Googleスプレッドシートでフィルタを使いこなす方法｜フィルタ表示とFILTER関数の徹底解説

大量のデータセットを扱うとき、Googleスプレッドシートでのフィルタ操作をマスターしておくと作業効率が格段に向上します。

フィルタリングには主に2つの方法があります。1つはメニューから利用できる「フィルタ表示」で、シートのデータを特定の条件で絞り込む設定を作成し、再利用することができます。もう1つは、より柔軟にデータを抽出できる「FILTER関数」を使う動的な方法です。

この記事では、両方の方法を詳しく解説します。

Googleスプレッドシートでフィルタ表示を作成する

この方法では、大きなデータセットの中から必要なデータだけを表示するフィルタを適用します。フィルタ表示を有効にすると、条件に合わない他のデータはすべて非表示になります。また、複数のフィルタ条件を組み合わせて、より高度な絞り込みを行うことも可能です。

フィルタ表示の作成手順

例として、顧客の商品購入データを含むデータセットを想定します。このデータには、氏名、住所、メールアドレス、電話番号などが含まれています。

ここでは、「カリフォルニア州Playa Vista（プラヤビスタ）の顧客」かつ「メールアドレスに“.gov”を含む顧客」だけを表示したいとします。

1. フィルタを作成するには、メニューの「フィルタを作成」アイコンを選択します。このアイコンはじょうご（漏斗）のような形をしています。

2. 各列見出しの右側に小さなフィルタアイコンが表示されます。「Customer Address（顧客住所）」列上部のじょうごアイコンを選択して、この列のフィルタをカスタマイズします。

3. フィルタオプションをカスタマイズできるウィンドウが開きます。「値でフィルタ」の左側にある矢印を選択し、「クリア」をクリックしてその列の全項目の選択を解除します。

ポイント： このステップは重要です。表示を「全レコード」から「0件」にリセットすることで、次のステップで作成するフィルタを正しく適用できる状態に整えます。

4. 下部の検索ボックスに、絞り込みたいテキストを入力します。この例では「Playa Vista」と入力し、検索アイコンを選択すると、そのテキストを含むレコードだけが表示されます。結果リストに表示された該当レコードをすべて選択しましょう。これにより、選択した項目だけがスプレッドシートに表示されるようになります。

5. 「OK」ボタンを選択すると、シートのデータがフィルタされ、Playa Vistaの顧客だけが表示されます。

6. 2つ目の条件で絞り込むには、対象となる列上部のフィルタアイコンを選択します。先ほどと同じ手順を繰り返し、全項目の選択を解除した後、「gov」というテキストを入力して「gov」を含まないメールアドレスを除外し、該当する項目を選択して「OK」をクリックします。

これで、必要なレコードだけが表示されるカスタムフィルタが完成しました。スプレッドシートを開くたびに同じ操作を繰り返さなくて済むよう、次はこのフィルタを保存しましょう。

フィルタ表示の保存と再利用

フィルタの設定が完了したら、いつでも呼び出せる「フィルタ表示」として保存できます。

保存するには、フィルタアイコンの横にあるドロップダウン矢印を選択し、「フィルタ表示として保存」を選びます。

スプレッドシートの上部に濃いグレーのバーが表示されます。ここには、フィルタが適用されている範囲とフィールド名が示されています。「名前」の横の入力欄を選択し、このフィルタに付けたい名前を入力してEnterキーを押してください。

グレーのバーの右側には歯車アイコンがあります。このアイコンを選択すると、フィルタのオプションメニューが開きます。

利用できるオプションは以下の通りです。

• フィルタの名前を変更する
• フィルタが適用される範囲を更新する
• 元のフィルタに影響を与えずに複製して編集する
• フィルタを削除する

有効化したフィルタは、フィルタアイコンを再度選択するだけでいつでもオフにできます。

フィルタが有効になっている間、フィルタアイコンは緑色に変わります。フィルタを無効にすると、アイコンは黒色に戻ります。これにより、現在の表示にフィルタが適用されているかどうかをひと目で確認でき、全データを表示したいときにも素早く切り替えられます。

後日、作成済みのフィルタを再度使いたいときは、フィルタアイコンの横のドロップダウン矢印を選択します。保存したフィルタがメニューに表示されるので、好きなタイミングで選択して有効化できます。

これで、設定済みのフィルタ条件を使って表示を再度絞り込むことができます。

FILTER関数を使ってフィルタリングする

Googleスプレッドシートでフィルタを行うもう1つの方法が、FILTER関数の活用です。

FILTER関数を使えば、任意の数の条件に基づいてデータセットを抽出できます。

前のセクションと同じ「顧客購入データ」の例を使って、FILTER関数の使い方を見ていきましょう。

FILTER関数の構文は以下の通りです。

FILTER(範囲, 条件1, [条件2, …])

必須なのは「範囲」と1つの条件だけです。追加の条件はいくつでも指定できますが、省略しても問題ありません。

FILTER関数の各引数は次の意味を持ちます。

• 範囲：フィルタしたいセル範囲
• 条件1：結果を絞り込むために使用する列または行
• 条件X：追加で絞り込みに使用するその他の列または行

注意点として、条件に使用する範囲は、全体の範囲と同じ行数である必要があります。

たとえば、この記事の前半で作成したのと同じフィルタを実現したい場合は、次のようなFILTER関数を使用します。

=FILTER(F1:J20,SEARCH("Playa Vista",H1:H20),SEARCH("gov",I1:I20))

この数式は、元のデータ表（F1:J20）から行と列を取得し、組み込んだSEARCH関数を使って、住所列とメールアドレス列から目的のテキストを含む行を検索します。

SEARCH関数が必要になるのは、部分一致でテキストを探したい場合です。完全一致で絞り込みたい場合は、代わりに次のような条件式を使えます。

I1:I20="nmathou3@zimbio.com"

また、「>」や「<」などの比較演算子を使えば、一定の値より大きい・小さいという条件で数値をフィルタすることも可能です。

Enterキーを押すと、FILTER関数の結果が結果テーブルとして表示されます。

ご覧のとおり、関数の第1引数で指定した範囲の列だけが出力されます。そのため、FILTER関数を入力するセルには、すべての結果が表示できるだけの十分な空きスペース（列数）を確保しておくことが重要です。

まとめ：Googleスプレッドシートでフィルタを活用しよう

Googleスプレッドシートのフィルタ機能は、膨大なデータの中から必要な情報を掘り起こすための非常に強力なツールです。FILTER関数を使えば、元のデータセットをそのまま残しながら、別の場所に抽出結果を出力できる柔軟性があります。

一方、標準のフィルタ機能なら、その時々の目的に合わせてアクティブなデータの表示を自由に変更できます。フィルタの保存、有効化、無効化、削除も思いのままです。

Googleスプレッドシートのフィルタに関する便利な活用術をお持ちの方は、ぜひコメント欄で共有してください。