初心者でもできる!Excelでワークフロー管理テンプレートを作る6つの簡単ステップ

Excelワークフロー管理テンプレートとは?

プロジェクトの進行状況を効率的に管理したいなら、Excelを使ったワークフロー管理テンプレートが非常に便利です。本記事では、作業計画のタイムライン作成から、進捗の自動計算、トラッカーリスト、レポート作成、グラフ挿入、そして最終サマリーのまとめまで、6つのステップで完結する手順をわかりやすく解説します。使用する数式もすべて紹介しているので、そのまま真似すれば誰でもすぐに実践できます。

ステップ1:作業計画タイムラインの準備

まずはワークフローの土台となる作業計画表を作成します。以下の項目を入力していきましょう。

• 見出し(ヘッダー)データを入力する
• プロジェクト名と各タスクを入力する
• 各タスクの担当者の名前を入力する
• 各タスクの開始日を入力する
• 各タスクの期限日を入力する

ステップ2:Excelでワークフローレイアウトを作成

次に、各タスクにかかる日数と進捗率を管理できるよう、シートのレイアウトを整えます。

• 各タスクに実際に費やした日数を入力します。
• セルH2に次の数式を入力し、開始日から期限日までの予定日数を計算します。

• Enterキーを押します。

• フィルハンドルを下方向へドラッグして、残りのセルにも数式を適用します。
• セルI2に次の数式を入力して、進捗率を計算します。

• Enterキーを押します。
• 数値をパーセント表示に変換するには、リボンの「パーセンテージ」ボタンをクリックします。

• 再度フィルハンドルを下方向へドラッグします。

以下が計算結果です。

• Status(状態)列に各タスクの進捗状況を入力します。

以下が出力結果です。

ステップ3:トラッカーリストの作成

進捗を一括で把握するために、専用のトラッカーシートを別途作成します。

• Ctrl+Cで必要な列をコピーします。
• 新しいシートに移動し、Ctrl+Vで貼り付けます。
• Remaining(残り)列に次の数式を入力します。

• Enterキーを押します。

• フィルハンドルをドラッグすると、残りのセルにも自動的に結果が反映されます。

• プロジェクト全体の完了状況を計算するには、次の数式を使用します。

• Enterキーを押します。

ステップ4:プロジェクトワークフローレポートの作成

ここからは、プロジェクト全体の状況をひと目で把握できるレポートを作成していきます。

• プロジェクト完了までに必要な総日数を計算するには、次の数式を入力します。

• Enterキーを押します。

• これまでに費やした総日数を計算するには、次の数式を使用します。

• Enterキーを押します。

• プロジェクト全体の進捗率を計算するには、次の数式を使用します。

• Enterキーを押します。

• タスクの状態(完了・進行中)を自動集計する動的サマリーを作成するには、次の数式を使用します。

=COUNTIF(G5:G16,"Completed")

• Enterキーを押します。

• セルK14には次の数式を入力します。

=COUNTIF(G5:G16,"In Progress")

• Enterキーを押します。

• 完了タスクの割合を求めるには、セルL13に次の数式を入力します。

• Enterキーを押します。

• 進行中タスクの割合を求めるには、セルL14に次の数式を入力します。

• Enterキーを押します。

以下が出力結果です。

関連記事：Excelでワークフロートラッカーを作成する方法

ステップ5:グラフの挿入

数値だけでは伝わりにくい情報も、グラフ化することで視覚的に直感的に把握できるようになります。

• データ範囲を選択し、「挿入」タブに移動します。
• 「積み上げ縦棒」を選択します。

• 「グラフデザイン」タブを開き、「グラフスタイル」から好みのデザインを選びます(ここではスタイル8)。

以下が出力結果です。

• 円グラフ(Pie Chart)を作成する場合は、まずデータ範囲を選択します。
• 「挿入」タブから「3-D円」を選択します。

以下が出力結果です。

• ドーナツグラフを作成する場合は、データ範囲を選択して「挿入」タブを開きます。
• 「ドーナツ」を選択します。

以下が出力結果です。

関連記事：Excelでワークフローチャートを作成する方法

ステップ6:ワークフロー管理サマリーの作成

最後に、これまでに作成したすべての成果物を1枚のシートにまとめたサマリーを作成します。

• 新しいシートを開き、「Final Output(最終出力)」という名前を付けます。
• Ctrl+Cで作成済みのグラフをコピーします。
• Ctrl+Vで新しいシートに貼り付けます。

以下が出力結果です。

練習用ワークブックのダウンロード

この記事で紹介した内容を実際に手を動かして試せる、練習用ワークブックをぜひダウンロードしてご活用ください。

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