MS Wordを基礎からマスターする方法|初心者向け徹底解説 パート1

Microsoft Wordは、Microsoft Officeの中核をなす最も重要なツールの一つです。手紙、ブログ記事、履歴書、メモ、レポートなど、さまざまな文書作成に活用されています。実はWordには数多くの機能が搭載されており、そのすべてを把握している人はほとんどいません。本記事ではMS Word 2016の基本機能をわかりやすく解説します。応用的な機能については、今後のシリーズ記事で順番にご紹介していく予定です。

MS Word 2016とは

MS Word 2016は、以前のバージョンである2010や2013と操作性が大きく変わらず、直感的に使いやすい仕上がりになっています。まずは基本機能から見ていきましょう。

ここからは、ステップバイステップでMS Word 2016の使い方を学んでいきます。まずはインターフェースを構成する以下の基本要素を確認してください。

1. リボン(Ribbon)
2. クイックアクセスツールバー
3. Backstageビュー
4. ルーラー
5. Microsoftアカウント
6. 文書表示とズーム機能

MS Wordを初めて起動すると、上の画像のような画面が表示されます。Word文書を開くには、Windows 10のスタートボタン付近にあるCortana検索バーに「ファイル名を指定して実行」と入力し、Enterキーを押します。次に「Winword」と入力してEnterキーを押しましょう。そして「空白の文書」をクリックすれば、MS Wordの画面に入ることができます。

MS Word学習スタート

それでは、基本機能から順番にMS Wordの学習を始めましょう。前述した項目に沿って、一つずつ詳しく解説していきます。

1. リボン(Ribbon)

リボンは「ファイル」「ホーム」「挿入」「デザイン」「レイアウト」「参考資料」「差し込み文書」「校閲」「表示」の9つのタブで構成されています。各タブは複数のグループに分かれ、さらにグループ内にはさまざまな機能(コマンド)が配置されています。例えば(上の画像参照)、「ホーム」タブは「クリップボード」「フォント」「段落」「スタイル」の4つのグループに分かれており、「クリップボード」グループには「貼り付け」「切り取り」「コピー」「書式のコピー/貼り付け」などの機能が含まれています。また、グループの右下にある小さな矢印アイコンをクリックすると、そのグループの詳細オプションを表示できます。

リボンを非表示にすることはできる?

はい、可能です。画面右上のアカウント情報付近にある「リボンの表示オプション」をクリックしてください。クリックすると、次の3つの選択肢が表示されます。「リボンを自動的に隠す」、「タブのみ表示する」、「タブとコマンドを表示する」です。

• リボンを自動的に隠す:文書を全画面モードで表示したい場合に便利なオプションです。
• タブのみ表示する:コマンドをすべて非表示にし、タブだけを表示します。
• タブとコマンドを表示する:リボンを最大化して表示します。これがデフォルト設定で、すべてのタブとコマンドが表示されます。

使いたいコマンドが見つからない場合は、「表示」タブの横にある「操作アシスト(Tell Me)」機能を活用しましょう。探しているキーワードを入力するだけで候補が一覧表示され、そこから直接コマンドを実行できます。

2. クイックアクセスツールバー

クイックアクセスツールバーは、リボンの上部に位置しています。よく使うコマンドに素早くアクセスするためのツールバーです。初期状態では「保存」、「元に戻す」、「繰り返す」の3つのコマンドが表示されていますが、必要に応じて自由にコマンドを追加できます。「元に戻す」ボタンの横にあるドロップダウンボタンからカスタマイズでき、頻繁に使うコマンドを登録しておくと作業効率が大幅にアップします。また、「リボンの下に表示」オプションを選択すれば、ツールバーの表示位置を変更することも可能です。

3. Backstageビュー

「ファイル」タブをクリックすると、「情報」「新規」「開く」「保存」「名前を付けて保存」などのオプションが表示されます。この画面は「Backstageビュー」と呼ばれます。文書の保存や印刷、共有など、ファイル自体に対する操作はすべてここから行えます。

4. ルーラー

ルーラーを使うと、文書のレイアウトを正確に調整できます。文書ウィンドウの左側と上部に配置されており、それぞれ「垂直ルーラー」「水平ルーラー」と呼ばれます。ルーラーの表示/非表示を切り替えるには、「表示」タブを開き、「表示」グループ内の「ルーラー」にチェックを入れる/外すだけでOKです。

5. Microsoftアカウント

「アカウント」セクションからMicrosoftアカウントにサインインできます。ログインすると、アカウントペインにユーザー名が表示され、OneDriveへの保存や共有など、クラウド連携機能をフルに活用できるようになります。

6. 文書表示とズーム機能

MS Wordには、文書を表示するための複数の表示モードが用意されています。「閲覧モード」、「印刷レイアウト」、「Webレイアウト」の3つのモードがあり、用途に応じて使い分けます。例えば、文書を印刷したい場合は「印刷レイアウト」を使用します。また、ズーム機能を使えば文書の拡大・縮小ができ、読みやすさを調整することも可能です。

文書表示の切り替えボタンは、画面右下にあります。そこから必要に応じて表示モードを変更できます。

• 閲覧モード:全画面で文書を読むのに適したモードです。
• 印刷レイアウト:デフォルトの表示モードで、印刷時の仕上がりを確認しながら編集できます。
• Webレイアウト:Webページに公開するブログ記事などを執筆する際に便利なモードです。

ズームイン・ズームアウト

画面右下のズームスライダーを使えば、文書の表示サイズを自由に変更できます。スライダーを「+」方向に動かすと拡大され、逆に「−」方向に動かすと縮小されます。

以上でパート1は終了です。MS Wordの基本機能について理解を深められたでしょうか?さらに詳しい機能を知りたい方は、ぜひパート2もチェックしてみてください。