Microsoft Teams でシフトを使用して勤務時間、スケジュールなどを管理する方法

IT 管理者が有効にしている場合は、Microsoft Teams で "シフト" エクスペリエンスが表示されることがあります。これは、マネージャーや第一線の従業員 (顧客や一般の人々と直接接触する人々) を対象としたスケジュール管理ツールです。Teams プランに追加料金なしで含まれており、Microsoft の古いスタッフ ハブ エクスペリエンスも置き換えられます。 .

しかし、それは最前線の労働者だけのものではありません。シフトを使用すると、マネージャーはスケジュールをまとめたり、シフトを交換したり、グループを作成したり、休暇を申請したり、タイムレコーダーを保持したりすることができます.この機能は、Microsoft Teams エクスペリエンス向けに大幅に最適化されているため、小規模企業にとって非常に便利です。ここでは、あなたと従業員の勤務時間とスケジュールを管理するためにそれを開始する方法を包括的に見ていきます。

Shifts アプリを開いて、新しいシフトの管理を開始する

開始するには、Shifts アプリを開く必要があります。 Teams の左側に組み込まれています。そこに表示されない場合は、... その他のアプリ をクリックする必要があります。 そしてリストから見つけてください。そこに、その週に割り当てられたシフトのリストが表示されます。何もない場合は、マネージャーまたは管理者にシフトを割り当ててもらうか、アプリからシフトを追加するよう依頼する必要があります。

マネージャーまたは管理者が次にそれを行う方法について説明しようとしていますが、これらの次の手順は通常、マネージャーまたは適切な管理者権限を持つユーザーのみを対象としていることを覚えておいてください.マネージャーは、Office 365 チームの所有者に設定されている場合にのみ、シフトでスケジュールを作成できます .他のすべての人は引き続きシフトにアクセスできますが、その週の自分のシフトを表示したり、休暇やその他の要求を管理したりするオプションしかありません。

あなたがマネージャーであり、適切な権限を持っている場合、シフトの作成を続行するには、[作成] を選択します。 ページ上のチームのリストから。 作成を選択したら シフトのタイムゾーンを選択するよう求められます。ここ OnMSFT にいるように、たまたまグローバルに作業している場合は、誰もが理解できるタイム ゾーンを選択することをお勧めします。 Microsoft について書いているときは、シアトルのレドモンドにある会社の拠点である太平洋タイム ゾーンを使用しています。

次に、Teams にスケジュールを作成する時間を与えます。完了すると、ツアーに参加するように求められます。これは、チーム メンバーの追加、シフトの作成などを行う方法を示しています。次のセクションでそれらについて説明します。

マネージャーがシフトとスケジュールを作成する方法

マネージャーおよび適切な Office 365 アクセス許可を持つユーザーは、Microsoft Teams でシフトを使用して従業員のシフトとスケジュールを作成できます。これは、[グループに人を追加] ボタンをクリックして行うことができます。このアイコンは、画面の右端に人の写真として表示されます。 Office 365 プランで有効なプロファイルを持っている限り、誰でもシフトとスケジュールに追加できます。

誰かがグループに「追加」されると、その人のシフトを作成できます。これを行うには、その週のスケジュールで空のスロットをダブルクリックします。デフォルトでは、このスケジュールは曜日に分割されます。そこから、特定の日をダブルクリックして、特定のシフトに関する詳細を入力できます。これには、開始時間と終了時間、特定のテーマ (またはアクティビティ) の色、シフトの目的に関するメモが含まれます。 アクティビティの追加をクリックして、カバーされていないより具体的なアクティビティを追加することもできます。 ボタン。

完了したら、保存をクリックして、シフトをスケジュールに追加できます。 ボタン。スケジュールを右クリックして [シフトの編集] を選択すると、いつでも戻って詳細を編集できます。 .それを別の日にコピーしたい場合も (ここ OnMSFT では同様の執筆シフトがたくさんあるのでそうしています)、右クリックして [コピー] を選択します。 次に、シフトを配置する場所を右クリックし、[貼り付け] を選択します。

スケジュールを少しカスタマイズしたい場合は、シフト スロットの上のボックスに名前または追加の詳細を入力できます。 Day Notes の下にいくつかのメモを追加することもできます

[オープン シフト] 領域をクリックして、いくつかのオープン シフトを作成することもできます。これにより、他のメンバーに割り当てる前に「無料」のシフトを作成できます。オープン シフトを作成すると、それをチーム メンバーに割り当てることができます。 ... をクリックするだけです。 その下で、[オープン シフトの割り当て] を選択します。

メンバー別にビューをフィルター処理したり、現在のビューを印刷したり、シフト、可用性、またはグループに基づいてビューを変更したりするための追加のコントロールもあります。必要に応じて、日、週、または月の表示に変更することもできます。

チームとシフトを共有する

シフトが作成されると、共有されるまで、公式になることも、従業員のバージョンの Teams に表示されることもありません。これを行うには、紫色のチームと共有をクリックします 画面右上のボタン。これにより、チーム メンバーと共有する方法をさらに制御できます。チーム メンバーと共有する日を選択するオプションがいくつか表示されます。含める範囲を自由に選択してください。また、チーム全体 (スケジュールに記載されている全員) または影響を受けた人 (シフトを割り当てたばかりの人) に通知するためのチェックボックスにもなります。

休暇およびその他の要求の管理または作成

シフトとスケジュールが作成されると、Teams のユーザーと従業員は、Teams の [シフト] セクションをクリックしたときにスケジュールを表示する新しいオプションを利用できるようになります。ただし、スケジュールを表示するだけでなく、休暇を申請したり、他の申請を行うこともできます。これは、画面の右上隅にある疑問符の付いた時計の形をしたアイコンをクリックして行います。

ユーザーは休暇を申請して、そのステータスを確認できます。必要に応じてキャンセルすることもできます。また、シフトを交換したり、別のシフトを申し出たりすることもできます。上記のように、理由を選択してメモを残すことができる優れた UI があります。

マネージャーまたは管理者として、これらのリクエストを承認するのはあなた次第です。これを行うには、リクエストをクリックします。 シフトの下のタブ。 [進行中] の下に表示されます。 その後、画面の右側で確認できます。上で述べたように、承認または拒否するオプションがあります。管理者として承認すると、ユーザーに通知されます。

シフトでタイムレコーダーを設定する

カバーする Teams のシフトの最後の側面は、タイム クロックです。このタイム レコーダー オプションを使用すると、従業員はモバイル デバイスを使用して出勤と退勤を行うことができます。管理者として、オプションの位置検出も設定できます。これにより、従業員が出勤および退勤するときに従業員がどこにいるかが検出されます。これらの設定は、Teams のシフトの [設定] タブをクリックして、いつでも変更または削除できます。 セットアップの開始が表示されます ボタンをクリックして設定してください。

従業員は、iOS または Android モバイル デバイスで Microsoft Teams のタイム クロックを使用できます。クリックすると、時間通りに出社でき、Teams アプリに再度アクセスして、時間外に休憩を取ることができます。彼らはそれを確認するオプションも持っています。その後、それを Excel スプレッドシートとしてエクスポートしてチェックアウトし、同じ タイム クロック を介して出勤と退勤のレポートをダウンロードできます。 上記のセクション。

どのようにシフトを使用しますか?

ご覧のとおり、Teams の Shifts は非常に包括的なソリューションです。 ADP のような給与計算サービスにアクセスできない場合は、勤務時間の追跡などに使用できます。セットアップも簡単で、慣れるのにそれほど時間はかかりません。ガイドは役に立ちましたか?以下のコメントでお知らせください。また、今週の OnMSFT に引き続き注目してください。シフト エクスペリエンスについて詳しく説明します。