Microsoft Teamsのビデオ会議完全ガイド｜参加方法から便利機能まで徹底解説

2020年以降、在宅勤務者が急増したことに伴い、ビデオ会議ソフトの利用率も爆発的に伸びています。対面での打ち合わせはビデオ会議へと置き換わり、もはやビジネスに欠かせない存在となりました。

そんな中で注目されているのが、マイクロソフトが提供する「Microsoft Teams」です。豊富な機能を備えた本格的なビデオ会議ツールであり、リモートワーク環境を強力にサポートしてくれます。この記事では、Microsoft Teamsのビデオ会議について、会議への参加方法から使えるすべての機能まで詳しく解説していきます。

Microsoft Teamsのビデオ会議への参加方法

誰かにMicrosoft Teamsのビデオ会議へ招待された場合、会議に参加するためのリンクが送られてきます。リンクはカレンダーの招待状、メール、SMSやチャットアプリなど、さまざまな形で届きます。そのリンクをクリックすれば会議に参加できます。

パソコンから参加する場合は、ブラウザで直接参加するか、Teamsのデスクトップアプリをインストールしてから参加するかを選択するよう求められます。AndroidやiPhoneユーザーの場合は、Teamsアプリをダウンロードしておきましょう。

会議参加前のオーディオ・ビデオ設定

パソコンから参加する場合、ビデオと音声のオプションを選択する画面が表示されます。

この画面では、カメラのオン/オフを切り替えたり、背景フィルターを設定したりすることができます。

背景フィルターには、背景をぼかす機能や仮想背景の設定が含まれています。「新規追加」を選択すれば、自分で用意した画像を仮想背景としてアップロードすることも可能です。

次に、会議に参加する際の音声オプションをいくつかの中から選びます。

コンピューターオーディオを選ぶと、パソコンに接続された既定のマイクとスピーカーが使用されます。音量やオーディオレベルを調整するオプションも表示されます。

電話のオーディオを選択した場合は、ダイヤルイン用の電話番号が表示されるほか、Teamsアプリから自分の電話に直接発信してもらうこともできます。

Teamsルーム(会議室システム)から参加する場合はルームオーディオを、オーディオなしを選択した場合はミュート状態で会議に参加することになります。

どの音声オプションで参加した場合でも、後からツールバーの「その他の操作」アイコンからデバイスの設定を開き、いつでも変更できます。

デバイスの設定パネルでは、使用したいマイクやスピーカーなどのデバイスを自由に切り替えることができます。

設定が完了したら、「今すぐ参加」ボタンをクリックしましょう。

会議に参加すると、さまざまな会議内機能が利用できるようになります。

Microsoft Teamsビデオ会議で使える主な機能

会議中の各種機能は、会議ウィンドウ上部にあるツールバーからアクセスできます。

参加者パネル

ツールバーの最初のアイコンをクリックすると、参加者パネルが開きます。

ここには会議の参加者一覧が表示されます。なお、あなたが会議の主催者で、組織外の参加者に対してロビー(待合室)を有効にしている場合、ロビーで待機している出席者をこのパネルから入室させることができます。

参加者パネルからは、名前を指定して他の人を会議に招待することもできます(ただし同じ組織内のメンバーに限られます)。電話番号を入力すれば、Teamsがその番号に自動的に発信してくれます。

会議チャット

ツールバーのチャットアイコンを選択すると、チャットパネルが起動します。

Microsoft Teamsのチャットは多機能です。テキストの書式設定、絵文字やステッカーの挿入、Giphyを使ったGIF画像の検索などにも対応しています。

チャット内のメッセージにリアクションを付けるには、コメントにマウスカーソルを合わせて、表示されるメニューから反応を選びます。

モバイルアプリでは、コメントを長押しすることでリアクションメニューが表示されます。

手を挙げる機能

発言したいことを他の参加者に伝えたいときは、ツールバーの手を挙げるアイコンを選択しましょう。

すると、参加者パネル内のあなたの名前の横に手のアイコンが表示され、主催者に伝わります。

指名されて発言が終わったら、忘れずにツールバーの手のアイコンを押して手を下ろしておきましょう。

画面共有

Microsoft Teamsでの画面共有は、他のビデオ会議アプリとほぼ同じ感覚で使えます。ツールバーのコンテンツの共有アイコンを選択してください。

共有する内容を選択するよう求められるので、画面全体(複数モニターがある場合はそれぞれ個別に表示されます)、開いている特定のウィンドウ、または最近使用したPowerPointプレゼンテーションから選びます。動画の音声などを参加者に聞かせたい場合は、「コンピューターのサウンドを含める」スイッチをオンにしましょう。

コンテンツの共有からは、全員が閲覧・編集できる共有ホワイトボード「Microsoft Whiteboard」を選択することもできます。

ブレイクアウトルーム

Microsoft Teamsのブレイクアウト(グループ分け)ルーム機能は、2020年12月初旬についに提供開始されました。会議の主催者はブレイクアウトルームを作成して名前を付け、参加者を自動または手動で各部屋に割り当てることができます。ブレイクアウトルームを作成・管理するには、ツールバーのブレイクアウトルームアイコンをクリックします。

作成する部屋の数を指定し、Teamsに自動で振り分けさせるか、自分で手動に割り当てるかを選択します。

「部屋を作成する」ボタンを押すと部屋が作成されますが、この時点ではまだ参加者は移動しません。実際に参加者を各部屋へ振り分けるには、ブレイクアウトルームパネルの「部屋を開始」ボタンを選択する必要があります。

現時点ではブレイクアウトルームを作成できるのは会議開始後のみですが、事前設定機能が近いうちに実装される可能性もあります。

その他の操作

ツールバーのその他の操作アイコンには、さらに多くの機能が含まれています。

その他の操作メニューからは、全参加者が閲覧・編集できる共有メモ「会議ノート」などの機能にアクセスできます。

参加人数が多い会議では、大きなギャラリーモードをオンにすると、最大49人分のビデオ映像を同時に一覧表示できます。また、一緒にモードを使えば、参加者の背景を取り除き、全員を仮想的な講堂に並べて表示することも可能です。

さらに、各参加者の発言を高精度で字幕表示するライブキャプションや、会議を録画する録画を開始といった機能も利用できます。

Microsoft Teamsのビデオ会議から退出する方法

会議から退出するには、ツールバーの赤い退出ボタンを選択します。会議の主催者の場合は、全員の会議を終了させるオプションも表示されます。

進化し続けるMicrosoft Teams

マイクロソフトがMicrosoft Teamsのビデオ会議体験の向上に本気で取り組んでいることは明らかです。新機能は定期的にリリースされており、ユーザーからの要望にも積極的に対応しています。公式のフィードバックサイトでは、今後の機能や改善点について提案したり投票したりすることもできます。

Microsoft Teamsをさらに活用したい方は、便利な小ワザや活用術もぜひチェックしてみてください。