Googleフォームを経費トラッカーとして使用する方法

予算を立てている場合や、お金の行き先を知る必要がある場合は、経費トラッカーが不可欠です。 Googleフォームは、経費トラッカーとして最適なフリーフォームビルダーです。

Googleフォームは高度にカスタマイズ可能であるため、アンケート、出欠確認ツール、お問い合わせフォーム、商品登録シート、その他の質問/回答フォームとしても使用できますが、経費関連の質問を選択することで、カスタムの経費トラッカーにすることができます。 。

Googleフォームの経費トラッカーは、取引に関して必要な情報をすべて把握できます。また、電話からでもうまく機能するため、どこにいても持ち歩くことができます。

領収書の保存やクレジットカードの請求の解読をやめることができます。お金を使った直後に経費トラッカーを引き上げて、重要な詳細をすべて記録し、後で確認できるスプレッドシートに送信するだけです。

ヒント ：経費を追跡する他の方法については、最高の予算および経費追跡アプリのリストを参照してください。 Googleフォームほどカスタマイズ可能ではありませんが、独自のメリットがあります。

追跡する対象を決定する

経費トラッカーの考え方は、お金を何に使っているかを把握することです。そのため、フォームに含める必要のある基本的な詳細がいくつかあります。ただし、追跡する対象によっては、フォームに追加のフィールドが必要になる場合があります。

追跡したいものの例を次に示します。

• 価格 ：この取引はいくらですか？
• ストア ：どこでお金を使っていますか？
• 説明 ：何にお金を使っていますか？
• カテゴリ ：それはどのような種類の購入ですか（娯楽、食べ物、請求書など）？
• 使用した支払い方法 ：どのように支払いますか（どのカード/銀行/アプリ）？
• 誰が費用を負担したか ：フォームを使用している人が複数いる場合
• メモ ：追加のメモが必要ですか？

Googleフォームの経費トラッカーに何を含めるかを決定するときは、購入するものすべてに適用できるように、フィールドをできるだけ広くする必要があることに注意してください。たとえば、これが単に食料費の追跡者である場合を除いて、購入する食料の種類を尋ねるフィールドは必ずしも必要ではありません。家賃の支払いや電話の請求書の記録にもこれを使用することをお勧めします。

その点で、経費トラッカーフォームの任意のフィールドを必須または不要にすることができます。したがって、何かに本当に特定のフィールドが必要な場合は、すべてのトランザクションで使用する必要がないように、必須ではないようにしてください。

Googleフォーム経費トラッカーを作成する

これはサンプルの経費トラッカーであるため、決してこれとまったく同じように見える必要はありません。これがどのように機能するかを示すために、幅広い質問とさらに幅広い回答オプションを使用しています。フォームの編集は非常に簡単であるため、自分でフォームをカスタマイズするのに問題はありません。

• Googleフォームを開きます。
• 空白を選択します 新しいフォームを開始します。
• フォームの名前をわかりやすい名前に変更します。
• 最初のボックスを選択して、短い回答に変更します 。

• これに価格という名前を付けます 、番号であることを確認します が表示されたら、必須をマークします ボタン。

• メニューの右側にあるプラス記号を使用して新しい質問を追加しますが、今回は複数選択を選択します 。
• これにストアという名前を付けます 、そしてあなたが買い物をする通常の店で答えのオプションを記入してください。 その他 はデフォルトで追加されるため、別のストアから購入することになった場合は、そこに入力できます。

• フォームを続行して、何かを購入するたびに自分自身に尋ねたいさまざまな質問をすべて作成します。お支払い方法や説明の質問など、上記の提案を使用して、可能な限り詳細な情報を提供してください。これは、後でフォームのすべての結果を解釈するときに役立ちます。
• Googleフォームの上部にあるプレビューボタン（目のアイコン）を使用して、フォームへのURLを取得します。フォームを使用したい人と共有したり、自分宛てに送信したりして、スマートフォンから簡単にアクセスできるようにすることができます。

これは必須ではありませんが、フォームに画像、見出し、独自の配色を含めることもできます。カラフルなフォームは、可能であれば、経費の追跡を楽しくする可能性があります。ページ上部のペイントアイコンは、これらの変更を行う場所です。

計算の設定

フォームからのすべてのエントリは、Googleスプレッドシートで適切にフォーマットされたスプレッドシートに収集されます。 応答を選択します フォームの上部からスプレッドシートアイコンをクリックして、スプレッドシートの名前を変更します（必要な場合）。

スプレッドシートが開いたら、下部に新しいタブを作成し、計算のような名前を付けます 。

そこから、Googleスプレッドシートがサポートするすべてのことを実行できます。特定の期間のすべての費用を合計し、費用を視覚的に理解するためのグラフを作成し、誰が最も多くのお金を費やしているかを確認し、どの店舗が最も費用をかけているかを特定します。 。

Googleスプレッドシートでこれらの種類の数式を使用することはこの記事の範囲外ですが、各人のすべての費用を合計して、誰が最も支出しているのかを実際に確認できるようにするなど、非常に単純なものを見てみましょう。数式をいつでも調整して、各店舗で費やしている金額を合計することができます。

取引を行った人に関係なく、すべての費用を合計する最も簡単な方法は、合計を実行することです。 このような式：

=sum（‘Form Responses 1’！B：B）

フォームの回答の価格列が列Bにあるため、この計算はこの例で機能します。

これは、各人が費やしている金額をより詳細に示したGoogleスプレッドシートの数式です。

=sumif（‘Form Responses 1’！G：G、” Jeff”、’Form Responses 1’！B：B）

これが機能する方法は、 sumifと入力することです。 次に、名前を含む列を選択します（ G この例では）。次の部分は、名前 Jeffの識別です。 。最後に、価格の列見出しを選択して、他の列が後の名前と一致したときに、それらの価格だけが追加されるようにします。

フォームのデータを解釈する他の方法については、GoogleのGoogleスプレッドシート関数のリストをご覧ください。経費を確認するもう1つの方法は、チャートまたはグラフを使用することです。 Googleにはそれを行うためのチュートリアルがあります。