Outlook.comのストレージ上限を賢く管理する2つの方法|OneDriveがすぐに満杯になるのを防ぐコツ

Outlook.comのストレージ上限とは

Outlook.comの無料アカウントでは、ストレージ容量は15GBまでに制限されています。より多くの容量が必要な場合は、Microsoft 365サブスクリプションに登録することで50GBのメールボックス容量を利用できます。ただし、Microsoftによると、50GBのストレージはMicrosoft 365トライアル版の利用者には提供されず、有料サブスクリプション開始後に初めて拡張容量へアクセスできるようになります。

Outlookで「クォータ超過」や「メールボックスがいっぱいです」といったメッセージが表示され始めたら、メールや添付ファイルなどがOutlook.comのストレージ上限に達しつつあるサインかもしれません。ストレージの使用状況を見直すタイミングと言えるでしょう。

Microsoft 365クラウドストレージの変更点

2023年2月1日から、Microsoft 365のアプリやサービスで使用されるクラウドストレージの扱いが変更されます。この更新には、Outlook.comのストレージ(メッセージと添付ファイル)およびOneDrive上の一部コンテンツが含まれます。

この変更によってOutlook.comのメールボックス容量自体が減ることはありませんが、OneDriveで利用できるクラウドストレージの容量に影響が出る可能性があります。OneDriveが一杯になると、空き容量を作るまで多くの機能が正常に動作しなくなるので注意が必要です。

Microsoftが公表している変更内容の詳細は以下の通りです。

ストレージ上限を確認したい方は、以下のリンクからチェックできます。

• OneDriveのストレージ使用状況を確認する
• Outlook.comのストレージ使用状況を確認する

Outlook.comのストレージ使用量を確認する方法

メールボックスの使用済み容量を確認し、不要なデータを削除してOutlook.comのストレージを整理するには、以下の手順に従ってください。

1. Outlook.comの設定を開き、「ストレージ」を検索します。場所は[設定]>[全般]>[ストレージ]です。
2. ここで、Outlook.comメールアカウントの内訳を確認できます。どれだけのストレージが使用され、どこに保存されているかが一目瞭然です。ドロップダウンメニューから[空にする]オプションを選択すると、各フォルダー内のアイテム(すべて、3か月前、6か月前、12か月以前)を完全に削除して容量を解放できます。

Microsoft 365の加入者でない場合は、50GBのメールストレージ容量やその他のプレミアム特典と引き換えにMicrosoft 365へアップグレードする案内が表示されることがあります。

Outlook.comのメールを完全に削除する

受信トレイ、送信済みアイテムなどのフォルダーからアイテムを削除すると、デフォルトでは自動的に削除済みアイテムフォルダーへ移動されます。削除済みアイテムフォルダー内のデータもメールストレージの割り当てに含まれるため、手動で空にするか、30日経過後に自動削除されるまで容量を占有し続けます。なお、迷惑メールフォルダー内のアイテムは30日後に自動的に削除されます。

そのため、大きな添付ファイルが多くてOutlook.comのストレージがすぐに一杯になってしまう場合は、別の方法で容量を削減することを検討しましょう。以下に試せる方法をいくつか紹介します。

Sweep(一括整理)機能でストレージを節約する

Outlook.comのSweep(一括整理)ボタンを使えば、受信トレイやアーカイブフォルダーから不要なメールをまとめて削除できます。Sweepを使用すると、特定の差出人からの受信メールをすべて削除したり、その差出人からの最新のメッセージだけを残して10日以上前のメールを削除したりすることが可能です。

Sweepを使うには、Outlook.comアカウントで任意のメールを選択し、[Sweep]をクリックします。

Microsoft 365でOutlook.comを最大限に活用する

送信制限やストレージ上限を引き上げるもう一つの方法は、Microsoft 365サブスクリプションでOutlook.comアカウントをアップグレードすることです。有料のMicrosoft 365サブスクリプションでは、高度なメールセキュリティ、広告なしの受信トレイ、1人あたり50GBのメールボックス、大容量のOneDriveストレージ、インストール可能なOfficeアプリなど、多彩な特典が得られます。

まずは無料トライアルで、クラウドストレージの増量やデータ・デバイスを守る高度なセキュリティ機能など、Microsoft 365のプレミアム機能をお試しください。

あなたはOutlook.comのストレージ上限をどのように管理していますか?ぜひ下のコメント欄でお聞かせください。