Office 365のクリップボード機能を使いこなして、コピー&ペーストをもっと快適にする方法

Office 365には、クリップボード機能が標準で搭載されています。ドキュメントの作成、スプレッドシートの編集、プレゼンテーションの作成中にアイテムをコピー&ペーストすると、ソフトウェアがコピー履歴を記憶し、開いている他のOfficeアプリでもそのアイテムを引き継いで利用できるのです。

この機能を活用すれば、ドキュメント作成中に「さっきコピーしたあのテキストをもう一度使いたい」という場面でも、過去のコピー履歴から簡単に取り出すことができ、作業効率が大幅に向上します。本記事では、Office 365のクリップボードの基本的な使い方と、その便利な活用術をご紹介します。

クリップボードからアイテムを切り取って貼り付ける方法

まず、Word、Excel、PowerPointのいずれかで「ホーム」タブを開きます。貼り付けボックスの右下にあるランチャーアイコン(小さな矢印マーク)をクリックすると、クリップボードが画面左側に展開されます。その状態で、ドキュメント内のコピーしたいテキストや画像を選択し、Ctrl+Cキーを押しましょう。

コピーしたアイテムは、時系列で画面左側のリストに追加されていきます。リストからアイテムをクリックするだけで、カーソル位置に貼り付けることが可能です。画像やグラフをコピーした場合は、サムネイル形式のプレビューも表示されるので、目的のアイテムを見つけやすくなっています。使い終わったら、リスト上部の(X)ボタンをクリックして閉じましょう。

クリップボードからアイテムを削除する方法

クリップボードに保存されたアイテムが増えすぎた場合は、不要なものを簡単に削除できます。上記の手順でクリップボードを開き、削除したいアイテムの横にある矢印をクリックして「削除」を選択してください。すべての履歴を一括で消したい場合は、「すべてクリア」をクリックすればOKです。

その他にも便利なオプションが多数

クリップボードの基本操作に慣れたら、さらに便利な設定もチェックしておきましょう。クリップボード画面下部の「オプション」ボタンをクリックすると、以下のような項目を設定できます。

• Officeクリップボードを自動的に表示する
• Ctrl+Cを2回押したときにOfficeクリップボードを表示する
• Officeクリップボードを表示せずに収集する
• タスクバーにOfficeクリップボードのアイコンを表示する
• コピー時にタスクバーの近くに状態を表示する

なお、クリップボードを一度開くと、Officeアプリ以外でコピー・切り取りした内容も自動的に保存されます。また、Officeプログラムが起動している間は、クリップボードを閉じたままバックグラウンドでコピー内容を記録するよう設定することも可能です。ただし、Office 365のプログラムを終了すると、クリップボードの内容はすべて消去される点には注意が必要です。

Windows 10のクリップボード履歴という選択肢も

Office 365のクリップボードを使いこなせるようになったら、Windows 10標準の「クリップボード履歴」機能も検討してみてはいかがでしょうか。2018年10月のWindows 10 Update(October 2018 Update)以降を利用している環境であれば、この機能を使用できます。「設定」で「クリップボード」と検索し、機能を有効にするだけで準備完了です。

有効化後は、Windowsキー+Vキーを同時に押すことで、どのアプリからコピーした内容であってもクリップボード履歴を一覧表示できるようになります。Officeアプリ以外でも利用できるため、用途に応じて両方の機能を使い分けるのがおすすめです。