Googleフォームを最大限に活用する7つの方法|アンケートから業務効率化まで

Googleフォームは、無料で使えるオンラインツールです。多くの人から情報を集めたいときに、スピーディーかつ手軽に活用できるのが大きな魅力です。アンケート調査、イベントの企画運営、問い合わせ受付、クイズ、さらには近隣住民の連絡先リスト作成まで、幅広い用途に対応できます。

情報収集だけでなく、写真や動画、ファイルの取り扱いにも対応しており、フォームにファイルを組み込んだり、回答者側にファイルをアップロードさせたりすることも可能です。紙の用紙に書かれた回答を読み解いて集計する手間から解放されるのも嬉しいポイントです。しかも、これらの機能はすべて完全無料で利用できます。

ここでは、Googleフォームを効果的に活用できるさまざまなシーンをご紹介します。

1. アンケート調査

Googleフォームなら、質問数やデザイン、回答数に関わらず、無料でアンケートを作成できます。作成したアンケートは保存してテンプレート化できるため、次回以降も再利用可能です。

質問やタイトル、説明文の追加はもちろん、パソコン内やWeb上の画像、URLやYouTube経由の動画を挿入することもできます。質問やトピックごとにセクション分けして構成すれば、より答えやすいアンケートになります。カラーパレットボタンを使えば、好みの配色を適用することも可能です。

アンケートを送信したら、「回答」タブをクリックするだけで回答状況を確認できます。新しい回答が届いた際にメール通知を受け取る設定も可能です。大量の回答が集まった場合は、概要セクションの棒グラフや円グラフ表示を活用すれば、全体傾向をひと目で把握できます。

回答データはCSVファイルとしてダウンロードしたり、印刷して保管したりすることもできます。回答の募集を締め切りたいときは、スライダーを操作するだけで簡単に受付を停止できます。

2. クイズ・テスト(理解度チェック)

教育や仕事の場面で特に役立つ機能です。教師や研修担当者が、受講者にコースの目標や授業内容がきちんと理解できているかを確認したいときなどに最適です。

Googleフォームには、クイズやテスト、講座評価用のテンプレートが用意されており、学生や参加者一人ひとりからの回答やフィードバックを受け取れます。

選択式や記述式など、多彩な質問タイプから自由に選べます。クイズとして使う場合は、問題ごとに配点や正解を設定でき、正誤に応じた自動フィードバックも追加可能です。

個別のフィードバックが必要な場合は、問題ごとに丁寧に採点することも、質問単位で一括採点することもできるので、状況に応じて柔軟に対応できます。

3. イベントの出欠確認・招待・受付

結婚式やパーティー、職場の行事、ビジネスネットワーキング会などのイベントを企画するとき、出席者の見込みや参加人数を事前に把握したいと思ったことはありませんか?そうしたニーズは、Googleフォームですべて叶えられます。

ゼロから自分で作成してもよいですし、Googleフォームが提供するテンプレートを選んで、好みに合わせてカスタマイズすることもできます。

職場でのドキュメント作成

デザイナーに頼まずに公式な書類を作成したい場面でも、Googleフォームは職場で大いに役立ちます。業務依頼、怪我報告書、フィードバックフォームなど、その用途は多岐にわたります。

4. 業務依頼

Googleフォームには「作業依頼」用のテンプレートが用意されています。氏名、メールアドレス、内容の説明、期日などの情報フィールドを備えたシンプルな基本形です。「種類」セクションでは、依頼先の部署や具体的な区分を区別できます。ここでは短文回答や選択式を使用し、自社の業務内容に合わせて選択肢をカスタマイズしましょう。

また、異動が認められている職場なら異動申請フォームを数分で作成できますし、チームや従業員との情報共有用のアップデートフォームを作成することもできます。

5. 休暇申請

休暇日や休日の管理に役立つフォームです。スタッフは氏名、日付、時間帯、休暇希望日、休暇の種類を記入します。休暇を申請する理由を記載できる欄もありますが、こちらは任意設定です。さらに、負傷が発生した日時、場所、程度などを尋ねる怪我報告フォームを作成することもできます。

6. 顧客フィードバック

このフォームは、サービスや製品について、あるいは従業員向けなら最近の研修について、クライアントや社員からフィードバックを収集するのに活用できます。プルダウン式の質問や選択式の回答、段落形式の質問を追加すれば、より詳細な情報を引き出せます。

7. お問い合わせフォーム

Webサイトや企業ブログを運営している場合、顧客からフィードバックを集める優れた手段になります。サイト訪問者の中には、SNSや公式メール以外の手軽な連絡手段を求めている人も多く、お問い合わせフォームはその理想的な窓口となります。Googleフォームでは、お問い合わせフォームをゼロから作成することも、テンプレートを利用することも可能です。ページに埋め込めば、読者のコメントや氏名、電話番号、メールアドレスといった基本情報をGoogleスプレッドシートに自動的に集約できます。

まとめ

Googleフォームでできることは実に多岐にわたりますが、今回ご紹介したリストは、個人利用でもビジネス利用でも、必要な情報を収集し目標を達成するための一例として参考にしてください。もちろん、使い方はこれだけにとどまりません。Googleフォームは政治キャンペーンをはじめ、さまざまな分野で活用できますので、ぜひ自分のユースケースに合わせて自由に試してみてください。

あなたはGoogleフォームを他にどんな用途で活用していますか?ぜひコメント欄でお聞かせください。