Macの「Pages」をマスターする7つの時短テクニック|ドキュメント作成効率が劇的に上がる方法

2022年11月13日公開(米国東部時間 午後5時16分)

執筆者:Sergio Velasquez(10年以上の経験を持つフリーランスライター。元MUOエンターテインメント編集者。初代iPod Shuffleを購入したことをきっかけにテクノロジーに魅了され、以来、ビデオゲーム、Apple、Kindleなど幅広いテーマで執筆活動を行っている。iDropNews、iDownloadBlog、PocketGamerなどのサイトにも寄稿経験あり)

PagesはMac版Word以上の存在

Pagesは、いわばMac版のMicrosoft Wordです。Mac上でWordを使うこともできますが、Pagesには見逃せないメリットが数多くあります。

これからPagesを使い始める方のために、Macでこのアプリをマスターするための実用的なヒントを厳選してご紹介します。

1. ツールバーを自分好みにカスタマイズする

アプリ上部のツールバーには、作業スピードと生産性を高めてくれる便利な機能が詰まっています。デフォルトのツールバーが気に入らない場合は、よく使う機能だけを並べ替えることができます。手順は以下の通りです。

1. 画面上部の「表示」をクリックします。
2. 「ツールバーをカスタマイズ」を選択します。

すると、たくさんのアイコンが揺れる新しいパネルが表示され、現在のツールバーも揺れ始めます。追加したい項目をドラッグしてツールバーにドロップすればOK。逆に、不要な項目をドラッグして外したり、位置を入れ替えたりすることも自由自在です。

カスタマイズが完了したら、ウィンドウ右下の「完了」をクリックしましょう。もし結果に満足できなければ、ウィンドウ下部にあるデフォルトのツールバーを現在のツールバーへドラッグすれば、初期状態にリセットできます。

2. 文字数カウンターを表示する

大きなプロジェクトや学校の課題に取り組んでいるときは、文字数をこまめにチェックできると便利です。デフォルトでは文字数は表示されませんが、以下の手順で簡単にオンにできます。

1. 画面上部の「表示」をクリックします。
2. 「文字数カウントを表示」を選択します。

アプリの下部に文字数が表示されるようになります。特定の段落や文章だけの文字数を知りたい場合は、その部分をハイライト(選択)するだけで、該当箇所の文字数が確認できます。

また、文字数表示が気になる場合は、同じ手順で「文字数カウントを隠す」を選ぶか、キーボードショートカットのShift + Command + Wでも切り替えられます。

3. パスワードでファイルを保護する

Mac本体のセキュリティ機能を使っていても、重要なPages書類にはもう一段階の保護をかけたいもの。次の手順で簡単にパスワードを設定できます。

1. 画面上部の「ファイル」をクリックします。
2. 「パスワードを設定」を選択します。
3. パスワードを入力します。
4. 確認のため、もう一度同じパスワードを入力します。
5. 必要であれば、パスワードを忘れたときのヒントも登録しておきましょう。
6. ウィンドウ右下の「パスワードを設定」をクリックして完了です。

これで、次回からファイルを開く際にパスワードの入力が求められます。なお、MacでTouch IDを使っている場合は「Touch IDで開く」を選択しておけば、書類を開くたびにパスワードを打ち込む手間が省けます。

4. 自動修正機能をカスタマイズする

自動修正機能を活用すれば、正しい文章を効率的に入力できます。しかも、この機能は自分のスタイルに合わせて細かく調整可能です。設定手順は以下の通りです。

1. 画面左上の「Pages」メニューをクリックします。
2. 「設定」(環境設定)を開きます。
3. ウィンドウ上部の「自動修正」タブを選択します。
4. 好みに合わせて各種設定を調整します。「無視する単語」に単語を登録すると、Pagesがその単語を勝手に修正しなくなります。
5. 設定が終わったらウィンドウを閉じます。

5. Word形式で書類を保存する

Pagesの方が優れている点は多いものの、職場や学校の都合でWord形式が必要になることも少なくありません。幸い、Pagesで作成した作業をわずか数ステップでWord書類として保存できます。

1. 画面上部の「ファイル」をクリックします。
2. 「書き出す」を選択します。
3. 「Word」を選びます。
4. 必要に応じて「開くのにパスワードが必要」にチェックを入れ、書類にパスワードを設定します。
5. 「次へ」をクリックします。
6. ファイル名と保存先を指定し、「書き出す」をクリックします。

これで、指定したフォルダにWord形式で書類が保存されます。同じ手順でPDFやEPUB形式での保存も可能なので、用途に合わせて使い分けましょう。

6. 変更履歴を記録・管理する

Pagesの最も便利な機能のひとつが、書類への変更履歴を追跡できることです。さらに、変更内容を確認したうえで承認・却下することもできます。手順は以下の通りです。

1. Pagesで任意の書類を開きます。
2. 画面上部の「編集」をクリックします。
3. 「変更履歴を記録」を選択します。
4. 自由に編集を行います。
5. 自分や他の人が行ったすべての変更を確認したいときは、画面左上(ツールバーの下)にある「表示」メニューをクリックします。
6. 変更内容をレビューする際は、「承認」または「却下」ボタンで対応できます。

履歴の記録が不要になったら、同じ手順で「記録を停止」を選択すればオフになります。

7. 書類のファイルサイズを縮小する

大量の書類を保存する予定があるなら、あらかじめファイルサイズを圧縮しておくと、Macのストレージを節約できます。やり方は次の通りです。

1. 対象のファイルを選択します。
2. 画面上部の「ファイル」をクリックします。
3. 「ファイルサイズを縮小」を選択します。
4. 圧縮設定を調整し、「コピーを縮小」をクリックします。
5. コピーに名前を付けて保存先を指定し、「保存」をクリックします。

なお、この機能は画像を含む書類でのみ使用できます。また、元の書類ではなく「縮小されたコピー」が新しく作られるため、どちらがどちらかわかるよう、ファイル名を工夫して管理することをおすすめします。

まとめ:Pagesを使いこなそう

いかがでしたか?MacのPagesアプリは、仕事にも学業にも役立つ強力なツールであり、ここで紹介した以外にもさまざまな活用法があります。まずは今回ご紹介したテクニックの中から、自分に合ったものを実際に試してみてください。