ビデオ会議の体験を向上させるZoomミーティングの便利なヒントとコツ6選

コロナウイルスの流行が収まる気配を見せない中、在宅勤務は私たちの仕事に対する前向きな姿勢を示す最良の方法となっています。世界全体が困難な時期に直面しており、このパンデミックと闘うために、私たちは皆一丸となっています。

ウイルスの大規模な拡散を防ぐため、多くの企業では従業員に在宅勤務制度が提供されています。適切なツールとテクノロジーを活用すれば、自宅という快適な環境で日々のタスクをこなし、仕事の目標をしっかりと達成することが可能です。

知っておきたいZoomミーティングのヒントとコツ

1. コミュニケーションが鍵！

リモートワークにおいて、コミュニケーションは何よりも重要です。チームメイトと円滑に連携し、特定のタスクについて「何を」「どのように」進めるべきかを全員が同じ認識で共有することが求められます。対面での会議が難しい状況こそ、ビデオ通話アプリが真価を発揮するタイミングです。

ビデオ通話アプリといえば、SkypeやGoogle Duoが人気ですが、Zoomをご存じでしょうか？Zoomは、ビデオ会議やウェビナーを実施できる優れたSkypeの代替ツールであり、相手がどこにいてもつながることができます。ここでは、ビデオ会議体験を最大限に活かすためのZoomのヒントとコツをご紹介します。

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2. クイック招待を送信する

ビデオ会議の最中に、追加でメンバーを招待したくなることはありませんか？Macユーザーなら「Command + I」キーの組み合わせで素早く招待できます。Windowsユーザーの場合は「Alt + I」キーを同時に押しましょう。招待ボックス内の「URLをコピー」ボタンをタップし、つながりたい相手にリンクを送信するだけで完了です。

3. 画面共有と注釈機能を活用する

Zoomには画面共有機能があり、ビデオ通話中に参加者全員が同じ画面を見ることができます。さらに拡張された注釈ツールを使えば、画面上の特定の箇所を強調表示しながらコメントを書き込めるため、他のチームメンバーも自分の画面で変更内容をリアルタイムに確認できます。注釈ツールを使うには、上部のメニューバーにある「表示」ボタンをタップし、「注釈」を選択してください。画面共有と注釈はラグや中断なく動作し、シームレスなビデオ会議体験を提供します。

4. 全員をミュートする

大人数での通話では、背景ノイズが発生しやすく、相手の声が聞き取りにくくなることがあります。そんなときに役立つのがZoomの「全員をミュート」機能です。ホストまたは管理権限を持つ人は、ワンクリックで参加者全員をミュートできます。Macでは「Command + Control + M」、Windowsでは「Alt + M」キーを押すだけで、他のメンバーをまとめてミュート可能です。

5. ミーティングのスケジュール設定を委任する

Zoomのビデオ会議には数多くの便利な機能があります。そのひとつが、他のメンバーにミーティングのスケジュール設定を委任できる機能です。利用するには、Zoomの「ミーティング設定」セクションへ移動し、「スケジュール権限の割り当て」欄に、担当させたい相手のメールアドレスを入力して「割り当て」ボタンをタップするだけです。

6. ミーティングセッションを録画する

会議で重要な話し合いをしたのに、上司が何と言っていたか思い出せない——そんな経験はありませんか？Zoomにはビデオ会議セッション全体を録画できる機能があり、大切な情報を見逃す心配がありません。会議の録画は、従業員と経営側の双方にとって、通話内で話し合われたポイントを後から見返せる大きなメリットがあります。録画開始のショートカットは、Macでは「Command + Shift + R」、Windowsでは「Alt + R」。録画の停止・一時停止は、Macでは「Command + Shift + P」、Windowsでは「Alt + P」を押してください。

いかがでしたか？Zoomは先進的な機能が満載の優れたSkype代替ツールだと思いませんか？今回ご紹介したZoomのヒントとコツについてのご意見や、実際に使ってみた感想などがあれば、ぜひコメント欄でお聞かせください。