Googleドライブの共有ファイルに有効期限を設定する方法

Googleドライブは、クライアントや同僚、友人とファイルを共有するための最も便利で人気のある手段のひとつです。相手に直接ダウンロードを強いることなく、手軽にファイルを渡せる点が大きな魅力でしょう。

10年前なら、こうしたファイルはメール添付か、MegauploadやMediaFireのようなアップロードサイトからのリンクで送っていたはずです。あの時代が過ぎ去ったことを、私たちは心から喜ぶべきでしょう。

Pastebinなど今日の人気共有サービスにも引き継がれている便利な機能のひとつに、一定期間が経過したらリンクを無効化したり、ファイルの共有を解除したりできる仕組みがあります。メールでは実現できない機能ですが、実はGoogleドライブにも同じような機能が備わっていることは、あまり知られていません。

機密性の高いファイルをインターネット上に永遠に置きっぱなしにしておくのは避けたいもの。この記事では、Googleドライブで共有ファイルへのアクセスに有効期限を設定する方法を詳しく解説します。

Googleドライブのアクセス有効期限機能の制限事項

まず知っておくべき重要なポイントは、この機能が有料版のG Suite(現Google Workspace)組織に所属するアカウントでしか利用できないという点です。つまり、無料の一般Googleアカウントや、無料のレガシー版G Suiteを使っているアカウントでは、共有ファイルへのアクセス有効期限を設定できません。

有料G Suite組織に所属していないユーザーでも、有効期限付きで共有されたファイルを「受け取る」ことは可能です。ただし、有効期限を「設定」する側にはこの条件が必要になります。会社から独自ドメインのGmailアカウントを支給されているのであれば、そのアカウントでこの機能を利用できる可能性は十分にあります。

Googleドライブで共有ファイルの有効期限を設定する手順

当然ながら、最初のステップは実際に誰かとファイルを共有することです。Googleドライブで自分のファイルを共有する最も簡単な方法は、対象のファイルを開き、画面右上にある大きな青い「共有」ボタンをクリックすることです。非常に目立つボタンなので、見逃すことはまずないでしょう。

ボタンをクリックするとダイアログが表示され、共有したい相手のメールアドレスを入力できます。

準備が整ったら「OK」ボタンをクリックして、共有の招待を送信しましょう。その後、同じファイルをもう一度開き、再び青い「共有」ボタンをクリックするか、ファイルを右クリックして「共有」を選択します。次に、ダイアログ右下にある「詳細設定」をクリックしてください。

ここで、共有相手のユーザーの行にマウスカーソルを合わせると、「有効期限を設定」と表示されるタイマーアイコンが現れます。このアイコンが表示されない場合、互換性のあるG Suite組織のアカウントを使用していない可能性があります。アイコンが確認できたら、それをクリックしましょう。

アイコンが見当たらない別の理由としては、GoogleがGoogleドライブのインターフェースを更新していることが考えられます。その場合は、相手の名前の横にある小さなドロップダウンをクリックし、「一時的なアクセス権を付与」を選択する必要があるかもしれません。

すると、以下のようなウィンドウが表示されます。上の画像が新しいバージョンのGoogleドライブのもので、おそらくあなたが目にする画面です。

これでアクセス有効期限のオプションが表示されるはずです。ドロップダウンメニューを開くと、よく使われる「7日後」「30日後」という選択肢が現れます。「カスタム日付…」を選択すれば、任意の日付を自由に指定することも可能です。

カスタム日付を選ぶと、カレンダー表示から日付を選択できます。ただし注意点があり、時刻は指定できず日付のみの選択となっています。選択した日の深夜0時の1分前に、ファイルへのアクセスが失効する仕組みです。

有効期限の設定内容に満足したら、「変更を保存」をクリックし、続いて「完了」を押せば作業は終了です。これだけです!

ダウンロードによる情報流出を防ぐには

覚えておきたい重要なポイントとして、相手は有効期限を過ぎても、事前にファイルをダウンロードしていれば実質的に保持し続けることができます。これを防ぐには、相手のアクセス権を「閲覧のみ」(編集不可)に設定し、さらに「閲覧者・コメント投稿者のダウンロード、印刷、コピーを禁止する」オプションを有効にしておきましょう。

レガシー版ではないG Suite組織のアカウントをお持ちなら、共有ファイルのアクセス有効期限は、活用しがいのある見落とされがちな特典のひとつです。設定にかかる時間はほんの数秒。機密ファイルを永久に放置したままにせず、ぜひ活用してみてください!

もしG Suiteのセキュリティが物足りない、あるいは自社の基準に達していないと感じる場合は、個人用クラウドストレージを自前で構築する方法を解説したガイドも参考にしてください。クラウド共有を完全にコントロールしたい方におすすめの選択肢です。