業種別ごとの整理にボードを活用しています。ワークスペースには好きなだけボードを追加でき、その中に個別のタスク＝カードを作成していきます。

各カードには詳細な説明文の追加、開始日と期限日の設定、ファイル添付などが可能です。色分けされたラベルを付ければ、タスクの状況を一目で識別でき、コメント欄でメンバーにメンションして進捗を報告することもできます。

さらに、タスクの移動を自動化するオートメーション機能も搭載されています。ラベルの付与や特定のアクションをトリガーにしてカードを別のリストへ自動的に移動させたり、完了したカードを自動的にアーカイブしたりできます。特定のメンバーが追加したタスクや、メール経由で登録されたタスクに対してルールを設定することも可能です。

一方で、Trelloには制限も少なくありません。このリストにある他の高機能ツールと比べると、例えばスイムレーンや、自分に割り当てられたタスクだけをまとめて確認できるビューが存在しません。無料版では外部連携が使えず、多くの拡張機能も上位プランへの加入が必要です。

Trelloの料金プラン

無料プランに加えて、スタンダード・プレミアム・エンタープライズの3つの有料プランが用意されています。上位プランになるほど機能や表示オプション、ストレージ容量が増えていきます。料金は選択したプランに応じて、月額5ドル〜17.50ドル／ユーザーです。Webブラウザ、ダウンロード型デスクトップアプリ、モバイルアプリのいずれからでも利用できます。

4. Wrike（ライク）

Wrikeは機能が充実し、カスタマイズ性に優れたパワフルなプロジェクト管理アプリです。ユーザーフレンドリーな設計で、会社の規模や業務内容を問わず理想的な選択肢となり得ます。

Wrikeの主な機能

Wrikeは、ウィジェットやノート、その他のリソースを配置できるカスタマイズ可能なダッシュボードを多数提供しており、チームメンバー間のコラボレーションを促進します。メインダッシュボードでは優先度の高いタスクをひと目で把握でき、期限日などの要素に基づいてタスクの優先順位付けが可能です。

メインダッシュボード以外にも、プロジェクトやタスクを格納するワークスペースを作成できます。各ワークスペースにはプロジェクトやフォルダを設定し、その中に複数のプロジェクトをまとめられます。個別のタスクやプロジェクト内でチームメンバーとやり取りしたり、ファイルを添付したり、協働に必要な詳細情報を共有したりすることもできます。

Wrikeの多くの機能は他のツールと共通していますが、最大の強みは多彩なビューです。プロジェクト内でタスクをリスト形式、ボード形式、テーブル形式、ガントチャートなど、指定した条件に応じて表示できます。これにより、各メンバーは自分の担当タスクに集中することも、自分のタスクがチーム全体の中でどう位置づけられているかを把握することも自在に行えます。

Wrikeの料金プラン

このリストの他の多くのツールが2〜3段階の料金設定であるのに対し、Wrikeは5つのプランオプションに加え、マーケティングチーム向けやプロフェッショナルサービス企業向けのカスタマイズプランも用意しています。無料プランはユーザー数無制限ですが、一部機能に制限があります。有料プランは従量課金制で、月額約10ドル／ユーザーから利用可能です。

5. Smartsheet（スマートシート）

名前の通り、Smartsheetはスプレッドシート形式のプロジェクト管理アプリで、あらゆる規模のビジネスに対応します。見た目はこのリストの他のツールとはかなり異なりますが、タスク管理の効果が劣るわけでは決してありません。

Smartsheetの主な機能

Smartsheetは、GoogleスプレッドシートやExcelのような表計算ソフトウェアに、チームでのタスク共同管理を支援する機能やツールを追加したものです。TrelloやAsanaなどと比べると習熟に時間がかかる面もありますが、スプレッドシートの基本を理解していれば、すぐに使いこなせるようになるでしょう。

スプレッドシート形式ならではの利点は、高度なレポーティングとデータ分析が容易なことです。レポートを活用すれば、プロジェクト内の問題点を発見したり、タスク完了の傾向を評価したり、必要な改善を行ったりできます。レポートはリアルタイムで更新されるため、常に最新の情報をもとに作業できます。

さらにSmartsheetは、幅広い自動化オプションを提供しています。直感的なドラッグ＆ドロップ操作により、基本ロジック、条件分岐、トリガー、あるいはそれらの組み合わせに基づく自動化を構築できます。70以上の一般的なビジネスツールとも連携可能で、ワークフローをさらに効率化できます。

ただし、初心者が仕組みを習得するのはやや難しく、すべての企業に最適とは言えません。また、ビューオプションの設定が限定的なため、多様な表示形式を好むチームには不向きです。

Smartsheetの料金プラン

セットアップの複雑さに加え、Smartsheetはこのリストの中でも最も高価な部類に入ります。無料トライアルは30日間のみで、その後は月額7ドル／ユーザーから課金が始まります。ただし、必要な機能によっては月額25ドル／ユーザーのビジネスプランが必要になる可能性が高いでしょう。より安価な選択肢が多い中で、これは導入のハードルとなるかもしれません。

6. Hive（ハイブ）

Hiveは自らを「ユーザーのために、ユーザーによって作られた初のプロジェクト管理プラットフォーム」と謳っています。実際、フォーラムを通じてユーザーからのフィードバックを収集し、それをアップデートに反映させることで、ユーザーベースの拡大とともに進化を続けています。多彩なレイアウトと豊富な標準機能を備え、Hiveが注目を集める理由は明白です。

Hiveの主な機能

Hiveは、必要なものがすべて揃ったオールインワンのプロジェクト管理ツールです。広範なタスク管理機能に加え、マネージャーやリーダーがチームの成果を正確に測定できる優れた分析ツールを多数搭載しています。

タスク管理においては、プロジェクトやToDoリストの表示方法として多数のレイアウトを選択できます。ガントチャート、カンバンボード、テーブル、ポートフォリオ、カレンダービューに対応しているほか、「チームビュー」と呼ばれる表示モードもあり、マネージャーはメンバー間で作業負荷が均等に分散されているかを確認できます。

しかしHiveが真価を発揮するのは、分析機能と時間管理です。たとえば分析機能では、最大3つのダッシュボードを構築し、KPI（重要業績評価指標）やメンバーの生産性を追跡できます。これにより、プロジェクトマネージャーはワークフローや個人の問題を早期に特定し、即座に対応できます。また、タイムシート機能を使えば、各タスクやプロジェクトに費やされた時間を計測でき、将来の計画立案や締め切りの確定に役立ちます。

このリストの他の多くのツールとは異なり、Hiveは既存のSlackやメールなどのプラットフォームを連携させて、アプリ内で直接コミュニケーションツールを利用できる点も特筆すべきです。もちろん、Hive独自のメッセージング機能を使えば、チームメンバー間のやり取りも簡単に行えます。

Hiveの料金プラン

Hiveには「Hive Solo」という永久無料プランがありますが、利用できるのは2ユーザーまでのため、数名以上の従業員がいる中小企業での活用は難しいでしょう。有料の「Hive Teams」プランは月額12ドル／ユーザーで、エンタープライズ利用の場合はカスタマーサービスへの問い合わせが必要です。

7. Notion（ノーション）

プロジェクト管理機能とメモ機能を兼ね備えたユニークなアプリをお探しのチームには、Notionがおすすめです。Webベースのタスク管理アプリケーションで、他のツールとは少し異なるアプローチを取りますが、生産性向上を目指す小規模チームには最適です。

Notionの主な機能

Notionは、シンプルなデザインの中に、基本かつ重要なタスク管理機能を凝縮しています。すべての情報はワークスペースで整理され、個別のプロジェクトやタスクごとに「ページ」を追加していきます。ページの感覚はタスク管理アプリというよりもWikiに近く、ブロック、チェックリスト、ファイル添付などを自由に挿入できるため、タスクの構築方法に自由度があります。

作成したページはタスクリストに追加し、好みに応じて複数の方法で表示できます。カンバンボード、リストビュー、カレンダー形式、さらにはタイムライン表示にも対応しています。

ただし、Notionにはガントチャート、時間トラッキング、アプリ連携といった、このリストのより高機能なツールが持つ洗練されたオプションはありません。そのため大企業には不向きですが、その分価格帯はかなり抑えられています。

Notionの料金プラン

Notionには無料プランを含む4つの料金プランがあります。エンタープライズプラン（要見積もり）を除き、他のプランはすべて月額10ドル未満／ユーザーで利用できます。まずは基本的なタスク管理アプリから始めて、後からスケールアップしたい小規模ビジネスにとって大きなメリットとなるでしょう。

どのプロジェクト管理ツールがあなたのチームに合う？

上記で紹介したタスク管理アプリには、それぞれ長所と短所があります。ほとんどのチームにとって重要なのは、必要な機能を見極め、自分たちのプロジェクトに最適なレイアウトを選ぶことです。また、チームメンバー個人の生産性をさらに高めたい場合には、Microsoft To-Doのような個人向け生産性アプリを併用するのも良い方法です。

よくある質問

1. プロジェクト管理アプリとは何ですか？

プロジェクト管理アプリとは、協働作業を行うチームが業務タスク——特に大規模プロジェクトの一部となるタスク——を整理、計画、遂行するのを支援する専用のソフトウェアシステムです。

2. カンバンボードとは何ですか？

カンバンボードは、進行中の作業を可視化して効率を最大化するために、プロジェクトマネージャーの間で人気の高いツールです。個々のタスクをカードとして配置し、完了までの各ステップを経るにつれてカードが移動していく仕組みで、多くの主要なプロジェクト管理ツールがこの方式を採用しています。

3. ガントチャートとは何ですか？

ガントチャートとは、プロジェクトの全要素をタイムライン形式で示した精緻な表のことです。これにより、遅延が発生する前に、作業の重複、依存関係、ワークフロー上の潜在的な問題を把握できます。