知らないと損をする!?メール作業の生産性が上がるGmail便利機能9選

Gmailは、大規模なアップデートがあまり行われないアプリの一つです。競合のOutlookがデザイナーの気まぐれで仕様を頻繁に変える中、Gmailは長年にわたって安定した使い心地を保ってきました。しかしその一方で、意外と知られていない便利な機能が数多く搭載されているのも事実です。本記事では、そうした隠れたGmail機能を活用して、日々のメール業務の生産性を高める方法をご紹介します。

1. スヌーズ機能で後から再通知

重要なメールへの返信を後回しにすることをおすすめするわけではありませんが、どうしてもすぐに対応できないときはありますよね。そんなときに役立つのが「スヌーズ」機能です。指定した日時までメールを一時的に非表示にし、受信トレイの一番上に再び表示してくれます。

使い方は簡単です。対象のメールを右クリックして「スヌーズ」を選択し、希望の日時を指定するだけ。候補の日時が都合に合わない場合は、Google Keepでスヌーズのデフォルト設定を変更できます(この設定はGmailにも反映されます)。

Google Keepを開き、歯車アイコンから「設定」を選び、「リマインダーのデフォルト」を自分に合った時間に変更しましょう。

2. スマホでも手軽に文字装飾

見落とされがちですが、スマートフォンで作成するメールにも、実は簡単に書式設定を適用できます。

新規メールを作成し、空いている部分を長押しして「書式」をタップすると、文字色の変更や下線など、さまざまなテキスト装飾オプションのメニューが表示されます。

3. スマートリプライで返信を時短

筆者は当初スマホの「スマートリプライ」に距離を置いていましたが、デスクトップ版にも搭載されるほど定着した人気機能になっています。

初めての方のために説明すると、スマートリプライとは、受信したメールの内容に応じた短い返信文を自動で提案してくれる機能です。返信文の型が画一化されていく側面もありますが、時間短縮には間違いなく役立ちます。

4. 機密モードで安心・安全に送信

プライバシーを重視するユーザーに嬉しいのが「機密モード」です。機密性の高い情報を含むメールについて、送信者が細かくコントロールできるようになります。

使うには、Gmailアプリを開いて画面右下の「作成」ボタンをタップします。次に右上の三点メニューをタップし、「機密モード」を選択してください。

これでメッセージに有効期限を設定できるようになります。期限は1日から最長5年まで選択でき、期限を過ぎるとメッセージは自動的に削除されます。より重要度の高いメールを送る場合は、パスコード(SMS認証コード)の設定もおすすめです。パスコードはGoogleがランダムに生成し、安全な方法で受信者へ送られます。

5. スパム管理を賢く活用

Googleによると、Gmailの内部システムは詐欺メールや不審なメールの99.9%をブロックできるとのことです(実際に検証する手段はありませんが…)。

より体感的な機能としては、迷惑メールフォルダにメールを移動すると、差出人のメーリングリストからの登録解除を試みるかどうかGmailが尋ねてきます。また、特定の差出人からのメールを一切開いていないことを検知すると、その差出人をブロックするかどうか提案してくれる親切設計です。

6. スワイプ操作をカスタマイズ

Android版Gmailでは、スワイプジェスチャーに好きなアクションを割り当てられます。デフォルトでは左右どちらにスワイプしてもアーカイブされますが、この動作は自由に変更可能です。

Gmailアプリで画面左上のハンバーガーメニュー(三本線アイコン)をタップし、下部にある「設定」を選択します。続いて「全般設定」を開き、「スワイプ操作」を選びましょう。

ここで、スワイプに対して「アーカイブ」「削除」「既読/未読にする」「移動」「スヌーズ」などのアクションを割り当てられます。自分の使い方に合ったものを選んでください。

7. 誤操作を事前に防ぐ

誰にでも一度は経験があるはずです。まだ書きかけのメールを誤って送信してしまう、気を取られた隙に大切なメールを消してしまう……。幸い、Gmailにはこうした小さなミスを防ぐ仕組みが備わっています。うっかりミスが多い方には特におすすめの機能です。

前述の手順と同じように「全般設定」へ進み、「操作の確認」という項目を探します。「削除前に確認」「アーカイブ前に確認」「送信前に確認」の3つのオプションから、必要なものを有効にしましょう。

たとえば「削除前に確認」をオンにすると、メールを削除する際に確認ダイアログが表示されます。ただしこの機能が働くのは、メールを1件ずつ開いて右上のゴミ箱アイコンを押すという従来の方法で削除した場合のみなので注意が必要です。スワイプで削除した場合には確認画面は表示されませんが、削除直後に画面下部へ「元に戻す」ボタンが現れるため、素早くタップすれば復元できます。

8. 鬱陶しいナッジ通知をオフにする

Gmailには、最近受信したメールへの返信を促す「返信とフォローアップ」といったリマインド機能があります。しかし、これをありがたいと感じないユーザーも少なくありません。むしろ煩わしいと感じるなら、思い切ってオフにしてしまいましょう。

手順は、「設定」→Googleアカウントを選択→「ナッジ」→「返信とフォローアップ」の順に進みます。両方のオプションのチェックを外せば完了です。これでGmailのお節介なリマインドに悩まされることはなくなります。

9. 不在通知メッセージを素早く設定

数日の休暇を予定しているなら、サポートに問い合わせることなく、自分で不在通知を設定できます。やり方はとても簡単です。上記と同じ手順で設定画面に進み、今度は「全般」の下にある「休暇中の自動返信」を探します。

項目をタップして、まず不在となる期間の日付を入力します。さらに、その期間中は対応できない旨や、緊急時の連絡先を伝える簡単なメッセージを添えることも可能です。これだけで準備完了です!

さらにGmailを使いこなしたい方は、PCから快適にGmailへアクセスする方法や、Gmailのオフライン機能を有効にして使う方法もあわせてチェックしてみてください。