Googleタスクの使い方入門ガイド｜基本操作から便利な活用テクニックまで

生産性向上を目的としたタスク管理アプリは数多く存在します。しかし、必ずしも新しいアプリを導入しなくても、タスクを管理できる場合があります。シンプルなToDoリストだけで十分なこともあるのです。

「シンプルであることが一番」と考えるなら、Googleタスクが最適な選択肢です。GmailとGoogleカレンダーという、多くの人がすでに使っているアプリに標準搭載されているため、新たにインストールしたり操作に慣れたりする手間がかかりません。この記事では、Googleタスクの基本情報と、最大限に活用するための方法を詳しく解説します。

Googleタスクとは？

Googleタスクは、手書きのToDoリストをデジタル化したものです。完了すべきタスクをすべて記録できるデジタルチェックリストに、テキストメモやリマインダーを追加できるのが特徴です。これがGoogleタスクの概要です。

GoogleタスクとGoogle Keepの違い

すでにGoogle Keepを使っている方は、Googleタスクとの違いが気になるかもしれません。Google KeepのToDoチェックリストでも同じ目的を果たせますが、両者はタスク管理へのアプローチが異なる、それぞれ別のユーザー向けアプリです。

Google Keepが向いている人

• Googleドキュメントでの作業時間が長いユーザー
• タスクを視覚的に管理したい人
• 画像、Webページ、音声の文字起こしなど、メディアファイルをToDoリストに追加したい人

Googleタスクが向いている人

• GmailやGoogleカレンダーとの連携を重視する人
• タスクに集中できるミニマルなデザインを好む人
• テキストのみのチェックリストで十分な人

Googleタスクへのアクセス方法

Googleタスクは、ブラウザ、パソコン、スマートフォンのいずれでも利用できます。

モバイルデバイスでは、iOSおよびAndroid用の専用Googleタスクアプリをダウンロードできます。スマートフォンにGoogleタスクがあれば、どこにいてもToDoリストにアクセス可能です。

デスクトップでは、ブラウザ経由でGoogleタスクを使用できます。GmailとGoogleカレンダーに組み込まれていますが、どちらのアプリでもやや見つけにくい場所にあるため、以下の手順でアクセス方法を確認しましょう。

1. ブラウザでGmailまたはGoogleカレンダーを開きます。
2. アカウントにサインインします。
3. 画面右側のサイドバーを見つけて、「タスク」を選択します。

Googleタスクを全画面表示で操作したい場合は、無料のChrome拡張機能「Full Screen for Google Tasks」をインストールすると便利です。新しいタブでGoogleタスクが開き、全画面でタスクを管理できます。

Googleタスクの使い方

Googleタスクはミニマルなデザインとシンプルな機能セットが魅力です。リストの作成、タスクの追加・削除、リマインダーの設定、他のユーザーとのタスク共有などが行えます。

Googleタスクにタスクを追加する方法

Googleタスクを使い始めるには、ブラウザまたはスマートフォンでアプリを開きます。

「タスクを追加」を選択して、タスクのタイトルを入力します。「詳細」欄にタスクに関するメモを追加することもできます。タスクを保存するにはEnterキーを押します。後から戻って編集することも可能です。

大きなタスクを小さなステップに分割したい場合は、タスクの右側にある「メニューを開く」を選択し、「サブタスクを追加」をクリックします。サブタスクはいくつでも追加できます。

GoogleタスクをGoogleカレンダーに表示する方法

Googleタスクは自動的にGmailおよびGoogleカレンダーと同期されます。タスクをGoogleカレンダーに表示させるには、タスクの作成時または編集時に日付と時刻を設定する必要があります。

タスクを選択し、完了予定の「日付/時間」を指定します。ページを更新すると、選択した時間帯にタスクがGoogleカレンダー上に表示されます。

日付と時刻を設定する際、タスクを毎日・毎週・毎月・毎年の繰り返しにすることもできます。繰り返しタスクを作成するには、「タスクを追加」＞「日付/時間」＞「繰り返し」の順に進みます。繰り返しの間隔を選択して「OK」を押せば完了です。

Gmail、モバイルアプリ、Chrome拡張機能のいずれからGoogleタスクを開いた場合でも、タスクは自動的にGoogleカレンダーへ反映されます。

タスクを整理する方法

GoogleタスクのToDoリストにいくつかタスクを追加したら、整理を始めましょう。Googleタスクでは、プロジェクトごとに複数のリストを作成できます。

新しいタスクリストを作成するには、Googleタスクを開き、「マイタスク」の下のドロップダウンメニューから「新しいリストを作成」を選択します。

タスクを整理するもう一つの方法は、優先順位がひと目でわかるようタスクの順序を入れ替えることです。Googleタスクのリスト内での並べ替えは簡単で、タスクを選択して上下にドラッグするだけです。サブタスクを含むタスクの順序も変更できます。

また、サブタスクをメインのタスクリストへドラッグして、独立したタスクに変えることも可能です。

締め切りが近いタスクを先に表示したい場合は、「並べ替え」設定を変更しましょう。

「その他」＞「並べ替え」＞「日付」を選択すると、期限順にタスクが並べ替えられ、直近のタスクが上部に表示されます。元の順序に戻すには、「その他」＞「並べ替え」＞「マイオーダー」を選択します。

Googleタスクにリマインダーを追加する方法

Googleタスクはタスクを自動的にGoogleカレンダーへ追加するため、通常のカレンダーイベントと同様にメール通知を受け取ることができます。

Googleカレンダーの「リマインダー」を使っていた方が、新たにGoogleタスクも使い始めた場合は、利便性のために両方を同じ場所にまとめておくのがおすすめです。

次の手順で、カレンダーのリマインダーをGoogleタスクに簡単にインポートできます：「Googleタスク」＞「マイタスク」（または別のタスクリスト）＞「その他」（右側の縦3点アイコン）＞「リマインダーをタスクにコピー」。

リマインダーをタスクにインポートするかどうかを確認するダイアログが表示されます。「続行」＞「リマインダーをインポート」を選択してください。

その後、リマインダーをGoogleタスクとGoogleカレンダーの両方に残すか、コピー後にカレンダーから削除するかを選択できます。

Googleタスクの作成と共有

GoogleタスクにはToDoリストを共有する機能が標準搭載されていませんが、「TasksBoard」というアプリを使えば共有が可能になります。

TasksBoardはGoogleタスク用のデスクトップアプリで、Googleタスクのリストをタスクボード形式で表示したり、リストをGoogleスプレッドシートにエクスポートしたり、タスクリストを他の人と共有したりできます。

Googleタスクを使ったことはありますか？まだの方は、どんなタスク管理アプリを使っていて、何を基準に選んだのかぜひ教えてください。下のコメント欄でタスク管理ツールに関する経験を共有しましょう。