IT管理者向け解説：Office 365のユーザーアカウントを正しく削除する方法

従業員が退職したり組織を離れたりした際には、そのユーザーのデータを整理し、Office 365からアカウントを削除するのが一般的です。これにより、将来入社する従業員向けにライセンス枠を確保できるだけでなく、元ユーザーが過去のデータへアクセスすることを防げます。さらに、不要になったユーザー分のOffice 365サブスクリプション料金の支払いも回避できます。

本記事では、IT管理者が古いOffice 365アカウントを適切に削除するための手順を詳しく解説します。

作業前の注意点

まず最初にお伝えしたいのは、このガイドはIT管理者専用であるという点です。ユーザーアカウントを削除できるのは、企業または学校のOffice 365において「グローバル管理者」または「ユーザー管理」権限を持つ担当者のみです。

また重要なポイントとして、アカウントを削除してから30日以内であれば復元できますが、この期間を過ぎるとユーザーのデータは完全に削除され、二度と取り戻せなくなります。

さらに注意すべき点として、Office 365のユーザーを削除しても、その分のライセンス料金は引き続き発生します。余計なコストを避けるには、ライセンスの支払いを停止するか、別のユーザーにライセンスを移行するという追加の手順が必要です。

重要な会社情報を失うことが懸念される場合は、必要に応じて元ユーザーのデータをバックアップする方法もあります。また、アカウントを削除する前にメールを別の場所へ移動しておけば、メールデータを保持することも可能です。さらに、エンタープライズレベルのOffice 365サブスクリプションを利用しているIT管理者であれば、削除されたユーザーのメールボックスを「非アクティブなメールボックス」として保存することもできます。

ステップ1:ユーザーを削除する

共有メールボックスに変換済みのユーザーアカウントを削除する場合、またはメール転送を設定しているアカウントを削除する場合は、事前に特別な検討が必要です。

その理由は以下の通りです。共有メールボックス宛てのメッセージにユーザーが返信すると、そのメールは個人の名前ではなく共有メールボックスからの送信として表示されます。また、メール転送機能は実際のアカウントが有効であることに依存しているため、アカウントを削除するとメールボックス自体が非アクティブになってしまいます。こうしたケースでは、Microsoftはアカウントを削除する代わりに、ライセンスの支払いのみを停止することを推奨しています(詳細は次のステップで説明します)。

それでは、Office 365アカウント(ユーザー)の削除手順を見ていきましょう。まず、Microsoft 365管理センターにアクセスします。次に、上部の「新しい管理センターを使用してみる」のスイッチがオンになっていることを確認してください。その後、サイドバーから「ユーザー」をクリックし、削除したいユーザーを選択して「ユーザーの削除」を選択します。

より高度な操作に慣れているIT管理者であれば、PowerShellのRemove-MsolUserコマンドレットを使って、複数のユーザーを一括で削除することも可能です。技術的な詳細についてはここでは割愛しますが、必要に応じてMicrosoftの公式ドキュメントを参照してください。

ステップ2:ライセンスの支払いを停止する

繰り返しになりますが、Office 365アカウントを削除しても、そのユーザーのライセンス料金は発生し続けます。支払いを停止するには、以下の手順を実行してください。

まず、Microsoft 365管理センターの「課金」ページに移動します。次に「製品とサービス」ページをクリックし、対象のサブスクリプションを選択します。そこから「ライセンスの追加/削除」を選択して、不要になったライセンスを削除しましょう。必要であれば、同じページから解放されたライセンスを他のユーザーに再割り当てることもできます。ただし、ライセンスは自動的に誰かに割り当てられるわけではないため、注意が必要です。

その他の注意点

状況によっては、Office 365ユーザーを削除した後でも、対応するライセンスを削除できない場合があります(その場合でも、解放されたライセンスを新しいユーザーに再割り当てすることは可能です)。これは、パートナー経由やボリュームライセンスでライセンスを購入している場合に起こります。

また、年間プランの支払い中である場合や、請求サイクルの途中である場合にも、ライセンスを削除できないことがあります。この場合、契約期間が完了するまではサブスクリプションからライセンスを削除できません。

Office 365アカウントの削除についてさらに詳しく知りたい方は、Microsoftの公式ドキュメントをご確認ください。