Gmailをもっと快適に！受信トレイを効率的に整理する便利テクニック集

毎日大量のメールが届いて、Gmailの受信トレイがぐちゃぐちゃになっていませんか？必要なメールを探すのに一苦労……そんな経験がある方は多いのではないでしょうか。

ページをめくるように一件ずつ確認していくのは、時間がかかるうえにとても疲れます。そこで今回は、メールを素早く整理・検索できる便利なテクニックをご紹介します。

特定のメールを受信トレイに表示しない（自動アーカイブ）

わざわざ目にする必要のないメールは、フィルタを使って自動的にアーカイブしましょう。「設定」から「新しいフィルタを作成」を選択し、必要な条件を入力します。

条件を入力したら、「この検索条件でフィルタを作成」をクリックし、フィルタの動作を指定します。「受信トレイをスキップ（アーカイブする）」にチェックを入れてください。開く必要のないメールであれば、「既読にする」オプションも合わせて設定するとさらに便利です。

特定の差出人からのメールだけを表示する

「確かにあの人からメールが来たはずなのに、いつ届いたのか分からない……」ということはありませんか。特定の相手からのメールを探すには、まずその差出人が送った最新のメールを開きます。

新しいウィンドウが表示されたら、下部にある「メール」オプションをクリックします。すると、その人物からのメールだけが表示される画面に移動できます。

件名でメールを整理・検索する

重要な仕事のプレゼンテーションが控えていて、関連するメールをまとめて確認したい——そんなときは、Googleの検索バー右側の下矢印をクリックして詳細検索メニューを開きましょう。「件名」と「含む言葉」の欄に、探したいメールのキーワードを入力します。

スター付きのメールやチャットだけに絞り込みたい場合は、このウィンドウ内のプルダウンメニューから該当する項目を選択してください。

不在時の自動返信（バケーションレスポンダー）を設定する

休暇や出張などでオフィスを離れるとき、自動返信で周囲に知らせるのも簡単です。「設定」を開き、ページを一番下までスクロールして「休暇中の自動返信」セクションを見つけてください。件名、適用期間、メッセージを入力します。

連絡先に登録している相手だけに自動返信したい場合は、そのチェックボックスにも忘れずにチェックを入れましょう。設定が完了したら「変更を保存」をクリックすれば、以降のメールに対して自動的に返信が送られます。

特定の日付より前／後のメールを一括削除する

特定の日付以前のメールを削除するには、検索ボックスにbefore:2017/5/18と入力します。日付はもちろん、お好みのものに変更できます。

検索アイコンをクリックすると、その日付より前に送受信されたメールの一覧が表示されます。すべてを選択し、ゴミ箱アイコンをクリックすれば、まとめて削除できます。

特定の日付以降のメールを削除したい場合は、検索語の「before」を「after」に変えるだけです。ただし、日付の入力ミスには十分注意し、大事なメールまで消してしまわないよう、削除前に必ず内容をざっと確認しておきましょう。

ラベル（フォルダ）でメールを仕分ける

ラベルはメール整理の強い味方です。フォルダのような役割を果たし、プレゼン関連のメールや週末のパーティーに関するメールなどを、ひとまとめに管理できます。

まず、整理したいメールを選択し、上部のタグ（ラベル）アイコンをクリックします。複数のメールを選んで同じラベルを付けることも可能です。欲しいラベルが見つからない場合は、「新規作成」を選びましょう。

知っておくと便利なGmailの検索演算子

探しているメールに手がかりとなるキーワードがない場合は、以下の検索演算子を活用してみてください。

• 検索結果からチャットを除外したい場合は、-label:chatsと入力します。

• 特定のラベルを検索するには、+label:ラベル名と入力します。
• 特定の期間に送受信されたメールを探すには、before:yyyy/mm/ddとafter:yyyy/mm/ddを組み合わせます。
• 添付ファイルを検索するには、PDFファイルならfilename:PDFと入力します。
• 探しているメールが何らかの理由でゴミ箱や迷惑メールフォルダに入ってしまっている場合は、trash （キーワード）またはin:spam （キーワード）と入力します。

まとめ

上記のテクニックを活用すれば、Gmailのメールをより効率的に整理できるはずです。おすすめの整理術が他にもあるという方は、ぜひコメント欄で教えてください。