効率を高める:今すぐ知っておくべき 5 つの Excel ショートカット

 

ほとんどの Excel ユーザーは、関数、数式、グラフ、そしてデータをコピーして貼り付けるための一般的なショートカットから Excel の学習を始めます。しかし、生産性が最大に向上するのは通常、ショートカット、特に反復的なマウス作業を排除するショートカットによってもたらされます。日常業務で Excel を使用する際、ショートカットを使用すると作業が簡単になります。

このチュートリアルでは、ほとんどの人が後になって発見する 5 つの Excel ショートカットを紹介します。

1. Ctrl + Shift + 矢印キー:実際の範囲を即座に選択します

何千もの行をスクロールするのは面倒で時間がかかります。 Ctrl + Shift + 矢印を使用すると、データの端に瞬時にジャンプできます。 キー。

大きなテーブル (数百行または数千行) があるとします。列セクション全体、行のブロックを選択するか、スクロールせずにすばやく移動する必要があります。

使用手順:

• データセット内をクリックします
• Ctrl + Shift + を押します。 ↓ (下) その列の最後に入力されたセルまで選択します
• Ctrl + Shift + → (右) を押します その行の最後に入力されたセルまでを選択します
• 両方向を組み合わせてデータセット全体を選択できます
  • Ctrl + Shift + ↓ を押します。 を選択し、Ctrl + Shift + → を押します。
  • または、Ctrl + A を押します。

Sales 列と Cost 列に通貨形式を適用するとします。

• Ctrl + Shift + ↓ を押します。 そして→ Sales 列と Cost 列の両方を選択します
• ここでCtrl + Shift + $ を押します。 (通貨) または書式設定を適用する

列/行全体を選択:

• Ctrl + スペース → 列全体を選択
• Shift + スペース → 行全体を選択

プロのヒント: 列内に空白セルがある場合、Excel は最初の空白で停止します。もう一度矢印キーを押すと、次の塗りつぶされた領域にジャンプします。この操作を繰り返して、その方向のデータの最後に到達します。

2.フラッシュ フィル (Ctrl + E):個人データ アシスタント

フラッシュ フィルは Excel のスマートな機能の 1 つで、まるでマインド リーダーが組み込まれているような気分になります。データ内のパターンを認識し、残りを自動的に埋め込みます。

フルネームの列があり、ファーストネームだけを抽出したいとします。

• 数式を書く代わりに、最初のフルネームの隣のセルに「Ayan」と入力するだけです
• Ctrl + E を押します。
• Excel はパターンを認識し、列全体に名を入力します

これはデータを結合する場合にも機能します。たとえば、ID とベンダーに個別の列がある場合:

• 「1001_Ayan Traders」の入力を開始します 新しい列で
• Ctrl + E を押します。 そして Excel が残りを完了するのを見てください

電話番号の形式、メール アドレスの作成、日付の再形式、その他無数のパターンを処理します。

プロのヒント: フラッシュ フィルは Excel 2013 で導入されました。Microsoft 365 では、Excel は検出されたパターンに基づいて残りのエントリを自動提案することがあります。 Enter を押します 受け入れるために。

3. Ctrl + Shift + L:フィルター (オン/オフ) を即座に切り替えます

データ ヘッダーにフィルターをすばやく追加または削除して、並べ替えや検索を簡単に行うことができます。フィルターを使用すると、メニューやリボンを使用せずに大規模なデータセットをスライスできます。偶発的な変更を避けるためにオフに切り替えます。ビューを永続的に変更せずに分析する場合に最適です。

使用手順:

• データセット内をクリックします
• Ctrl + Shift + L を押します。
• ドロップダウン矢印を使用してフィルタリングします
• もう一度押すと削除されます

「保留中」の注文のみを表示したい場合:

• Ctrl + Shift + L を押してフィルタをオンにします。
• ステータスを展開します。 列ドロップダウン>> 保留中を選択します

• 保留中の注文についてフィルタリングされた行を取得します
• Ctrl + Shift + L を押した場合 再度、フィルタを削除します

4. F4:最後のアクションを繰り返す

F4 最新の編集や書式設定の変更を他のセルにすばやく複製できるため、クリックを節約し、繰り返しを減らすことができます。これは非常に便利ですが、多くの人が発見するのが遅れています。

使用手順:

• セルの書式設定などのアクションを実行します（例：「保留中」を赤色でハイライト表示）
• 別のセルまたは範囲を選択します
• F4 を押します。 同じアクションを即座に適用する

同じ枠線の適用や行の一括削除などの反復的なタスクの時間を大幅に節約できます。数式を編集するときは、F4 キーを押します。 また、相対参照と絶対参照を切り替えます (例:$A$1) ).

プロのヒント: F4 の場合 キーが機能しない場合は、Fn + F4 を押してください。 最後のアクションを繰り返すには。

5. Ctrl + T:範囲をテーブルに変換

Ctrl + T を使用してデータを Excel テーブルに変換する ほとんどの人が存在さえ知らない機能のロックを解除します。このショートカットにより、選択した範囲が即座に書式設定された表に変換され、自動フィルタリング、並べ替え、データに応じて拡張される動的な数式などの機能が有効になります。

使用手順:

• Ctrl + A を押します。 すべてのデータ (ヘッダーを含む) を選択します
• Ctrl + T を押します。
• 「テーブルにヘッダーがある」 にチェックを入れます。 該当する場合
• [OK] をクリックします。

新しい行を追加すると、テーブルは自動的に拡張されます。テーブル列の数式は自動的にコピーされます。フィルターボタンが即座に表示されます。データは、=SUM(SalesData[Sales]) のような数式を読みやすくする構造化参照システムを取得します。 =SUM(E2:E151) の代わりに 。

表を使用すると、グラフが動的になります。テーブルが大きくなると、範囲を調整することなくグラフが自動的に更新されます。多くの人は、初日からテーブルを使用できたはずなのに、手動で範囲を調整したり、数式をコピーしたり、グラフのソースを更新したりするのに何年も費やしています。

ボーナス:Ctrl + G (または F5) を押して、パワー ユーザーのように「移動」に移動/開く

Go To を簡単に開くことができます。 ダイアログ ボックスでセル/範囲に即座にジャンプしたり、特別なセルを選択したりできます。

スペシャルに移動: Go To 内 ウィンドウで、[特別…] をクリックします。 次の項目を選択できます。

• 空白
• 数式
• 定数
• 可視セルのみ (フィルタリング後に非常に便利)
• エラー

欠損値をすばやく埋める (空白)

列 B に「Category」値が欠落しており、「Unknown」を入力するとします。

• カテゴリを選択します。 列
• Ctrl + G を押します。>> 特別… を選択します

• 空白を選択します>>OKを押します

• タイプ不明
• Ctrl + Enter を押します。 (選択したすべての空白セルを一度に埋めます)

表示されているセルのみをコピー (フィルタリング後)

フィルタリングした後、通常コピーすると非表示のセルが含まれ、間違いが発生する可能性があります。

• データをフィルタリングする
• フィルタリングされた範囲を選択します
• Ctrl + G を押します。>> 特別… を選択します。
• 可視セルのみを選択します。

• [コピー] をクリックします。

• ここで貼り付けます。 別のシートに

その他のショートカットのヒント:

• Ctrl + ` (グレーブ アクセント) を押します すべての数式を一度に表示する
• Alt + = を押します。 合計を挿入するには 隣接する範囲の数式をすばやく作成する
• Ctrl + Page Down を押します。 次のシートに移動するには、Ctrl + Page Up を押します。 前のシートに移動します

結論

これらは、ほとんどの人が発見するのが遅すぎる 5 つの Excel ショートカットです。これらを最初に教えることはほとんどありませんが、マウスへの依存を減らし、速度と精度を向上させ、Excel を楽に使えるようにします。これらのショートカットを学ぶのに最適な時期は、Excel を使い始めたときですが、遅すぎるということはありません。筋肉の記憶を構築するために、空白のワークブックで練習してください。未来のあなたは、もう一年待たずに済んだことに感謝するでしょう。

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