GoogleスプレッドシートのIMPORTRANGE関数で別シートからデータをインポートする方法

G SuiteのWebアプリケーションの中でも、Googleスプレッドシートは最も優れた存在のひとつと言えるでしょう。2006年にリリースされて以来、新進気鋭のスプレッドシートエディタとして、Microsoft Excelに立ち向かう強力なライバルへと急速に成長しました。

現在のGoogleスプレッドシートは、豊富な編集機能とコラボレーション機能を備えており、毎日何百万人もの学生、ビジネスパーソン、そして趣味で活用するユーザーに使われています。

Googleスプレッドシートで特に高く評価されているのが、充実した関数群です。関数はスプレッドシートの強力さを支える中核的な要素であり、各スプレッドシート編集プラットフォームにはそれぞれ固有の関数が複数用意されています。

GoogleスプレッドシートのIMPORTRANGE関数を使えば、2つ以上のスプレッドシート間をシームレスに連携でき、さまざまな可能性が広がります。この関数を利用すると、Googleスプレッドシートへデータをインポートできるのです。

IMPORTRANGE関数とは?

IMPORTRANGEは、Googleスプレッドシートがサポートする多数の関数のひとつです。関数は、スプレッドシートのデータを操作したり計算したりするための数式を作成する際に使用します。

100を超えるサポート関数の中には、文字列を日付に変換するDATE、ラジアンで指定した角度のコサインを返すCOS、小数を指定した桁数で四捨五入するROUNDなどがあります。

この長い関数リストの中にIMPORTRANGEも含まれています。IMPORTRANGEはクロススプレッドシート連携を可能にする関数で、別のスプレッドシート(または同じスプレッドシート内の別のワークシート)からセル範囲をインポートできます。

これにより、データを複数のシートに分割しながらも、シンプルな数式ひとつでそのデータを閲覧できるようになります。さらにユニークな点として、許可があれば第三者のシートから自分のシートへデータをインポートするといったコラボレーションも実現できます。

IMPORTRANGEの使い方

この強力な関数を使う最初のステップは、インポート元となるスプレッドシートを用意することです。既存のシートを探してもいいですし、この例のように、数行のデータを含むサンプルシートを作成しても構いません。

ここでは、2列3行のシンプルなシートを用意しました。目標は、このデータを取り込んで、使用中の別のスプレッドシートにインポートすることです。新しいシートを作成するか、既存のシートを開いて設定していきましょう。

手順は、他の関数を使うときと同じです。まず空白のセルをクリックして数式バーにアクセスし、=IMPORTRANGEと入力します。これがシートデータをインポートするための関数キーワードです。

IMPORTRANGE関数の基本構文は、2つのパラメータを使用します:IMPORTRANGE(spreadsheet_url, range_string)。それぞれ詳しく見ていきましょう。

spreadsheet_urlは文字どおり、データ範囲のインポート元となるスプレッドシートのURLです。スプレッドシートのURLをコピーして貼り付けるだけでOKです。さらに簡単にするには、URLに含まれるスプレッドシートの識別子文字列だけを使うこともできます。

この識別子は、シートのURL内の「spreadsheets/d/」と「/edit」の間にある長い文字列のことです。この例では「1bHbpbisrzaLF34r91UD1SLdDCpx7gD4v_4RnFBvgbfI」となります。

range_stringパラメータも同様にシンプルです。別のシートのデータをすべて表示する代わりに、特定の範囲だけを返すことができます。例のシート全体のデータをインポートする場合、範囲はA1:B4です。

これらの列の今後のデータもすべてインポートして問題なければ、A:Bと簡略化できます。見出し行を除いてデータをインポートしたい場合はA2:B4と指定します。

完全な数式を組み立てると、次のようになります:=IMPORTRANGE("1bHbpbisrzaLF34r91UD1SLdDCpx7gD4v_4RnFBvgbfI", "A:B")

spreadsheet_urlを正しく置き換えていれば、この数式を入力した時点では参照エラーが表示されることに気づくでしょう。その場合は、セルをクリックして2つのシートを接続する必要があります。

すべて正しく行われていれば、データが現在のシートにインポートされているはずです。

簡単ですよね?上の画像のとおり、インポート時に書式は保持されませんが、プレーンテキストのデータはすべてそのまま引き継がれる点に注意してください。

IMPORTRANGEを使うメリット

IMPORTRANGEの使い方がいかに簡単かがわかったところで、どのような場面で活用できるのか、具体的なユースケースをいくつか見ていきましょう。

より良いデータ整理

複雑なシートを扱っていると、頻繁に変動する値をデータの他の部分から完全に切り離して管理したいことがあります。IMPORTRANGEはまさにそのための機能で、こうしたニーズに最適です。

IMPORTRANGEを使えば、同じスプレッドシート内の別のワークシートからも簡単にデータをインポートできるため、「変数」用のワークシートを作成して、変動する要素をまとめて格納しておけます。さらに、IMPORTRANGE、QUERY、CONCATENATEを組み合わせれば、すべてのデータをひとつに統合することも可能です。

友人との共同作業

二人の頭脳は一人に勝ります。IMPORTRANGEは、共有されていれば自分のアカウントが所有していないシートにも接続できます。共同プロジェクトに取り組んでいる場合、IMPORTRANGEを活用すれば、2人以上の作業内容を1つのシートに動的に統合できます。

機密データの非公開化

非公開のスプレッドシートの中に、公開したい行や列がある場合にもIMPORTRANGEが役立ちます。

たとえば、Googleフォームでフォームを作成する場合を考えてみましょう。フォームでは回答者の個人情報を尋ねることがあります。当然、その情報を公開したくはありませんよね。しかし一方で、公開共有リンクで表示したい、それほど個人的でない質問も含まれているかもしれません。range_stringを適切に設定し、フォームの回答シートを接続すれば、こうした要件を簡単に実現できます。

IMPORTRANGEは、Googleスプレッドシートにデータをインポートする必要があるさまざまな場面で活躍する強力なツールです。GoogleスプレッドシートとMicrosoft Excelの最も重要な違いのひとつとして挙げられる機能でもあります。

この関数の使い方について質問がある場合や、似たような活用例を共有したい場合は、ぜひ下のコメント欄でお知らせください!