Office 365で共有メールボックスを作成・セットアップする完全ガイド

このチュートリアルでは、Office 365で共有メールボックスを作成・セットアップする方法、そしてユーザーにアクセス権を付与する手順について詳しく解説します。なお、Office 365の共有メールボックスはライセンス不要である一方、デスクトップ版OutlookやOutlook on the webに独立したメールボックスとして直接追加することはできない点に注意してください。

共有メールボックスとは?

共有メールボックスを活用すると、企業のチーム(例：営業チーム)が共通のメールアドレス(例：「sales@company.com」)を持つことができます。チームメンバーは、このアドレス宛てに届いた社内従業員や顧客からのメールを受信し、返信することが可能です。

実際には、同じグループ(例：営業グループ)に所属する複数のユーザーが共有メールボックスを使用し、公開メールエイリアス(例：「sales@company.com」)経由で受信したメールを監視・対応できます。つまり、グループのメンバーが共有メールボックスから新規メッセージを送信または返信する際、個人宛てのメールアドレスではなく、公開メールエイリアス(例：「sales@company.com」)を使って送信される仕組みです。

Office 365で共有メールボックスを追加する手順

1. Microsoft 365管理センターにログインし、左側のメニューから「グループ」→「共有メールボックス」に移動します。

2. 「共有メールボックスを追加」をクリックします。

3. 共有メールボックスの名前(例：「Sales」)を入力し、続けてメールアドレス(例：「sales@company.com」)を入力します。

4. 「このメールボックスにメンバーを追加」をクリックします。

5. 最後に、共有メールボックスへのアクセスを許可したいユーザーを選択し、「保存」をクリックして完了です。

補足：送信済みメールをメンバー間で共有する設定

共有メールボックスのメンバー同士が、他のメンバーがこのメールボックスとして送信したメール、または代理送信したメールを確認できるようにするには、共有メールボックスの「送信済みアイテム」設定で「編集」をクリックし、以下のオプションをオンにしてください。

• このメールボックスとして送信されたアイテムをコピーする(Copy items sent as this mailbox)
• このメールボックスの代理として送信されたアイテムをコピーする(Copy items sent on behalf of this mailbox)

共有メールボックスがOutlookに表示されない場合

以上で設定は完了です。通常、共有メールボックスへのアクセス権を持つユーザーがOutlookを再起動すると、Outlookのフォルダーウィンドウに共有メールボックスが自動的に表示されます。

もし表示されない場合は、「Outlookデスクトップ版およびWebアプリで共有メールボックスをセットアップする方法」の記事の手順に従って、手動で共有メールボックスを追加してください。

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