IFTTTの代わりにMicrosoft Flowを使う方法｜特徴・使い方・料金プランを徹底解説

Microsoft Flow(現在は「Power Automate」として提供)は、複数のアプリやサービスを連携させてタスクを自動化するワークフロー自動化プラットフォームです。Office 365をはじめとするMicrosoft製アプリ・サービスはもちろん、職場で使われるさまざまな業務アプリとも統合でき、生産性向上に大きく貢献します。いわば、Microsoft版IFTTTと言える存在です。

2016年にOnMSFTがMicrosoft Flowの始め方やフローの作成方法を紹介して以来、同サービスは大きく進化を遂げてきました。Microsoft自身だけでなく一般ユーザーによっても多くのフローが追加され、自動化や業務効率化の選択肢が日々広がっています。

MicrosoftはFlowについて「お気に入りのアプリやサービス間で自動ワークフローを作成し、通知の受け取り、ファイルの同期、データ収集などを実現できる」と説明しています。IFTTT(If This Then That)を使った経験がある方ならイメージしやすいでしょう。基本的な仕組みはIFTTTと似ていますが、Microsoft Flowはより多くのサービスと連携でき、企業レベルの要求にも対応できる点が大きな違いです。

Microsoft FlowとIFTTTの違い

Microsoft Flowでは、「フロー」と呼ばれるワークフローを作成できます。フローはトリガーとなるイベントを起点に動作します。たとえば、特定のメールへの返信を定期的にダウンロードしてOneDriveにアップロードするフローや、ビジネスアカウントから送信されたすべてのツイートをExcelファイルに保存してOneDriveへ格納するフローなども作成可能です。

Microsoft Flowの使い方

Microsoft Flowは、Microsoft 365、Office 365、Dynamics 365の各アプリケーションスイートに標準で含まれています。これらのサブスクリプションに加入していなくても、WebブラウザーとMicrosoftアカウントがあれば無料で利用できます。対応ブラウザーはMicrosoft Edgeの全バージョンのほか、ChromeやSafariなどもサポートしています。Microsoft Flowの仕組みをより深く理解したい方は、公式のチュートリアル動画をチェックしてみるとよいでしょう。

Microsoft Flowのテンプレートを活用しよう

毎日の業務には、地味だけれど欠かせない定型作業が数多くあります。Flowテンプレートを活用すれば、こうしたタスクをMicrosoft Flowに任せて自動化でき、時間の節約にもつながります。

たとえば、「上司からGmailアカウント宛てにメールが届いたらSlackで通知する」といったフローも簡単に実現できます。テンプレートとは、よくある処理をあらかじめ定義済みのフローのことです。すべてのテンプレートは、全ユーザーがアクセスできる充実のMicrosoft Flowデータベースで詳しく解説されています。

独自のフローを思いついたら、作成前に既存のテンプレートライブラリを必ず確認しましょう。すでに同じ目的のフローが公開されているかもしれません。また、Microsoftではユーザーが作成した人気テンプレートを頻繁に公式テンプレート一覧へ追加しています。

テンプレートからフローを作成する方法

Microsoft Flowアカウントがあれば、テンプレートからのフロー作成はとても簡単です。アカウントをお持ちでない場合は、公式サイトからサインアップしましょう。アカウントを作成したら、現在利用可能なテンプレートの中から好きなものを選んで開始できます。テンプレートを眺めるだけでも、フローの仕組みやワークフロー自動化の可能性がよくわかるはずです。

使用するテンプレートを決めたら、必要に応じて次の3点を調整します。

1. 頻度(Frequency):フローを実行する間隔を指定します。
2. コンテンツ(Content):テンプレートで扱うコンテンツの種類を設定します。
3. 接続(Connect):連携したいサービスのアカウントをリンクします。

繰り返し実行するフローを作成する場合、自分のスケジュールやタイムゾーンに合わせてテンプレートを調整できます。メール関連のワークフローなら、勤務時間外や祝日、計画された休暇中などにトリガーされるよう変更することも可能です。

Microsoft Flowで作成できるワークフローには、主に次の3種類があります。

1. 自動化フロー(Automated):メールの受信、ファイルへの編集、Microsoft Teamsへのカード追加などのイベント発生をきっかけに自動的に実行されるフロー。
2. ボタンフロー(Button):ボタンをクリックしたときにのみ手動で実行されるフロー。
3. スケジュール済みフロー(Scheduled):実行頻度を指定して定期的に繰り返されるフロー。

カスタムワークフローに加えて、Microsoft Flowは人気アプリケーションとの連携による高度な相互接続にも対応しています。Office 365やDynamics 365といったMicrosoft自社サービスはもちろん、Slack、Dropbox、Twitterなどの主要なサードパーティ製アプリとも統合できます。さらに、FTPやRSSなどのコネクタプロトコルにも対応しており、より自由度の高いカスタマイズが可能です。

料金プラン

現在、Microsoft Flowには無料プラン1つと有料プラン2つの計3つの月額プランが用意されています。それぞれの内容と費用を見ていきましょう。

無料の「Flow Free」プランでは、フローを無制限に作成できますが、月750回までの実行回数制限があり、チェック間隔は15分です。「Plan 1」は1ユーザーあたり月5ドルで、チェック間隔3分、月4,500回の実行が可能になります。最上位の「Plan 2」は1ユーザーあたり月15ドルで、最も多くのサービスと機能を利用できます。

Office 365またはDynamics 365のユーザーは、追加の月額料金なしでMicrosoft Flowを利用できますが、一部機能に制限があります。これらのサブスクリプションには、1ユーザーあたり月2,000回までの実行回数と、最大5分間隔のフロー実行頻度が含まれています。

なお、フローの実行回数は、Office 365またはDynamics 365のサブスクリプションに含まれる全ユーザーの合計として集計されます。月ごとのユーザーあたり実行回数の上限を超えた場合は、月40ドルの追加料金で50,000回分の実行を購入できます。実行回数や構成に関する制限の詳細は、Microsoftの公式ドキュメントで確認できます。

有料プランならではの拡張機能

もちろん、有料プランではより多くのサービスや機能を利用できます。最新のアップデート「2019 リリース ウェーブ 2」では、AI Builderが追加され、有料ユーザーはAIを活用したフローの監視・自動化が可能になりました。新機能やサービスの詳細については、MicrosoftがYouTubeで公開している解説動画をご覧ください。