意外と知られていない!時間を節約できるGoogleの便利機能10選

Gmailはエイプリルフールの日に誕生しました。今では冗談どころではなく、私たちの生活に欠かせない存在となっています。

Gmailのトリビアは生産性向上には役立たないかもしれませんが、「メールをアシスタントや家族に委任する方法」のような実用的なヒントなら、思わず飛びつきたくなるはずです。実はGoogleには、こうした小さな発見がたくさん詰まっています。あまりにも身近なツールだからこそ、その可能性を見逃してしまいがちなのです。

Googleのツールは、時間を節約するための生産性向上ヒントの宝庫です。これらがなくても生活はできますが、使わない手はありません。

ここでは、ぜひ活用したいGoogle製品の時短機能を10個ご紹介します。

Google TasksでToDoリストを管理

Google Tasks(Googleタスク)は、頭の中が散らかってしまったときに助けてくれるツールです。メールから実行可能なタスクを作成できる、意外と見落とされがちな機能の一つでしょう。

有名なGoogleエンジニアのマット・カッツ氏もそう考えています。彼はGoogle TasksでToDoリストを管理し、「New Tab to Tasks」や「Better Google Tasks」といった拡張機能で強化しています。後者は、シンプルなGoogle Tasksにより洗練された見た目を与えてくれます。「Improvements for Google Tasks」を使えば、ラベルやキーワードで重要なタスクを強調表示することも可能です。

デスクトップでGoogle Tasksを活用する方法は、ほかにもいくつかあります。

ビデオ会議の設定を忘れない

Googleカレンダーの予定には、ワンクリックでビデオ会議(Google Meet)へのリンクを追加できます。小さな設定ですが、1〜2通のメールを節約できます。別途メールで会議の案内を送ったり、直前になって「カメラに映る部屋を片付けなきゃ!」と慌てたりした経験はありませんか。

ビデオ会議付きの予定は、3ステップで作成できます。

• Googleカレンダーを開き、「作成」をクリックします。
• 予定の詳細を入力します。
• 「ビデオ会議を追加」をクリックし、内容を確認して「保存」を押します。

カレンダーを共有している参加者も、予定にビデオ会議を追加できます。

アーカイブとクイックリンクで受信箱ゼロへ

受信箱ゼロ(Inbox Zero)を気にしすぎていませんか?Gmailには、メッセージをすっきり整理しながら、見失うことなく管理できる便利な機能が2つ備わっています。

画面上部の「アーカイブ」ボタンを使えば、メールを目の前から消しながらも、「すべてのメール」フォルダにはそのまま残ります。では、後で見返したい大事なメールはどう追跡すればいいのでしょう?

そこで活躍するのが、クイックリンクです。後で読みたいメッセージを保存しておくのに便利な機能です。

クイックリンクを有効にすると、左サイドバーに表示されます。後で読みたいメールを開き、画面左下の「クイックリンクを追加」をクリックします。ポップアップにわかりやすい名前を付ければ完了です。

これで、受信箱のどこからでもワンクリックでそのメールにアクセスできます。アーカイブ、ラベル、クイックリンク、そして強力なGmail検索を組み合わせれば、受信箱ゼロはそれほど難しくありません。

Gmail自動アドバンスでメール処理を高速化

Gmail Labsの「元に戻す(Undo)」機能に何度救われたことか。これは「顔」を守ってくれる機能ですが、自動アドバンス(Auto-Advance)は「時間」を節約してくれる機能です。大量のメールを扱う人におすすめです。

Gmailの標準動作では、会話を削除・アーカイブ・ミュートすると受信箱に戻されます。自動アドバンスを有効にすると、削除やアーカイブの操作後に次(または前)のメールへ直接移動できます。数百通のメールを処理するとき、この数秒の積み重ねはバカになりません。

有効化はGmail Labsから行えます(歯車アイコン > 設定 > 詳細(Labs))。受信箱の大掃除をするなら、ぜひオンにしておきましょう。

ドットは気にしない〜Gmailのエイリアス活用術

希望したメールアドレスが取れず、ドットを入れて調整したことはありませんか?周囲が騒がしい場所で電話口にドットの位置を読み上げるのは一苦労です。Gmailのエイリアス機能なら、そんな悩みも誤送信の心配も解消できます。

メールアドレスが janedoe.work@gmail.com の場合、janedoework@gmail.com(ドットなし)と同じアドレスとして認識されます。

電話で伝えるときは、ドットなしのバージョンを使えば間違いが起きにくく、相手にとっても分かりやすくなります。

タブをまとめて後で保存する

開きすぎたタブはリソースを食い、画面も散らかりがちです。閉じてもまた探し直す手間も発生します。「Tab Manager」などの拡張機能で管理する方法もありますが、Chromeに追加機能を入れたくないなら、ブックマークフォルダという簡単な方法があります。

まず、ブックマーク(ブックマークバーまたはメニュー)に新しいフォルダを作成します。ここでは例として「保存したタブ」という名前にします。

開いているすべてのタブを保存したいときは、ブラウザ上の任意のタブを右クリックして「すべてのタブをブックマーク」を選択します。ショートカットキーの Ctrl + Shift + D も使えます。

保存先に先ほど作成したフォルダを指定し、タブグループに具体的な名前を付けます(「保存したタブ」フォルダ内に新しいサブフォルダが作られます)。Firefoxでも同じ方法でタブを保存できます。

復元するときは、対象のフォルダを右クリックして「すべて開く」を選ぶだけです。ブックマークを端末間で同期していれば、別のデバイスでもタブを復元できて便利です。

Chromeでパスワードを自動生成

安全なパスワードの設定方法はいろいろありますが、Chromeの実験的機能を試してみるのも一案です。この機能は2012年頃から存在し、LastPassなどのパスワード管理アプリと同等のランダムパスワードを生成できます。素早く安全にアカウント登録したいときに便利です。

設定は3ステップだけです。

1. Google Chromeを起動し、アドレスバーに chrome://flags と入力します。about:flags(chrome://flags)は、Chromeの隠し設定を表示し、実験段階の新機能を試せる特別なURLです。
2. リストを下にスクロールして「パスワードの生成を有効にする(Enable password generation)」を探し、プルダウンメニューから「有効(Enabled)」を選択します。
3. Chromeを再起動します。以降、新しいアカウント登録時にパスワード欄に鍵アイコンが表示され、クリックすると自動的にパスワードが生成されます。生成したパスワードをChromeに保存することもできます。

メールを委任する

自分のGmailを他人に任せるのは抵抗があるかもしれません。しかし、バーチャルアシスタントにメール対応を任せられれば、大きな時間の節約になります。受信箱の過負荷を管理するための助けは、どんな形でも歓迎されるものです。セキュリティが心配なら、特定のメール専用の第2のメールIDを設定するのも有効です。権限はいつでも取り消せます。

Gmailでは、メールとカレンダーのタスクを最大10人まで委任できます。Google Workspace(旧Google Apps)ユーザーなら25人まで指定可能です。Googleのヘルプページに、メール委任の設定手順と制限事項が詳しく載っています。同様の方法はGoogleカレンダーでも使えます。

キャレットブラウジングで正確な文字列選択

キーボード派の方や、マウスに頼りたくない方にぴったりなのが、Chromeの高度なユーザー補助機能「キャレットブラウジング(Caret Browsing)」です。キャレットとは移動可能なカーソルのことで、矢印キーでWebページ内をワープロのように移動できます。

有効化するには、専用のユーザー補助拡張機能をインストールします。F7キーでオン/オフを切り替え、矢印キーでページを移動します。Shift + 矢印キーでテキストを選択し、キャレットがリンク上にある状態でEnterキーを押せばURLを開けます。

慣れれば、コピーや貼り付けを頻繁に行う作業での文字列選択が格段に正確になります。ノートPCのトラックパッドが苦手な筆者は、小さな画面での作業効率アップのためによく使っています。

自分専用のGoogle検索エンジンを作る

カスタム検索エンジンは狙撃銃のようなもの。お気に入りのサイト群をまとめて対象にすれば、多連装ロケット砲のような威力を発揮します。Google カスタム検索は自分のブログ向けに作成したり、公開URLとしてブックマークしたりできます。無料版(検索結果100件まで)と有料版があり、個人利用なら無料版で十分でしょう。

公開URLを持つシンプルな無料版を作成し、ブックマークに保存してチームメンバーと共有しましょう。決まったサイトを定期的に検索するなら、カスタム検索エンジンは時短の近道になります。日付や関連度で絞り込めば、目的のトピックにすばやくたどり着けます。

How-To Geekには、設定方法を丁寧に解説したチュートリアルがありますので、参考にしてください。

小さな秒の積み重ねが大きな時短に

「活用されていない」かどうかは相対的な話です。しかし、目新しいアプリに気を取られているうちに、答えがすぐ目の前に隠れていることも多いのです。検索結果の表示件数を1ページ100件に変更するような小さな設定ひとつでも、積もり積もれば時間の節約になります。最高の生産性ツールとは、自分にとって「ただ使える」ものです。これらの機能はあなたの役に立ちそうですか?

あなたのGoogleライフを変えた時短テクニックや機能があれば教えてください。さらに詳しく知りたいGoogleサービスはありますか?