Outlook のヒントとコツでメーリング エクスペリエンスを向上:パート II

前回の記事では、メール管理を改善するための Outlook のヒントとコツについて説明しました。仕事をスピードアップするのに役立つハックをいくつか紹介します。

1. メールとカレンダーへのアクセスを委任する

休暇に出かけますが、受信トレイがどのように管理されるか心配です。 Outlook では、メールボックスへのアクセスを委任できます。

これを行うには、[ファイル] タブを開く -> [アカウント設定] -> [委任アクセス] -> [追加] をクリックします -> アクセスを許可する人の名前を入力します。

設定を変更して、アクセスのレベルを設定できます。メールと連絡先を非公開に保ちながら、カレンダーとタスク リストを委任できます。

2. 開封確認の管理

開封確認リクエストを含むメッセージを受信した場合、送信者はメッセージを受信したことの確認を求めていることを意味します。それらの動作をカスタマイズできます。

これを行うには、[ファイル] タブ -> [オプション] -> [メール] ビュー -> [追跡] セクションまで下にスクロールします。

領収書を送信するかどうかを選択できるようになりました。

必読:Outlook で Windows Live Hotmail を設定する方法

3. 検索フォルダを作成して検索を精査する

Outlook では検索フォルダーを作成して、重要なメールをすばやく検索できます。どの検索でも頻繁に実行し、すばやくアクセスできるように検索を保存するだけです。左側のパネルで [検索フォルダー] をクリックし、[新しい検索フォルダー] を選択して、好みに合わせて検索をカスタマイズします。

4. 直接送信されていないメールを受信トレイから受け取る。

あなたに直接送信されない電子メールを受信する必要があります。つまり、これらの電子メールに CC または BCC が送信されていることを意味します。メールを別のフォルダーにリダイレクトして、受信トレイに山積みにならないようにすることができます。

行う必要があるのは、[ルール]> [新しいルール] -> [詳細オプション] ボタンに移動することだけです。 [ルール] ウィンドウで [宛先ボックスに自分の名前がない場所] を選択すると、[指定したフォルダに移動する] ウィンドウにリダイレクトされます。

5. デスクトップ アラート

ときどきメールが届きます。デスクトップ アラートがオンになっていると、同じ通知が届きます。特に重要なことに取り組んでいるときは、少し気が散りませんか?

アラートをオフにしたい場合 –

[オプション] -> [メール] -> [デスクトップ アラートを表示する] オプションを無効にします。

必読:Outlook 検索の問題を解決する方法

6. タイム ゾーン

タイム ゾーンの異なる場所に頻繁に出張する場合、Outlook の会議や予定が現地時間で表示されるのが煩わしい場合があります。

これを変更するには、[ファイル] -> [オプション] -> [カレンダー] に移動します。ローカル タイムゾーンを設定するオプションがあります。 You can set a second-time zone to be shown to keep track of the time back at your home.

7. “Post-it” Notes

Outlook has its own sticky notes. You can access them by pressing Ctrl+Shift+N from anywhere in the Outlook interface to create a new note. It works just like Sticky Notes. You can categorize them and change the background color You can manage your notes, by clicking on the Note icon at the bottom of the View pane:you can copy, print notes, search a specific note and more.

8. Encrypted Email

It is always better to be cautious while sending emails. To ensure that email securely reaches the receiver, you can encrypt the content and attachments and only the recipients with whom you have shared the key can access them.

To do so, go to File-> Options-> Trust Center ->Trust Center Settings->E-mail Security. Enabling digital signing and encryption is very easy.

Note:You need to create and import a digital ID if you don’t already have one.

 Click “Get a Digital ID” to see links to a range of providers

9. Access Your Personal Email Within Outlook

You can add your personal mailbox to Outlook.

To do so, go to File -> Add account-> You will get a dialog box asking for providers(Gmail, Yahoo) information. You can set up the access via POP or IMAP.

Note:For 2013, Outlook, you just need to enter your email address and Outlook will take care of the rest.To access Outlook.com mail from older versions of Outlook, a window will open, click Manually configure server settings or additional server types -> Microsoft Outlook Hotmail Connector. Now you will be able to access your webmail along with your personal calendar.

Must Read: How Outlook Lets You Recover Accidently Deleted Items from Email

10. Instantly create new emails and appointments

While checking the emails or scheduling the appointment according to them, you might have been switching back forth from calendar mode to email mode frequently. Fortunately, whether you are checking your inbox or your calendar, you can create new emails, appointments, contacts, go to  Home tab -> New Items. If you don’t want to open Outlook to do so, you can right-click on Outlook icon in the Windows 7 or 8 taskbar to open a quick list offering shortcuts to create a new item.

So, this concludes our list of tips and tricks for Outlook. If you think, that we missed some, you can let us know in comment section below.