Microsoft Teamsの「シフト」で勤務時間・スケジュールを効率的に管理する方法

Microsoft Teamsの「シフト」機能とは

IT管理者によって有効化されている場合、Microsoft Teamsに「シフト(Shifts)」という機能が表示されることがあります。これは、マネージャーと現場ワーカー(顧客や一般の方と直接接する従業員)向けに設計されたスケジュール管理ツールです。Teamsのプランには追加料金なしで含まれており、旧「Staff Hub」の後継機能にあたります。

ただし、シフトは現場ワーカー専用のものではありません。シフトを活用すれば、マネージャーはスケジュールの作成、シフトの交代、グループの作成、休暇申請の受付、さらにはタイムクロック(打刻)管理まで行えます。この機能はMicrosoft Teamsの操作性に最適化されているため、中小企業にとって非常に便利です。本記事では、自分や従業員の勤務時間とスケジュールを管理するために、シフトの基本的な使い方を詳しく解説します。

シフトアプリを開いて管理を始める方法

まずはシフトアプリを開きましょう。このアプリはTeamsの左側に標準搭載されています。見当たらない場合は、「...その他のアプリ」をクリックし、リストから選択してください。開くと、今週自分に割り当てられたシフトの一覧が表示されます。何も表示されていない場合は、マネージャーまたは管理者にシフトを割り当ててもらう必要があります。

以降の手順は、主にマネージャーや適切な管理者権限を持つユーザー向けである点に注意してください。マネージャーがシフトでスケジュールを作成できるのは、Office 365チームの所有者として設定されている場合のみです。その他のユーザーもシフトにはアクセスできますが、自分の週のシフト確認や休暇申請などの操作しか行えません。

適切な権限をお持ちのマネージャーは、ページ上のチームリストから「作成」を選択してスケジュール作成に進みます。タイムゾーンの選択を求められるので、グローバルに展開しているチームの場合は、全員が理解しやすいタイムゾーンを選びましょう。

その後、Teamsがスケジュールを作成するまでしばらく待ちます。完了するとツアーの案内が表示され、チームメンバーの追加方法やシフトの作成方法などを確認できます。詳細は次のセクションで説明します。

マネージャーによるシフトとスケジュールの作成手順

マネージャーや適切なOffice 365権限を持つユーザーは、Teamsのシフト機能を使って従業員のシフトとスケジュールを作成できます。画面右端に表示される人物アイコンの「メンバーを追加」ボタンをクリックしましょう。Office 365プランに有効なプロフィールを持つメンバーであれば、誰でもシフトとスケジュールに追加できます。

メンバーをグループに追加したら、週のスケジュール内の空きスロットをダブルクリックして、その人のシフトを作成できます。デフォルトでは、スケジュールは曜日ごとに分割されています。特定の日をダブルクリックすると、開始時刻・終了時刻、テーマ(活動)ごとの色分け、シフトの目的に関するメモなどの詳細を入力できます。「アクティビティの追加」ボタンから、独自の作業項目を登録することも可能です。

入力が完了したら「保存」ボタンをクリックしてシフトをスケジュールに反映させます。後から修正が必要な場合は、スケジュール上で右クリックして「シフトの編集」を選択すれば、いつでも編集できます。同様のシフトを別の日に複製したい場合は、右クリックで「コピー」を選択し、貼り付けたい場所で再び右クリックして「貼り付け」を実行するだけです。

スケジュールをカスタマイズしたい場合は、シフトスロット上部のボックスに名前や追加情報を入力できます。また、「日付メモ」セクションにメモを残して、補足情報を記録しておくこともおすすめです。

さらに、「オープンシフト」エリアから未割り当ての空きシフトを作成することもできます。オープンシフトを作成したら、対象のシフト下にある「...」をクリックし、「オープンシフトの割り当て」を選択してメンバーに振り分けましょう。

このほか、メンバー別の絞り込み、現在のビューの印刷、シフト・稼働状況・グループに基づく表示切り替えといったコントロールも用意されています。必要に応じて、日単位・週単位・月単位の表示への変更も可能です。

作成したシフトをチームと共有する

シフトを作成しても、共有するまでは正式なものにならず、従業員側のTeamsには表示されません。共有するには、画面右上にある紫の「チームと共有」ボタンをクリックします。共有したい日付範囲を自由に選択でき、チーム全体(スケジュールに登録されている全員)に通知するか、影響を受けるメンバー(新しくシフトを割り当てられた人)だけに通知するかもチェックボックスで指定できます。

休暇申請などの各種リクエストの管理方法

シフトとスケジュールが作成されると、従業員はTeamsのシフトセクションで自分のスケジュールを確認できるようになります。さらに、画面右上の時計と疑問符の形をしたアイコンをクリックすることで、休暇申請やその他のリクエストも提出可能です。

従業員は休暇申請を提出し、そのステータスを確認したり、必要に応じてキャンセルしたりできます。シフトの交換リクエストや、他メンバーへのシフト提案も行えます。理由を選択してメモを添えられる、直感的なUIが用意されています。

マネージャーや管理者は、シフトの「リクエスト」タブからこれらの申請を承認します。「進行中」の下に表示された項目を画面右側で確認し、承認または却下を選択しましょう。マネージャーが承認すると、該当ユーザーに通知が届きます。

シフトでのタイムクロック設定

Teamsのシフトで最後に紹介するのは、タイムクロック機能です。これにより、従業員はモバイルデバイスから出退勤の打刻ができるようになります。マネージャーはオプションで位置情報検出を有効にすることもでき、従業員が打刻した場所を記録できます。これらの設定は、Teamsのシフトにある「設定」タブからいつでも変更・削除可能です。セットアップを開始するには、「セットアップを開始」ボタンをクリックしてください。

従業員はiOSまたはAndroidのモバイルデバイスでMicrosoft Teamsのタイムクロックを利用できます。出勤時に打刻し、休憩時にもう一度アプリを開いて退勤打刻を行う流れで、確認オプションも備えています。打刻データはExcelスプレッドシートとしてエクスポートでき、前述の「タイムクロック」セクションから出退勤レポートの確認・ダウンロードが可能です。

シフトをどのように活用しますか?

ご覧のとおり、Teamsのシフト機能は非常に包括的なソリューションです。ADPなどの給与サービスを利用していない場合でも、勤務時間の管理などに幅広く活用できます。セットアップも簡単で、操作に慣れるのも短時間で済むでしょう。このガイドがお役に立てば幸いです。ぜひコメント欄で感想をお聞かせください。