Google スマートチップ完全ガイド|ドキュメントとスプレッドシートへの追加方法と使い方

Google ドキュメントやスプレッドシートで「スマートチップ」という機能を見かけたことはありますか?この記事では、Google スマートチップの概要と、実際の追加・活用方法についてわかりやすく解説します。

スマートチップを利用するために特別な Google Workspace アカウントは必要ありません。個人用、ビジネス用、教育機関向けアカウントのいずれでも、本記事で紹介する機能をそのまま使えます。

スマートチップとは、Google ドキュメントや Google スプレッドシートに挿入できる小さな要素のこと。選択したりマウスカーソルを合わせたりすると詳細情報が展開表示され、その場でさまざまな操作を実行できます。

スマートチップの種類

文書に含めたい情報に応じて、複数の種類のスマートチップから選択できます。

ユーザー(People)

氏名やメールアドレスに加え、Gmail でのメール送信、メッセージ送信、ビデオ通話、予定の作成、連絡先の追加・編集といったアクションが表示されます。新しいブラウザタブで Google 連絡帳の詳細画面を開くことも可能です。

ファイル(Files)

小さなプレビュー(対応している場合は拡大表示も可)、該当する Google アプリや Google ドライブ上のファイルへのリンク、ファイルのオーナー名、ファイル共有オプションが表示されます。

予定(Events)

Google カレンダーの予定タイトル、日付、時刻といった詳細情報とともに、ミーティングへのリンク、予定リンクのコピーボタン、現在のドキュメントを予定に添付するオプションが表示されます。Tab キーを押せば、イベントの議事録(ミーティングノート)を素早く挿入することもできます。

場所(Places)

Google マップの小さなプレビュー(拡大表示も可)、場所の種類と住所、マップ上の場所リンクのコピー、経路案内の取得オプションが利用できます。なお、場所のスマートチップは現時点で Google ドキュメント限定の機能です。

日付(Dates)

日付の表示に加え、表示形式の選択やミーティング予約のオプションが使えます。「今日」や「明日」といった単語を入力するか、「月 日 年」の形式で完全な日付を入力しましょう。歯車アイコンをクリックすれば、好みの日付形式を選択できます。

日付のスマートチップはボーナス的な機能です。現在は Google ドキュメントのみで利用でき、挿入メニューではなく @ 記号を使って入力する仕様になっています。

スマートチップを使うメリット

Google ドキュメントやスプレッドシートでスマートチップを活用すると、次のような利点があります。

• スペースの節約: 折りたたまれた状態では単語または1行のテキストのみを占め、選択またはホバーしたときにだけ展開されるため、文書がすっきりします。
• ミスの防止: 連絡先情報、カレンダーの予定内容、住所などを手入力して間違えるリスクがありません。スマートチップには必要な情報がすべて含まれています。
• 読者への配慮: 文書を読む人へ追加情報を簡単に提供でき、読者自身が調べ物をする手間を省けます。

スマートチップの挿入方法

スマートチップの挿入には2つの方法があり、状況に応じて素早く簡単な方を選べます。

方法1:@(アット)記号を使う

スマートチップを挿入したい位置にカーソルを置き、@ 記号を入力します。すると、候補が並んだドロップダウンメニューが即座に表示されます。

カテゴリごとの候補をさらに見たい場合は、右側の矢印を選択してください。

また、@ 記号に続けて人物名、ファイル名、予定名、場所名を入力すれば、候補を絞り込むこともできます。

目的の項目が表示されたら選択するだけで、ドキュメントやスプレッドシートにスマートチップが挿入されます。

方法2:挿入メニューを使う

Google ドキュメントやスプレッドシートの挿入メニューから、挿入したいスマートチップの種類を直接指定することもできます。

1. 挿入したい位置にカーソルを合わせます。
2. [挿入] メニューを開き、[スマートチップ] にカーソルを合わせて、ポップアウトメニューから種類を選択します。
3. 表示されたポップアップウィンドウで、正しい人物、ファイル、予定、または場所を選びます。

これで、指定した位置にスマートチップが挿入されます。後から削除したい場合は、該当する単語やテキスト行を削除するだけでOKです。

スマートチップの具体的な使い方

前述のとおり、スマートチップを選択するかカーソルを合わせるだけで詳細が表示され、チップの種類によっては追加操作も実行できます。これは読み手だけでなく、文書を作成する自分自身にも役立つ機能です。

たとえば、ユーザーのチップを選択して [予定を作成] ボタンを使うと、Google カレンダーでその相手とのミーティングを設定できます。カレンダーは新しいブラウザタブで開きます。

別の例として、場所のチップを選択して [経路を表示] ボタンを使うと、サイドバーに Google マップが開き、出発地点を入力して経路案内をすぐに取得できます。

ファイルの場合は、ドキュメント、スプレッドシート、画像、PDF のチップを挿入しておけば、スマートチップ上でアイテムのプレビューを確認できます。正しいファイルかどうかのチェックや、内容のざっとした把握に便利です。ファイルによっては、より大きなプレビューも表示可能です。

まとめ:スマートチップを上手に活用しよう

Google スマートチップは、社内レポート、財務スプレッドシート、会議の議事録、ビジネス提案書などに組み込める、非常に便利な情報の小片です。次に資料を作成するときはぜひ活用してみてください。今後も新しい種類のスマートチップが追加される可能性があるので、最新情報にも注目しておきましょう。