Macの「要約」機能で長文ドキュメントを効率的にまとめる方法

長い文書に目を通すのは、いつだって骨の折れる作業です。特に内容が退屈な文書ならなおさらでしょう。「数十件もの長文資料から要点だけを把握しなければならない」といった場面では、Macに標準搭載されている「要約(Summarize)」機能を活用すれば、全文を読まなくても文書の概要を素早く掴むことができます。

ここでは、その具体的な設定方法と使い方を順番に解説します。

Macで長文ドキュメントを要約する手順

1. システム環境設定を開く

画面左上のAppleロゴをクリックし、「システム環境設定…」を選択して環境設定パネルを開きます。なお、macOS Ventura以降では名称が「システム設定」に変更されているので、お使いのOSバージョンに合わせて選択してください。

2. 「キーボード」を選択する

設定項目の中から「キーボード」を見つけてクリックし、キーボード設定画面を開きます。

3. 「ショートカット」タブを開く

ウィンドウ上部にある「ショートカット」タブをクリックします。

4. サービスメニューで「要約」を有効化する

ショートカットタブには、左側と右側に2つのセクションが表示されます。左側の一覧から「サービス」を選択し、右側のリストを下へスクロールしてください。そして「要約(Summarize)」のチェックボックスにチェックを入れます。

これで、Macのサービスメニュー内で要約機能が使えるようになります。サービスメニューに「要約」が表示されていれば、設定は完了です。

5. 文書を開いてテキストを選択する

要約したい長文ドキュメントを、Microsoft WordなどMac上の任意のテキストエディタで開きます。

文書が開いたら、要約したいテキスト範囲を選択します。全文をまとめて選択したい場合は、ショートカット「Command + A」を使うと便利です。

テキストを選択したら、画面上部のアプリ名をクリックし、「サービス」→「要約」の順に選択します。

6. 要約ダイアログで結果を確認・調整する

すると要約ダイアログが起動し、長文テキストの要約が表示されます。あとはこの要約を読み、目的に応じて自由に活用しましょう。

必要に応じて、要約の単位を「文章(Sentences)」から「段落(Paragraphs)」へ変更することも可能です。また、要約が少し長すぎると感じたら、スライダーのハンドルをドラッグして長さを調整できます。

7. 要約をテキストファイルとして保存する

表示された要約が求めていたものであれば、テキストファイルとして保存しておきましょう。ダイアログ上部の「ファイル」メニューから「別名で保存…」を選択し、ファイル名を入力して保存先フォルダを指定したら、「保存」をクリックします。

保存した要約はさまざまな場面で活用できます。たとえば、誰かのために書いた記事の概要だけを先方に伝えたいときは、この要約ファイルを送ることで、相手に全文を読ませる手間を省けます。

まとめ

Mac上に膨大な量の長文ドキュメントがあり、その要点だけを手早く知りたいときは、標準搭載の要約機能が強力な味方になってくれます。一度設定してしまえば、どのアプリからでも数クリックで要約を作成できるため、大量の資料を扱う業務の効率化にぜひ役立ててください。