Microsoft Plannerチュートリアル：使い方と基本操作を徹底解説

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Microsoftは自社のPlannerアプリケーションを「チームワークを整理するためのシンプルで視覚的な方法」と表現しています。このプロジェクト管理アプリを使えば、プロジェクト計画の立案、カテゴリ別のタスク作成と割り当て、プランデータや統計情報の確認などが行えます。

Microsoft Plannerは、個人契約か法人契約かを問わず、Office 365のサブスクリプションを持っていれば誰でも利用可能です。

Microsoft Plannerへのアクセス方法

Microsoft Plannerには複数の入り口があります。まずOffice 365アカウントにサインインしましょう。サインインは以下のような、Office 365のさまざまなエントリーポイントから行えます。

• office.com
• admin.microsoft.com
• outlook.com

すでにMicrosoft Officeの別の画面にサインインしている場合は、左上隅にあるアプリランチャーアイコンを選択し、「Planner」をクリックすればアクセスできます。一覧にPlannerが表示されない場合は、「すべてのアプリ」を選択してリストから「Planner」を探してください。

また、tasks.office.comに直接アクセスしてサインインすることも可能です。

サインインすると、最初に表示されるのはPlannerハブです。ここから新しいプランの開始、最近のプランの確認、すべてのプランの一覧表示、自分に割り当てられたタスクの確認などができます。

左側メニューの下部には、Plannerモバイルアプリを入手するためのリンクがあります。リンクを選択し、ダイアログボックスで「送信」をクリックすると、スマートフォンにダウンロードリンクが送られます。

Microsoft PlannerのモバイルアプリはAndroidとiPhoneの両方に対応しています。

Microsoft Plannerでプランを作成する方法

自分や他の人にタスクを割り当てる前に、まずプランを作成する必要があります。

プランの作成手順

左側のウィンドウで「新しいプラン」を選択し、「新しいプラン」ウィンドウに必要な情報を入力します。

1. プランに名前を付けます。
2. （任意）既存のMicrosoftグループ（たとえばMicrosoft Teams経由）をプランに招待する場合は、「既存のMicrosoft 365グループに追加」を選択し、プランを追加するグループを選びます。同じグループで複数のプランを作る予定がある場合に便利です。
3. プランを公開または非公開にするかを決めます。「公開」を選ぶと組織内の全員がプランを見られるようになり、「非公開」を選ぶとプランに追加したメンバーだけが閲覧できるようになります。
4. （任意）グループの説明を記入します。新しいメンバーを追加した際に説明が表示され、プランの目的を伝えることができます。
5. 「プランの作成」を選択します。

次に、作成したばかりのプランのメインダッシュボード（ボード）が表示されます。

ダッシュボードはカードベースのビューで、Trelloによく似ています。タスクを追加する前に、まずチームメンバーをプランに追加しましょう。

プランへのメンバー追加

プランのダッシュボードから「メンバー」ドロップダウンを選択し、追加したい人の名前を入力します。

タスクの追加と割り当て

プランを作成すると、デフォルトで「To do」という名前のタスクバケットが1つ用意されています。

1. 「タスクの追加」を選択すると、そのバケットにタスクを追加できます。
2. 「新しいバケットの追加」リンクを選択すると、タスク用のバケットをさらに作成できます。新しいバケット名を入力してEnterキーを押します。
3. 次に、タスクを追加したいバケットの下にある「タスクの追加」リンクを選択し、タスク名を入力します。
4. 期限日を設定します。
5. 次に、タスクを担当者に割り当てます。割り当てるまで、タスクカードには「未割り当て」と表示されます。
6. 忘れずに「タスクの追加」ボタンを選択してタスクを保存します。
7. タスクは選択したバケットの下にカードとして表示されます。

タスクに詳細情報を追加するには、ダッシュボード上のカードを選択します。そこからラベルの追加、タスクのバケット変更、進捗状況・優先度・開始日・期限日の設定などが行えます。

また、メモ、チェックリスト、添付ファイルの追加も可能です。チームメンバーなら誰でもタスクにコメントを残せます。

進捗を管理する

Microsoft Plannerには、プラン全体を俯瞰するためのさまざまな機能が用意されています。

グラフ

「グラフ」タブでは、プラン内の全タスクのステータス概要、各バケットのタスク数、優先度別（緊急・重要・中・低）のタスク数を示したチャート、プランのメンバー一覧、各メンバーに割り当てられたタスク数などを確認できます。

スケジュール

「スケジュール」タブでは、すべてのタスクがカレンダー形式で表示されるため、どのタスクの期限が近づいているかをひと目で把握できます。

その他のオプション

「スケジュール」タブの右側にある3つのドットを選択すると、Microsoft Plannerのその他多くの機能にアクセスできます。

• 会話：Outlookに直接移動し、チームメンバーにメールを送信できます。
• メンバー：プランのグループメンバーシップページに移動し、メンバーの追加・削除ができます。
• ファイル：グループのSharePointライブラリに移動し、プランに関連するドキュメントの作成・アップロード・削除・編集ができます。
• ノートブック：プラン専用のMicrosoft OneNoteノートブックが起動します。
• サイト：プラン用のチームSharePointサイトを作成・編集できるページに移動します。

このほかにも、プランをお気に入りに追加したり、Planner内でプランのコピーを作成したり、プランをExcelにエクスポートしたり、プランへのリンクをコピーしたり、プランをOutlookカレンダーに追加したりすることもできます。

グループオーナーは「プランの設定」を選択することで、グループのメール設定を構成し、タスクの割り当て時や完了時にグループへメール通知するかどうかを指定できます。ここからプランを削除することも可能です。

タスクの完了

タスクが完了したら、担当者がボード上のタスクカードで完了マークを付けることができます。

完了マークを付けたタスクは、「完了したタスクを表示」ドロップダウンを展開すると再び見つけられます。

プランの最新情報を受け取る

プランのメンバーは、歯車（設定）アイコンを選択し、「通知」をクリックして通知設定を行うことで、Plannerからの通知を受け取るタイミングを自由に設定できます。

その他のタスク管理・コラボレーションツール

Microsoft製品の複雑さに魅力を感じないユーザーもいます。もしOffice 365スイートが自分に合わないと判断した場合は、優れたタスク管理・コラボレーションツールが他にも多数あります。

どのツールを選ぶにせよ、整理されたプロジェクト計画があれば、目標達成に大きく近づくことができるでしょう。