修正:SharePoint の容量が不足しています。このサイトは保存容量がほとんどありません。

通常、SharePoint Online の 1 TB のストレージ スペースは、小規模な会社が従業員間でドキュメントやその他のファイルを共有するのに十分です。しかし、ドキュメントが頻繁に変更されると、このスペースはすぐに不足する可能性があります。これは、SharePoint が既定で、変更された各ドキュメントの新しいバージョンを作成し、セキュリティとバックアップの理由からドキュメントの古いバージョンを履歴に保持するためです。この機能は「ファイルのバージョン管理」と呼ばれます 」であり、SharePoint Online と OneDrive for Business で利用できます。

ただし、ファイルのバージョン管理 は非常に便利な機能です。必要に応じてドキュメントを以前のバージョンに戻したり (ウイルスによる不適切な削除や変更の後など)、ドキュメントに加えられた変更を追跡したりできるからです。ファイルごとにさまざまなバージョンが保存されるため、SharePoint で使用できるスペースが大幅に減少します。

そのため、SharePoint Online の容量が不足し、追加のストレージ容量を購入したくない場合は、以下の手順に従って SharePoint のディスク容量を解放してください。古いバージョンのファイルを削除し、ファイルのバージョン管理設定を変更します。ファイルの最小バージョンを維持するため。

SharePoint Online の空き容量を増やす方法

ステップ 1. SharePoint のごみ箱を空にしてストレージ スペースを解放します。

SharePoint Online で使用可能な記憶域を増やすための最初の手順は、ごみ箱からすべての削除済みアイテムを削除することです。それを行うには:

1. リサイクル リンクをクリックします をクリックし、[ごみ箱を空にする] をクリックします。

ステップ 2. SharePoint Online のファイル バージョンの数を減らす

既定では、SharePoint Online と OneDrive for Business は各ドキュメントの最大 500 バージョンを保持できますが、これは私の意見では過剰です。 SharePoint Online で各ファイルの保存バージョン数を減らすには:

1. ドキュメントに移動します ライブラリと設定から メニューの [ライブラリ設定] をクリックします。

2. [バージョニング設定] をクリックします。

3. バージョニング設定で、次の数のメジャー バージョンを保持するを変更します 500 から 100 までの値 [OK] をクリックします。 これにより、保持する 100 を超えるすべてのバージョンが削除されます。 *

* その他のヘルプ: SharePoint Online でファイルのバージョン管理を完全に無効にする場合は、SharePoint Online 管理シェル ツールの最新バージョンをダウンロードし、管理者の資格情報を使用して SharePoint Online 管理センターに接続し、次の PowerShell コマンドを実行します:

• Set-SPOTenant -EnableMinimumVersionRequirement $False

ステップ 3. SharePoint Online で以前のバージョンのファイルを削除する

SharePoint のストレージ スペースを解放する 3 つ目の方法は、古いバージョンのファイルを削除することです。この手順の唯一の欠点は、各ファイルの以前のバージョンを個別に削除する必要があり、(記事が書かれるまで) すべてのファイルの以前のバージョンを一度に削除するオプションがないことです。 -SharePoint 用の DMS-Shuttle のようなパーティ ツール。

保存されている SharePoint ドキュメントのすべてのバージョンを表示および削除するには: