Googleスプレッドシートで作業効率を上げる!時短に役立つ便利な数式10選

Googleスプレッドシートを使っている多くの方が、単純な作業に思った以上の時間をかけていませんか?その大きな原因の一つは、実は便利な数式(関数)を知らないことにあります。数式を活用すれば、作業スピードが上がり、人的ミスも減らすことができます。

この記事では、Googleスプレッドシートで時間を節約できる、特に役立つ10個の数式をご紹介します。

数式の基本的な入力方法

Googleスプレッドシートで数式を使うのはとても簡単です。セルに「=」と入力し、続けて使いたい数式名を入力するだけです。数式を入力している途中で、小さな「?」マークのヘルプボックスが表示されます。それを選択すると、その数式の詳しい使い方を確認できます。

例えば「=add(」と入力すると、この関数の詳細な使い方が表示されます。「2つの数値の合計を返す」関数であり、括弧内に値1、カンマ、値2の順に入力すればよいことがわかります。

つまり「=add(1,3)」と入力すると、1+3の答えが返ってきます。

「1」「3」と直接入力する代わりに、シート上のセルを参照することもできます。セル名(列名+行番号)を指定すると、Sheetsが自動的にそのセルに対して計算を実行してくれます。

例えば「=add(B3,C3)」と入力すると、B3とC3の値が加算され、同じ答えが得られます。

この方法は、これから紹介するほとんどの数式で共通して使えます。

時短に役立つGoogleスプレッドシートの便利な数式10選

以下は、Googleスプレッドシートで時間を節約するのに特に役立つ10個の数式です。隠れた便利な関数は他にもたくさんありますが、ここでは日常的に使えてメリットを実感できるものを厳選しました。

1. TODAY()でカレンダー不要の今日の日付表示

「今日は何日だっけ?」と毎日のように自問していませんか?スプレッドシートではさらに問題が大きくなります。締め切り管理や日数カウントには毎日の更新が必要だからです。そんなときこそTODAY()関数の出番です。

セルに入力しておけば、常に今日の日付が表示されます。毎日自動更新されるので、何もする必要がありません。

スプレッドシートには日付や時刻に関する組み込み関数が豊富に用意されており、2つの日付の差を簡単に求められます。TODAY()関数を使えば、常に変化する2つ目の日付としても活用できます。

2. COUNTIF()で条件付きカウントを簡単に

スプレッドシートでは「条件付きカウント」と呼ばれる機能で、簡単なコーディングのようなこともできます。これは特定の条件に合う項目だけを数える機能です。

例えば、アンケート回答者のうち2台以上車を所有している人が何人いるか知りたい場合、COUNTIF()文が使えます。

条件は「2以上の値」となります。

この数式を使わない場合、データを目視で一つずつ確認して該当数を探すことになり、非常に手間がかかります。

同様のIF系関数には、SUMIF、AVERAGEIFなどもあります。

3. SUM()でセル範囲をまとめて合計

特におすすめの関数の一つがSUM()です。選択した範囲内のすべての数値を合計します。合計とは複数の数値を足し合わせたもので、例えば2、3、4の合計は9です。

SUM()を使えば、列全体をまとめて合計できます。

新しい行を追加しても、SUM()関数は自動的に更新され、新しい項目も加算されます。正の数、負の数、ゼロのいずれにも対応しています。

手軽に予算表を作りたいなら、SUM()が強い味方になってくれるでしょう。

4. CONCATENATE()で文字列を結合

文字列をつなげたい場合、普通の足し算は使えません。「連結(コンカティネーション)」と呼ばれるプログラミング用語の操作が必要です。これはテキスト同士を結合することを指します。

複数のセルを連結して、すべてのテキストを含む1つのセルを作成できます。CONCATENATE()はこの処理を自動で行う方法です。

この数式がなければ、テキストをそれぞれコピー&ペーストして1つのセルにまとめる必要があります。行数が多いファイルでは、非常に時間のかかる作業です。

氏名の姓と名を結合したり、パーソナライズされたメッセージを作成したりするのに最適です。

5. TRIM()で余分な空白を削除

他のソースからテキストをコピー&ペーストすると、書式が崩れて悪夢のような状態になりがちです。多くの場合、不要な空白が混ざり、全体のフォーマットを台無しにしてしまいます。

すべての空白を手動で削除するか、GoogleスプレッドシートのTRIM()コマンドを使うかのどちらかです。このコマンドはメッセージ内の空白を整理し、単語間に1つのスペースだけを残します。

ユーザーから自由記述の回答を受け付けるスプレッドシートでも役立ちます。うっかりダブルスペースを入力してしまう人的ミスを防ぎ、見た目のきれいなドキュメントに仕上げられます。

6. TEXT()で値の表示形式を変換

Googleスプレッドシートでの悩みの種の一つが、セルに入力された値の再フォーマットです。Sheetsは希望する形式を推測しようとしますが、結果的にセル範囲全体を修正することになるかもしれません。

代わりにTEXT()関数を試してみてください。この数式は、一般テキスト、文字列、数値、金額、パーセンテージ、日付など、さまざまな形式への変換に対応しています。

例えば、コピー&ペーストしたデータを通貨金額に変換したい場合にこの数式が使えます。小数点以下の表示桁数を変更することも可能です。

7. GOOGLETRANSLATE()で翻訳も自動化

スプレッドシートは翻訳作業の効率化にも役立ちます。理解できる言語のフレーズが入った列があれば、異なる言語に翻訳されたフレーズの列を複数作成できます。

例えば、よく使われる英語のフレーズをスペイン語、フランス語、日本語に翻訳して1つのドキュメントにまとめられます。国際的なチームが同じドキュメントを共有する際に大変便利です。

この数式はGoogleの翻訳サービスを利用しています。また、あるテキストがどの言語なのかを調べるためにも使えます。テキストをスプレッドシートに貼り付けてみましょう。

翻訳元の言語を「auto」に設定しておくと、Sheetsが言語を自動判定し、選択した言語(自分が理解できる言語)へ翻訳してくれます。

8. SORT()でデータを素早く並べ替え

データリストをソートされた状態に保つのには苦労します。新しいデータが入力されたり既存のデータが変更されたりすると、手動でソートしたリストは崩れてしまいます。

データを挿入するたびに手動で並べ替える代わりに、組み込みのSORT()コマンドを使いましょう。昇順または降順のリストを自動生成してくれます。

実行後、ソート済みのリストが専用の行または列にまとめられます。その範囲を使って、シート上でさらなる処理を行うこともできます。

9. TRANSPOSE()で行と列を入れ替え

シートを最初に作成したときに、誤って行と列を逆にしてしまったことはありませんか?あるいは、クライアントから送られてきたデータをドキュメントに追加したいけれど、行と列を入れ替える必要があるかもしれません。

どんなケースでも、TRANSPOSE()コマンドを試してみてください。

仕組みはこうです。行と列が反転され、表内の対応するデータも反転後に正しい位置に収まるよう変更されます。

元のデータが変更されると、転置された表も自動的に更新・変更されます。

10. AVERAGE()で平均値をすぐ計算

スプレッドシートのAVERAGE()コマンドを使うと、指定した数値セットの平均値を出力できます。念のためおさらいすると、平均とはすべての数値を合計し、その個数で割ったものです。

これは非常に便利な数学コマンドです。AVERAGE()数式がなければ、紙と電卓で計算することになってしまいます。

平均を求めたい数値の範囲を選択するだけで、あとはSheetsがすべて処理してくれます。

数式を活用してGoogleスプレッドシートの効率をアップさせよう

さっそくスプレッドシートを開いて、今回ご紹介した10個の便利な数式を試してみましょう。いずれも時間の節約と作業の効率化を目的とした数式ばかりです。実際に使ってみて、その手軽さを実感してください。

この記事で紹介しなかったおすすめの数式があれば、ぜひコメントでお知らせください。