MacのAutomatorで時短を実現！知っておきたい便利なワークフロー8選

Macには「Automator」という標準ツールが搭載されており、作業を自動化することで時間を節約できます。Automatorは、Workflow(現在のSiriショートカット)やIFTTTといった他の自動化ツールよりもはるかに前から存在している歴史あるツールです。

Automatorの使い方はとてもシンプルです。プログラミングの知識がなくても、Mac上でよく行う操作を自動で実行してくれるカスタムワークフローを作成できます。

この記事では、自分のMacで設定できる便利な時短ワークフローを8つご紹介します。

Automatorワークフロー設定の基本

「アプリケーション」フォルダからAutomatorを開くと、作成する書類の種類を選択するよう求められます。それぞれの種類の詳細やサンプルワークフローについては、Automator入門ガイドを参照してください。

Automatorウィンドウの左端には2つのライブラリが表示されます。「アクション」または「変数」をクリックすると、対応するライブラリにアクセスできます。

使用したいアクション(または変数)を右側のワークフロー領域へドラッグし、実行したい順序に並べます。アクションや変数には、ワークフローに合わせて調整できる設定項目があります。

ワークフローの設定が完了したら、「ファイル > 保存」から、作成時に選択した書類形式で保存します。Automator内で実行される「ワークフロー」タイプを選んだ場合は「アプリケーション」として保存でき、逆に「アプリケーション」タイプで作成したものも、保存時に「ワークフロー」へ変換可能です。

ここで紹介する各ワークフローは、まず新規書類の作成から始めます。すでにAutomatorを開いている場合は「ファイル > 新規」を選択してください。Automator起動時には、最初のダイアログで「新規書類」をクリックします。

次に、作成する書類の種類を選びます。ここでは各ワークフローごとにおすすめのタイプを紹介しますが、必要に応じて別のタイプを選んでも構いません。その場合は、ワークフローの冒頭で使うアクションを調整し、必要な入力データを取得できるようにしてください。

1. 複数ファイルの一括リネーム

複数のファイル名をまとめて変更することが多いなら、Automatorでワークフローを作成してアプリケーションとして保存する方法をはじめ、Macでファイルを一括リネームする手段はいくつもあります。

さらに、Automatorで「一括リネーム」サービスを作成すれば、ファイルを選択して右クリックし、「サービス」メニューから実行できるようになります。その際は、ワークフロー上部のドロップダウンリストで、「サービス”が受け取る現在の値」にファイルまたはフォルダを、「アプリケーション」にFinder.appを選択しておきましょう。

「ファイル > 保存」でサービス名を入力すると、正しい場所に保存され、自動的に「サービス」メニューへ追加されます。

2. Macでの画像の一括変換・サイズ変更

Automatorでアプリケーションを作成すれば、Mac上の画像をまとめて変換したり、サイズを一括で変更したりできます。

同様に、「画像を変換・リサイズ」サービスを作成すれば、ファイルを選択して右クリックし、「サービス」メニューから該当サービスを選ぶだけで処理が完了します。この場合も、上部のドロップダウンでファイルまたはフォルダとFinder.appを選択してください。

「ファイル > 保存」でサービス名を入力すると、正しい場所に保存され、自動的に「サービス」メニューへ追加されます。

3. ダウンロードフォルダを常に整理整頓

Macの「ダウンロード」フォルダは、あっという間に散らかってしまいがちです。しかしAutomatorを使えば、指定した日数が経過した古いアイテムを自動的にゴミ箱へ移動し、フォルダを清潔に保つことができます。

具体的な手順は、Macのバックアップ容量を削減するためのガイド記事で詳しく解説しています。

4. 全アプリを一括で終了させる

作業中に、開いているアプリがどれだけあるかに気づいていないことありませんか？MacのRAMが少ない場合は、メモリを解放するためにいくつかのアプリを閉じたくなるでしょう。しかし、1つずつ閉じていくのは時間がかかります。

Automatorで作成したアプリを使えば、すべてのアプリを一度に終了させ、スッキリした状態から再スタートできます。以下の手順に従ってください。

1. Automatorを開き、新しいアプリケーション書類を作成します。
2. 左端の「アクション」をクリックします。
3. 「ライブラリ > ユーティリティ」に移動します。
4. 中央の列から「すべてのアプリケーションを終了」アクションを、右側のワークフロー領域へドラッグします。
5. 終了前に開いている書類を保存するか確認ダイアログを表示したい場合は、アクションボックス上部の「変更点を保存するか尋ねる」にチェックを入れます。
6. 特定のアプリを終了させたくない場合は、「終了しない」ボックスの下にある「追加」をクリックし、対象のアプリを選択します。残したいアプリごとに繰り返します。
7. 「ファイル > 保存」から、好きな場所にアプリケーションを保存します。すぐアクセスできるようDockに登録しておくのもおすすめです。

5. 決まったWebページのセットを一括で開く

ブラウザを開くたびに同じページを読み込んでいませんか？Automatorでアプリケーションを作成すれば、デフォルトブラウザでこの操作を自動化できます。Automatorをブラウザと組み合わせて使う方法の1つとして、やり方をご紹介しています。

なお、Appleのホームページが自動的に「アドレス」リストに追加されることがあります。不要な場合は選択して「削除」をクリックしてください。

6. 複数のPDFファイルを結合する

複数のPDFを1つのファイルにまとめる機会は多いもの。通常は専用アプリやオンラインツールが必要ですが、Automatorでサービスを作成すれば、複数のPDFファイルを簡単に結合できます。

Finderから利用できるサービスを作成するには、以下の手順に従ってください。

1. Automatorを開き、新しいサービス書類を作成します。
2. ワークフローペイン上部のドロップダウンリストで、「サービス”が受け取る現在の値」にファイルまたはフォルダを、「アプリケーション」にFinder.appを選択します。
3. 左端の「アクション」をクリックします。
4. 左側の「ライブラリ > ファイルとフォルダ」に移動します。
5. 中央の列から「Finder項目を取得」アクションを、右側のワークフローへドラッグします。
6. 左側の「ライブラリ」に戻り、「PDF」をクリックします。
7. 中央の列から「PDFページを結合」アクションを、ワークフローの下部へドラッグします。PDFを「ページを追加」で結合するか「ページを交互に混ぜる」かを選択します。
8. 再度左側の「ライブラリ > ファイルとフォルダ」に移動します。
9. 中央の列から「Finder項目を移動」アクションを、ワークフローの最下部へドラッグします。「移動先」のドロップダウンから、完成したPDFの保存先フォルダを選択します。
10. 既存のファイルを上書きしたい場合は、「Finder項目を移動」アクションボックス内の「既存のファイルと置き換える」にチェックを入れます。
11. 「ファイル > 保存」からサービスに名前を付けます。新しいサービスは自動的に適切な場所に配置され、「サービス」メニューへ追加されます。

これで、複数のPDFファイルを選択して右クリックし、「サービス」メニューから新しいサービスを選ぶだけで結合できるようになります。

このメニューをもっと活用したい方は、macOSのサービスメニューに便利なオプションを追加するチュートリアルも参考にしてください。

7. クリップボードの内容からテキストファイルを作成する

コピーしたテキストをテキストファイルに貼り付けて保存することが多いなら、Automatorでアプリケーションを作成すれば、この作業が格段に楽になります。

以下の手順に従ってください。

1. Automatorを開き、新しいアプリケーション書類を作成します。
2. 左端の「アクション」をクリックします。
3. 左側の「ライブラリ > ユーティリティ」に移動します。
4. 中央の列から「クリップボードの内容を取得」アクションを、右側のワークフローへドラッグします。
5. 左側の「ライブラリ」に戻り、「テキスト」をクリックします。
6. 中央の列から「新規テキストファイル」アクションを、ワークフローの最下部へドラッグします。
7. アクションボックスで新しいテキストファイルの設定を行います。例えば「フォーマット」の選択、「別名」へのデフォルトファイル名の入力、保存先の「場所」の指定などです。
8. 「ファイル > 保存」から名前を付けて保存します。新しいアプリは自動的に適切な場所に配置されます。

使い方はシンプルです。テキストファイルに保存したいテキストを選択して、新しく作ったAutomatorアプリを実行するだけです。

8. テキストをオーディオファイルに変換する

読むべき文章が大量にあるときは、Macに読み上げてもらいたくなりますよね。Automatorでサービスを作成すれば、選択したテキストをオーディオファイルに変換できます。

以下の手順に従ってください。

1. Automatorを開き、新しいサービス書類を作成します。
2. 「サービス”が受け取る現在の値」のドロップダウンリストからテキストを選択します。ペイン上部の「アプリケーション」はデフォルトの「あらゆるアプリケーション」のままにしておきます。
3. 左端の「アクション」を選択します。
4. 左側の「ライブラリ > ユーティリティ」に移動します。
5. 中央の列から「テキストを読み出す」アクションを、右側のワークフローへドラッグします。
6. 希望する「システムの声」を選択します。「再生」ボタンで声を試聴し、お気に入りを見つけましょう。
7. 「別名」ボックスにオーディオファイルのファイル名を入力します。

これで、任意のアプリでテキストを選択して右クリックし、「サービス」メニューから新しいサービスを選ぶだけで、テキストをオーディオファイルに変換できます。音声は自動的にAIFFファイルとして保存されます。

ファイルのアイコン中央には「再生」ボタンが表示されます。クリックするだけで、すぐにオーディオファイルを再生できます。

MacのAutomatorで時間を有効活用しよう

Automatorは無料で、Macシステムに標準搭載されています。時間のかかる単純作業を自動化するために、ぜひ活用してみてはいかがでしょうか？

さらに、Automatorを使えばWebサイトからデスクトップアプリを作成したり、メール送信をスケジュールしたりすることも可能です。さまざまなアクションや変数を試しながら、オリジナルのワークフローを作り上げてみましょう。より高度なスクリプティングに挑戦したくなったら、AppleScriptによる自動化にもチャレンジしてみてください！