Outlookの便利なヒントとテクニックでメール体験を向上させよう:パート2

前回の記事では、Outlookのメール管理を改善するためのヒントとコツをいくつかご紹介しました。今回は、日々の業務をスピードアップできる、さらに便利なテクニックを10個ご紹介します。

1. メールとカレンダーのアクセス権限を委任する

休暇中でも受信トレイの管理が心配…そんなときは、Outlookの「代理アクセス」機能を活用しましょう。信頼できる同僚などにメールボックスへのアクセスを委任できます。

設定方法は、「ファイル」タブ→「アカウント設定」→「代理アクセス」→「追加」をクリックし、アクセスを許可したい相手の名前を入力します。

設定画面で権限レベルを細かく調整することも可能です。例えば、カレンダーやタスクは共有しつつ、メールや連絡先は非公開のままにするといった運用ができます。

2. 開封確認メッセージを管理する

開封確認の要求付きメッセージを受け取るということは、送信者がメッセージの到達確認を求めているということです。この動作は自由にカスタマイズできます。

「ファイル」タブ→「オプション」→「メール」を選択し、「追跡」セクションまでスクロールします。ここで、開封確認を送信するかどうかを選択できます。

3. 検索フォルダーを作成して検索を効率化する

Outlookでは検索フォルダーを作成でき、重要なメールをすばやく見つけられるようになります。頻繁に行う検索条件は保存しておけば、ワンクリックでアクセス可能です。左側のパネルで「検索フォルダー」をクリックし、「新しい検索フォルダー」を選択して、好みに合わせて検索条件をカスタマイズしましょう。

4. 自分宛てでないメールを受信トレイから振り分ける

CCやBCCで追加されたメールも受信トレイに届きがちです。こうしたメールを別のフォルダーへ自動的に移動するよう設定すれば、受信トレイが散らかるのを防げます。

設定手順:「ルール」→「新しいルール」→「詳細オプション」ボタンをクリックします。ルールウィザードで「Toボックスに自分の名前がない場合」という条件を選択し、「指定したフォルダーに移動する」アクションを設定します。

5. デスクトップ通知を制御する

デスクトップ通知が有効になっていると、新着メールのたびに通知が表示されます。重要な作業に集中しているときには、少し気が散ってしまうこともあるでしょう。

通知をオフにするには:「オプション」→「メール」→「デスクトップ通知を表示する」のチェックを外します。

6. タイムゾーンを設定する

時差のある地域を頻繁に行き来する方にとって、Outlookの会議や予定が現地時間で表示されるのは不便に感じることがあります。

変更するには、「ファイル」→「オプション」→「カレンダー」を開き、タイムゾーンの設定を行います。2つ目のタイムゾーンを表示することもできるため、自宅や本拠地の時間を常に把握できます。

7. 「付箋」ノートを活用する

Outlookには独自の付箋機能が備わっています。Outlook画面のどこからでも「Ctrl+Shift+N」を押せば、新しいノートを即座に作成できます。Windowsの付箋アプリと同じように使え、分類付けや背景色の変更にも対応しています。ナビゲーションウィンドウ下部の「ノート」アイコンをクリックすると管理画面が開き、ノートのコピー、印刷、特定のノートの検索などが行えます。

8. メールを暗号化する

メール送信時は常に慎重であるべきです。メールを安全に相手へ届けるために、本文や添付ファイルを暗号化すれば、鍵を共有した受信者だけが内容にアクセスできるようになります。

設定方法:「ファイル」→「オプション」→「トラストセンター」→「トラストセンターの設定」→「電子メールのセキュリティ」を開きます。デジタル署名と暗号化の有効化はとても簡単です。

注意:デジタルIDをお持ちでない場合は、事前に作成してインポートする必要があります。「デジタルIDを取得」をクリックすると、各認証プロバイダーへのリンクが表示されます。

9. Outlook内で個人メールにアクセスする

GmailやYahoo!メールなどの個人のメールボックスも、Outlookに追加して一元管理できます。

手順:「ファイル」→「アカウントの追加」をクリックすると、プロバイダー情報の入力を求めるダイアログが表示されます。POPまたはIMAP経由でアクセスを設定できます。

注意:Outlook 2013では、メールアドレスを入力するだけで残りの設定は自動的に行われます。旧バージョンのOutlookでOutlook.comのメールにアクセスする場合は、「サーバー設定または追加のサーバーの種類を手動で構成する」→「Microsoft Outlook Hotmail Connector」を選択してください。これでWebメールと個人用カレンダーの両方にアクセスできるようになります。

10. 新しいメールや予定を素早く作成する

メールを確認しながら予定を立てるとき、カレンダーモードとメールモードを行き来することが多いのではないでしょうか。実は、受信トレイを開いていてもカレンダーを開いていても、「ホーム」タブ→「新しいアイテム」から、新しいメール・予定・連絡先などを直接作成できます。さらに、Outlookを開きたくない場合は、Windows 7や8のタスクバーにあるOutlookアイコンを右クリックすると、新規アイテム作成のショートカット一覧が表示されるので便利です。

以上、Outlookのヒントとコツのご紹介でした。ここで取り上げていないお気に入りのテクニックがあれば、ぜひ下のコメント欄でお知らせください。