Macで最近使ったファイルをすばやく見つける5つの方法

Finderの内容にきちんとタグを付けたり整理整頓していれば、必要なデータを必要なタイミングで見つけるのは簡単です。しかし、あまり整理できていなくても心配はいりません。効果的な検索テクニックと確認すべき場所さえ知っていれば、目的のファイルへたどり着くことは十分可能です。

そこで今回は、最近アクセスした特定のファイルやフォルダを見つけるための便利な方法を5つご紹介します。ファイル名までは思い出せないけれど、おおよそのファイルサイズや更新日時といった属性は覚えている――そんな場面で特に役立ちます。

1. 「最近使った項目」リストと「最近使ったフォルダ」を確認する

最近使ったファイルやフォルダを探すなら、まず最初にチェックすべき2つの場所があります。

1. 「最近使った項目」リスト:メニューバー左端のAppleロゴから開けるAppleメニューの中にあります。アプリケーション・書類・サーバーの3種類の項目が、それぞれ10件ずつ表示されます。
2. 「最近使ったフォルダ」リスト:最近使ったフォルダは「移動 > 最近使ったフォルダ」から確認できます。こちらも10件までの表示制限があります。

運が良ければ、検索はこの2つのうちどちらかで完了するでしょう。

「最近使った項目」メニューが見当たらない、あるいは「最近使ったフォルダ」がグレーアウトして選択できない場合は、過去にこれらの機能を無効化している可能性があります。

再度有効にするには、「システム環境設定 > 一般」を開き、「最近使った項目」のドロップダウンメニューから「なし」以外のオプションを選択してください。メニューの選択肢からも分かるように、ここでは「最近使った項目」リストの表示件数を10件より多く、あるいは少なく設定することもできます。

設定を変更したら、いくつかのファイルやフォルダを開いてみましょう。その後「最近使った項目」と「最近使ったフォルダ」のリストを確認すると、両方とも再び有効になり、項目が表示されているはずです。

2. アプリ内の「最近使った項目」リストを確認する

ドキュメントビューア、音楽プレーヤー、オフィス系アプリ、ノートアプリなど、多くのアプリには独自の「最近使った項目」リストが備わっています。特定の種類のファイルを探しているなら、関連するアプリ経由で探すほうが早い場合もあります。

たとえばPDFを探すなら、プレビューアプリを開いて「ファイル > 最近使った項目を開く」を確認しましょう。このサブメニューは、多くのアプリで「最近使った項目」リストが配置される標準的な場所です。

Safariの場合は、アドレスバーでスペースキーを押すと最近の検索履歴一覧が表示されます。リストの末尾には「最近の検索を消去」というオプションも用意されています。

3. Finderの「最近使った項目」ビューを活用する

上記の場所で見つからない場合は、Finderの「最近使った項目」機能を試してみましょう。これは新しいFinderウィンドウを開いたときにデフォルトで表示されるコレクションで、アイコン表示で項目が並んでいます。

このビューではサムネイルが表示されるため、写真や、特徴的な表紙ページ・アイコンを持つファイルやフォルダは比較的見つけやすいでしょう。

一方、他の種類のデータにはアイコン表示が向いていないこともあります。その場合は、以下の表示形式に切り替えてみてください。

• リスト表示:ファイルの種類、サイズ、変更日などの詳細情報を確認しながら一覧をスキャンできます。
• ギャラリー表示:各項目を拡大しながらスクラブして確認でき、メタデータも閲覧できます。

リスト表示では、さらに項目を並べ替えることも可能です。リスト上部の属性名をクリックするだけで、たとえば五十音順や日付順にソートできます。昇順に並べたい場合は「名前」をクリックし、逆順にしたい場合はもう一度同じ属性名をクリックしてください。

Finderを開くたびに「最近使った項目」ビューが表示されるのが好みでない(確かに散雑に見えます)場合は、デフォルトの表示先を変更しましょう。「Finder > 環境設定 > 一般」を開き、「新規Finderウィンドウで次を表示」のドロップダウンメニューから別のフォルダを選択します。

それでも「最近使った項目」を手軽に使いたい場合は、Finder設定の「サイドバー」タブで該当するチェックボックスをオンにすれば、サイドバーに常時表示できます。さらに、「最近使った項目」のサイドバー項目をDockのゴミ箱の左側へドラッグすれば、ワンクリックでアクセスできるようになります。

また、Spotlightで「Recents.app」を検索するのも、「最近使った項目」ビューを素早く呼び出せる便利な方法です。

4. 特定の属性で項目をグループ化する

どの表示形式を使ってもうまく見つからないこともあります。そんなときは、Finderのグループ機能を活用すると、より効率的に整理・検索できます。

ここでは最近アクセスしたコンテンツの検索が目的なので、「最近使った項目」ビューに絞って説明しますが、同じ手法はFinderの他の場所でも利用できます。

データをグループ化するには、まず「最近使った項目」を開きます。次に、Finderのメインペイン内のどこかをControlキーを押しながらクリックし、コンテキストメニューから「グループを使用」を選択します。すると「並べ替え」メニューが「グループ化」に変化します。

この新しいメニューから「サイズ」を選択してみてください。Finderの内容が自動的に再配置され、100バイト〜1KBのグループ、100KB〜1MBのグループといった具合に整理されます(各グループの間には区切り線が表示されます)。探しているファイルのおおよそのサイズが分かっているなら、このグループ化によって格段に見つけやすくなります。

同様に、「作成日」や「最後に開いた日」など、記憶の手がかりになりそうな他の属性でグループ化することもできます。

5. スマートフォルダで「最近使った項目」を自動整理する

最近アクセス・編集した特定の種類のファイルを、何度も繰り返し検索していませんか? そんなときは、スマートフォルダを活用して検索を大幅に効率化しましょう。

スマートフォルダとは、あらかじめ設定した条件に基づいてデータを自動的に集約してくれる特別なビューです。この仕組みはFinderだけでなく、写真やメールなど、macOSの標準アプリでも利用できます。

最近使った項目のうち特定のセットや種類に絞ったスマートフォルダを作成するには、まず「ファイル > 新規スマートフォルダ」をクリックします。次に、検索欄の右端にある小さな「+」ボタンを押します。ここから、最近のファイルを絞り込むための条件を指定していきます。

たとえば、最初の条件としてファイルタイプに「JPEG」を指定します。続いて、ファイル名が「スクリーンショット」というキーワードで始まることを指定し、さらに「過去7日以内に開いた」という条件を追加します。最後に「保存」ボタンをクリックすれば、好きな名前と保存場所を設定してスマートフォルダとして登録できます。

作成したスマートフォルダは、デフォルトでサイドバーに表示されます。クリックすると、過去7日以内に開いた「スクリーンショット」という名前で始まるすべてのJPEGファイルが一覧表示されます。

まとめ:最近のファイルは数クリックで見つかる

Macを使い続けていると、ファイル、フォルダ、リンクなど、さまざまなコンテンツの足跡が自然と蓄積されていきます。いくつかの検索テクニックを身につけておけば、その中から目的のものを掘り起こすのはそれほど難しいことではありません。もちろん、タグなどのFinder機能を活用して日頃からデータを整理しておけば、検索はさらに速くなります。あわせて、FileVaultによる暗号化でデータを保護しておくのもおすすめです。