Microsoft Word で文体支援を有効にする方法

Microsoft Office には長い間、スペルチェックと文法支援のサポートが含まれていました。近年、Microsoft はツールセットを拡張し、新しい文章スタイル オプションを追加して、文章表現の開発を支援しています。

これらの機能の多くは、デフォルトで無効になっています。これらは個別にカスタマイズできるため、一部の文体コンポーネントを使用して他のコンポーネントを無視できます。この機能は、Word 文書と Outlook 電子メールを作成するときに適用されます。

開始するには、Word または Outlook を起動します。 Office 2019 を使用しているか、アクティブな Office 365 サブスクリプションを持っている必要があります。 [ファイル] タブをクリックして Backstage ビューに入ります。左側のナビゲーション メニューの下部にある [オプション] をクリックします。

[オプション] ポップアップ ウィンドウで、[校正] ページをクリックします。 「Word でスペルと文法を修正する場合」という見出しの下の設定に興味があります。チェックボックスを使用すると、スペルチェック、文法、よく混同される単語の警告を切り替えることができます。

5 番目のチェックボックス (通常は無効) は、オプションの「読みやすさの統計」機能を有効にします。 F7 キーを押してこのポップアップを開くと、1 文あたりの平均単語数や 1 段落あたりの文などの情報が表示されます。 Flesch Reading Ease スコアや受動的な文章の割合など、専門的な統計もあります。これらの指標は、読みやすさを最大限に高める文章を作成する際に役立ちます。

Proofing options ウィンドウに戻り、[Writing Style] ドロップダウン メニューに注目します。これは、Word のどの文体提案を有効にするかを制御します。 「Grammar」と「Grammar &Refinements」から選択できます。後者は、明確さと簡潔さのために追加のデフォルトのプルーフィング チェックを有効にします。

これらのプリセットのいずれかは、[設定] ボタンをクリックしてカスタマイズできます。ここには、Office で使用できるすべての校正オプションの一覧が表示されます。それぞれを個別に有効または無効にすることができます。

チェックが多すぎて、ここでそれぞれを詳しく説明することはできません。デフォルトの選択から始めるのが最善です。その後、リストを確認して、改善に役立つ追加のチェックを有効にすることができます。または、煩わしいまたは不正確だと思われるデフォルトのチェックを無効にすることもできます。

機能は、大文字の欠落などの基本的な文法エラーから、高度で主観的な文体の調整までさまざまです。これらには、複雑な専門用語の乱用や明白な「言葉遣い」のチェックが含まれます。執筆範囲の反対側では、Office は非公式の言葉や俗語にフラグを立てて、執筆の調子を下げることもできます。

Office は、文法エラー検出機能のほとんどが有効になった状態で出荷されます。より主観的な文体チェックはデフォルトでオフになっているため、ユーザーがイライラしたり、大量のアラートが生成されたりすることはありません。

ツールセットの恩恵を受けるユーザーにとっては、Grammarly のような人気のあるアプリに代わる汎用性の高いツールです。 Word を終了せずに包括的な文体のガイダンスを取得できるため、執筆に集中することができます。