Microsoft Wordで文体チェック機能を有効にして文章力を高める方法

Microsoft Officeには、長年にわたりスペルチェックと文法チェックの機能が標準で搭載されています。さらに近年のMicrosoftは、自分らしい「書き手の声」を磨くための新しい文体オプションを追加し、ライティング支援ツールを大きく拡充しました。

ただし、これらの機能の多くは初期状態では無効になっています。各機能は個別にカスタマイズできるため、必要な文体チェックだけを有効にし、不要なものはオフにすることが可能です。なお、これらの機能はWordでの文書作成時だけでなく、Outlookでのメール作成時にも適用されます。

Word・Outlookで文体チェックを有効にする基本手順

まず、WordまたはOutlookを起動します。利用にはOffice 2019以降、または有効なMicrosoft 365(旧Office 365)サブスクリプションが必要です。続いて「ファイル」タブをクリックしてBackstageビューを開き、左側ナビゲーションメニューの一番下にある「オプション」を選択します。

オプションのダイアログが表示されたら、「文書校正」ページを開きます。注目すべきは「Wordのスペルと文法を修正する場合」という見出しの下にある設定群です。ここのチェックボックスを使って、スペルチェック、文法チェック、紛らわしい単語への警告などをオン/オフできます。

「読みやすさの統計」で客観的なデータを確認

通常は無効になっている5番目のチェックボックスをオンにすると、「読みやすさの統計」というオプション機能が使えるようになります。F7キーを押すと専用のポップアップが開き、1文あたりの平均文字数や1段落あたりの平均文数といった情報を確認できます。

さらに、「Flesch Reading Ease(フレッシュ式読みやすさ)スコア」や受動態の文の割合など、専門的な統計も表示されます。これらの指標は、読み手にとって分かりやすい文章を意識的に作りたいときに大きな助けとなるでしょう。

「文体」ドロップダウンメニューの使い方

文書校正オプションの画面に戻ったら、次は「文体」ドロップダウンメニューを確認します。ここでは、Wordが提示する文体に関する修正候補のうち、どれを有効にするかを制御できます。選択肢は「文法のみ」と「文法と推敲」の2つで、後者を選ぶと、明確さや簡潔さに関する追加の既定チェックが自動的に有効になります。

どちらのプリセットを選んだ場合でも、「設定」ボタンをクリックすれば細かくカスタマイズ可能です。ここにはOfficeで利用できるすべての校正オプションが一覧表示されており、各項目を個別にオン/オフできます。

チェック項目の選び方のコツ

用意されているチェック項目は非常に多いため、すべてをここで詳しく紹介することはできません。まずは既定の設定から始めて、実際に使ってみるのがおすすめです。そのうえで一覧を見直し、自分の文章改善につながる項目を追加で有効にしたり、逆に煩わしい、あるいは精度が低いと感じる項目を無効にしたりするとよいでしょう。

対応範囲は、大文字の書き忘れといった基本的な文法ミスから、高度で主観的な文体調整まで幅広くあります。後者には、難解な専門用語の乱用や冗長なくどい表現を検出するチェックなどが含まれます。一方で、文章全体のトーンを下げてしまう可能性のあるくだけた口調や俗語を指摘する機能もあります。

デフォルト設定とGrammarlyとの比較

Officeでは、文法エラーの検出機能の大部分が初期状態で有効になっています。一方、主観性の高い文体チェックは、大量の警告でユーザーを疲れさせないよう、デフォルトではオフになっています。

こうしたツールセットを上手に活用できれば、Grammarlyなどの人気校正アプリに代わる強力な選択肢になります。Wordから離れることなく包括的な文体ガイダンスを受けられるため、作業を中断せず、執筆そのものに集中し続けられるのが大きなメリットです。