【解決】SharePointで「このサイトは保存領域がほとんどありません」と表示されたときの対処法

SharePointで「Running out of space. This site is almost out of storage space. To free up space, delete files you don't need and empty the recycle bin(容量が不足しています。このサイトは保存領域がほとんどありません。領域を解放するには、不要なファイルを削除してごみ箱を空にしてください)」というエラーメッセージが表示された場合は、本記事で紹介する手順に従って、SharePointのストレージ領域を解放しましょう。

ご存じのとおり、Microsoft 365 SharePointで利用できるストレージ容量は「1TB+購入ライセンス1件につき10GB」となっています。さらに容量を増やしたい場合は、「サービスを購入」ページからアドオンの「Office 365 Extra File Storage」を追加購入することで拡張できます。

通常、SharePoint Onlineの1TBという容量は、小規模企業が従業員間でドキュメントやファイルを共有するには十分な大きさです。しかし、ドキュメントの更新頻度が高い環境では、あっという間に容量不足に陥る可能性があります。その理由は、SharePointが既定の設定で編集された各ドキュメントの新しいバージョンを作成し、セキュリティやバックアップの目的で古いバージョンも履歴として保持し続けるためです。この機能は「バージョン管理(File Versioning)」と呼ばれ、SharePoint OnlineおよびOneDrive for Businessで利用できます。

バージョン管理機能は、誤操作やウイルスによる破損の際に以前のバージョンへ復元したり、ドキュメントへの変更履歴を追跡したりできる非常に便利な機能です。しかし一方で、ファイルごとに大量のバージョンが保存されるため、SharePointの利用可能な容量を大幅に圧迫する原因にもなります。

そこで本記事では、追加ストレージを購入せずにSharePoint Onlineの容量不足を解消するため、「古いバージョンの削除」と「バージョン管理設定の見直し(保持バージョン数の最小化)」という2つのアプローチによる具体的な手順を解説します。

SharePoint Onlineのストレージ領域を解放する方法

手順1. ごみ箱を空にしてストレージ領域を解放する

SharePoint Onlineの利用可能な容量を増やすための最初のステップは、ごみ箱内の削除済みアイテムをすべて完全に削除することです。

1. 左側のメニューにある「ごみ箱」リンクをクリックし、「ごみ箱を空にする」を選択します。

手順2. 保持するファイルのバージョン数を減らす

既定では、SharePoint OnlineとOneDrive for Businessは各ドキュメントのバージョンを最大500件まで保持できます。筆者の意見としては、これは過剰な設定と言えます。SharePoint Onlineでファイルごとに保存されるバージョン数を減らすには、以下の手順を実行します。

1. 「ドキュメント」ライブラリを開き、「設定」メニューから「ライブラリの設定」をクリックします。

2. 「バージョン管理の設定」をクリックします。

3. バージョン管理の設定画面で、「メジャー バージョンの保持数」の値を500から100に変更し、「OK」をクリックします。これにより、保持上限の100を超える古いバージョンがすべて削除されます。*

* 補足情報: SharePoint Onlineでファイルのバージョン管理を完全に無効化したい場合は、最新版の「SharePoint Online Management Shell」ツールをダウンロードし、管理者資格情報でSharePoint Online管理センターに接続した上で、以下のPowerShellコマンドを実行してください。

• Set-SPOTenant -EnableMinimumVersionRequirement $False

手順3. ファイルの以前のバージョンを削除する

SharePointのストレージ領域を解放する3つ目の方法は、ファイルの古いバージョンを個別に削除することです。この方法の唯一の難点は、ファイルごとに以前のバージョンを個別に削除する必要がある点です。DMS-Shuttle for SharePointなどのサードパーティ製ツールを使わない限り、すべてのファイルの全バージョンを一括削除する機能は(本記事執筆時点では)提供されていません。

SharePointドキュメントの保存済みバージョンを表示・削除する手順は以下のとおりです。

1. 左側の「サイト コンテンツ」を選択し、「サイトの設定」をクリックします。

2. サイトの設定画面で、「サイト コレクションの管理」セクションにある「ストレージ メトリック」をクリックします。

3. 任意のファイルの横にある「バージョン履歴」オプションをクリックすると、そのファイルに保存されているすべてのバージョンが表示されます。

4. 最後に「すべてのバージョンを削除」をクリックして現在のバージョン以外の全バージョンをまとめて削除するか、または各保存バージョンの下矢印メニューから「削除」オプションを選択して、必要なバージョンだけを個別に削除します。

以上で完了です!このガイドがお役に立てた場合は、ぜひコメントであなたの体験をお聞かせください。他の方々の助けとなるよう、この記事の「いいね」やシェアにもご協力いただけると嬉しいです。