共有Googleドライブファイルに有効期限を設定する

Googleドライブは、クライアント、同僚、友人が直接ダウンロードすることなくファイルを共有するための最良かつ最も人気のある方法の1つとして浮上しています。

10年前は、これらのファイルをMegauploadやMediaFireなどのサイトからメールの添付ファイルまたはリンクとして送信していました。当時が私たちの後ろにあることをみんな喜んでみましょう。

Pastebinのような今日の人気のある共有サイトに引き継がれている古いサイトで人気のある機能は、一定期間後にリンクを無効にしたり、ファイルの共有を解除したりできることです。これは、メールでできることではありません。ただし、これは多くの人がGoogleドライブで気付いていない機能です。

一部の機密ファイルは、インターネット上に永久に存在するべきではありません。この記事では、Googleドライブの共有ファイルアクセスに有効期限を設定する方法について説明します。

Googleドライブでの共有ファイルAccessExpirationの制限

この機能は、有料のGSuite組織のアカウントでのみ利用できることを知っておくことが重要です。つまり、標準のGoogleアカウントまたは無料のレガシーバージョンのG Suiteを使用しているアカウントでは、共有ファイルアクセスの有効期限を利用できません。

有料のGSuite組織に属していないユーザーでも、有効期限のあるファイルを共有できますが、Googleドライブで共有ファイルアクセスの有効期限を設定するには、この要件を満たす必要があります。カスタムGmailドメインを介して自分のメールアカウントを割り当てている会社で働いている場合は、そのアカウントを介してこの機能にアクセスできる可能性が高くなります。

Googleドライブで共有ファイルのAccessExpirationを設定する方法

当然、このプロセスの最初のステップは、実際に誰かとファイルを共有することです。 Googleドライブでファイルの1つを共有するには、ファイルにアクセスしてから、右上隅にある大きな青い共有を探すのが最も簡単な方法です。 ボタン-見逃すことはできません。

それをクリックすると、ライトボックスがポップアップ表示され、ファイルを共有するメールアドレスのリストを入力できます。

OKをクリックします ボタンをクリックして、準備ができたらファイルを共有するための招待状を送信します。その後、この同じファイルを再度開いて、青い共有をもう一度クリックします。 ボタンをクリックするか、ファイルを右クリックして[共有]をクリックします。今回は、詳細をクリックします ライトボックスの右下隅にあります。

ここで、ファイルを共有しているユーザーの行にカーソルを合わせると、「有効期限を設定」というタイマーアイコンが表示されます。 」にカーソルを合わせると。このアイコンが表示されない場合は、互換性のあるGSuite組織のアカウントを使用していない可能性があります。もしそうなら、それをクリックしてください。

表示されない可能性があるもう1つの理由は、GoogleがGoogleドライブのGUIインターフェイスを更新したためです。代わりに、名前の横にある小さなドロップダウンをクリックしてから、[一時的なアクセスを許可する]をクリックする必要がある場合があります。 。

次の2つのようなウィンドウが表示されます。上の画像は、Googleドライブの新しいバージョンであり、おそらく遭遇するものです。

これにより、アクセスの有効期限オプションが表示されます。ドロップダウンメニューをクリックすると、7日と30日の一般的な日付が表示されます。または、カスタマイズ...をクリックすることもできます。 独自の有効期限を設定します。

カスタム日付を設定すると、カレンダービューから日を選択できます。唯一の問題は、時刻を選択できず、日付のみを選択できることです。ファイルは、選択した日の午前0時の1分前に期限切れになります。

共有ファイルアクセスの有効期限の構成方法に満足したら、[変更を保存]をクリックします 次に完了 。それだけです！

覚えておくべき重要なことは、ユーザーがファイルをダウンロードすることで、有効期限を過ぎてもファイルを効果的に保持できることです。これを防ぐには、アクセスを設定して、ファイルの表示のみを許可し（編集は許可しない）、「コメント投稿者と閲覧者のダウンロード、印刷、コピーのオプションを無効にする」を有効にします。 」オプション。

非レガシーGSuite組織のアカウントをお持ちの場合、共有ファイルアクセスの有効期限は、十分に活用できる多くの十分に活用されていない特典の1つです。これにはほんの数秒しかかからないので、これらの機密ファイルを永久に放置しないでください！

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