Gmailでアーカイブしたメールを取り出す方法【PC・スマホ対応】

Gmailで未読メールが大量にたまってしまったとき、対処法は大きく分けて2つあります。ひとつはメールを削除すること、もうひとつは「アーカイブ」に送ることです。今すぐ読む必要がなくても、後から重要なメールを取り出せる可能性を残したいなら、アーカイブの方が断然おすすめです。

削除したメールは自動的に「ゴミ箱」フォルダへ移動するため、復元は簡単です。一方、アーカイブされたメールはゴミ箱には入らず、少し手順が異なるため、探し方がわからないと戸惑う方も多いでしょう。

この記事では、Gmailでアーカイブしたメールを取り出す方法を、PC(ウェブ版)とスマホアプリそれぞれの手順に沿ってわかりやすく解説します。

Gmailウェブ版でアーカイブされたメールを取得する方法

Gmailでメールをアーカイブするには、未読・既読を問わず複数のメールを選択して、アーカイブボタンをクリックするだけでOKです。ただし、Gmailには「アーカイブ」という名前の専用フォルダは存在しません。代わりにラベルを作成し、ラベル付きフォルダとして整理する仕組みになっています。

メールをアーカイブすると、画面下部に通知が表示されます。この時点であれば「元に戻す」をクリックして、操作を取り消すことも可能です。

「すべてのメール」からアーカイブ済みメールを探す

左側のサイドパネルで「もっと見る」をクリックすると、「すべてのメール」というフォルダが見つかります。これを開くと、最近アーカイブされたメールが一覧で表示されます。「受信トレイ」ラベルが付いていない最近のメールは、すべてアーカイブ済みメールだと考えてよいでしょう。

受信トレイに戻したいアーカイブ済みメールを複数選択し、「受信トレイに移動」をクリックすれば完了です。ただしこの方法では、受信トレイ・送信済み・下書きなど膨大なメールの中から目的のメールを探し出す必要があり、かなり時間がかかります。次のセクションでは、アーカイブ済みメールだけを効率よく一覧表示するテクニックを紹介します。

Gmailでアーカイブ済みメールだけをまとめて表示する方法

アーカイブ済みメールをすべてまとめて確認したい場合は、「すべてのメール」を開いた状態で検索演算子を使います。これはGmail公式サポートでも案内されている方法です。

「すべてのメール」の検索ボックスに、以下の検索演算子を入力してください。送信済み・受信トレイ・下書き・チャットのメールを除外するという意味になります。

has:nouserlabels -in:Sent -in:Chat -in:Draft -in:Inbox

この検索演算子を入力すると、アーカイブ済みメールだけが新しい日付順に一覧表示されます。あとは必要なメールを選択して、受信トレイや任意のフォルダへまとめて移動できるので非常に便利です。

Gmailスマホアプリでアーカイブされたメールを取得する方法

Gmailモバイルアプリでも、メールを選択すると同じようにアーカイブボタンが表示され、タップするだけでメールをアーカイブできます。以下の例では、2通のメールをアーカイブに移動しています。

アーカイブ済みメールを取り出すには、アプリ画面左側のサイドメニュー(ハンバーガーアイコン)から「すべてのメール」フォルダを選択します。

次の画面で、「受信トレイ」ラベルの付いたメールとは区別されたアーカイブ済みメールの一覧が確認できます。ここから対象のメールを選択し、受信トレイや他のフォルダへ簡単に移動できます。

なお、先ほど紹介した検索演算子のコードは、モバイルアプリの検索ボックスでもそのまま使えます。PCと同じ操作感でアーカイブ済みメールだけを絞り込めるのは嬉しいポイントですね。

まとめ

ラベル機能と並んで、Gmailのアーカイブ機能は重要なメールを誤って削除するリスクなく受信トレイを整理できる、最強の機能のひとつです。後からいつでも読み返せるため、優先度の低いメールに時間を取られずに済むのも大きなメリットといえるでしょう。

アーカイブ済みメールを一括で復元するほかの方法をご存じでしたら、ぜひコメント欄でアイデアを共有してください。