Excelのドロップダウンリストに空白の選択肢を追加する方法(2つの手順)

Excelでドロップダウンリストを作成する際、あえて空白の選択肢を含めたいケースは意外と多くあります。Microsoft Excelでは、「データの入力規則」で作成するドロップダウンリストに空欄を追加できる、いくつかの簡単な方法が用意されています。この記事では、空白あり・なしのドロップダウンリストの作り方に加え、すでに作成済みのリストから空白の選択肢を削除する方法まで、順を追って詳しく解説します。

なお、本記事で使用している練習用ワークブックはダウンロード可能ですので、実際に手を動かしながら学習できます。

ドロップダウンリストに空白の選択肢を追加する2つの方法

方法1:空白セルを参照元として指定して空白の選択肢を追加する

この方法では、参照元リストの中に空白セルを含めることで、ドロップダウンリストに空欄の選択肢を表示させます。ここでは、果物名の一覧データを例に、空白の選択肢を含むドロップダウンリストを作成してみましょう。

手順:

• まず、参照元リストの先頭に空白セルを挿入します。ここではセルB5を空欄にしています。

• 次に、ドロップダウンリストを作成したいセルD5を選択します。

• リボンの「データ」タブから「データツール」→「データの入力規則」→「データの入力規則」の順にクリックします。

• 「データの入力規則」ダイアログが表示されたら、「設定」タブの「入力値の種類」で「リスト」を選択し、「元の値」に参照範囲を指定して「OK」を押します。このとき、「空白を無視する」のチェックを外しておくことを忘れないでください。

• 「OK」を押すと、下図のように空白の選択肢を含んだドロップダウンリストが完成します。

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方法2:リストの値を手動入力して空白の選択肢を追加する

ドロップダウンリストを作成する際、「データの入力規則」ダイアログに項目を直接入力することもできます。その場合も、工夫次第で空白の選択肢を実現できます。以下の手順に従ってください。

手順:

• ドロップダウンリストを配置したいセルを選択し、「データ」→「データツール」→「データの入力規則」→「データの入力規則」でダイアログを開きます。

• 「入力値の種類」で「リスト」を選択します。「元の値」フィールドに、表示したい各項目の先頭に「ダブルダッシュ(—)」を入力します。入力後、「OK」を押してください。

• すると、下図のようなドロップダウンリストが生成されます。リスト上では「—(ダブルダッシュ)」という項目として表示されますが、実際に選択するとセルには空白の値が入力されます。

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空白の選択肢を含まないドロップダウンリストを作成する方法

ここからは逆に、空白の選択肢を含まないドロップダウンリストの作成方法を紹介します。以下のように長い果物リストがあると仮定し、このリストから空白なしのドロップダウンリストを作成していきます。

方法1:Excelテーブルを使用する

ドロップダウンリストを作成する前に、参照元のデータをExcelテーブルに変換しておくのがおすすめです。Excelテーブル化しておく最大のメリットは、後から参照元に新しい項目を追加しても、ドロップダウンリスト側が自動的に更新される点です。

手順:

• まず、元のデータ範囲を選択した状態で「Ctrl + T」を押し、Excelテーブルに変換します。

• 次に、「名前ボックス」を使ってテーブルに任意の名前を付けます。ここでは「Table1」という名前にしました。

• 続いて、「データ」→「データツール」→「データの入力規則」→「データの入力規則」の操作でセルD5にドロップダウンリストを作成します。「データの入力規則」ダイアログの「元の値」にTable1の範囲を指定します(スクリーンショット参照)。この際、セル参照の前には必ず「$」記号を付けてください。最後に「OK」を押します。

• 「OK」をクリックすると、下図のように空白の選択肢を一切含まないドロップダウンリストが完成します。

• その後、参照元のテーブルに新しい項目を追加すれば、ドロップダウンリストも自動的に更新されます。

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方法2:名前付き範囲を使用する

名前付き範囲を利用してドロップダウンリストを生成することもできます。ここでは「名前の定義」機能を使って、データ範囲に名前を付けていきます。

手順:

• まず、データ範囲全体(B5:B14)を選択します。次に「数式」タブ→「定義された名前」→「名前の定義」→「名前の定義」の順にクリックします。

• 「新しい名前」ウィンドウが表示されるので、「名前」フィールドに任意の名前を入力し、「参照範囲」を確認して「OK」を押せば名前の定義は完了です。ここではデータ範囲に「Fruits」という名前を付けました。

• 次に、セルD5にドロップダウンリストを作成します。「データ」→「データツール」→「データの入力規則」→「データの入力規則」を開き、「元の値」フィールドに「=Fruits」と入力して「OK」を押します。

• これで、下図のように空白の選択肢を含まないドロップダウンリストが完成します。

関連記事: セル範囲からリストを作成する方法(3つの方法)

動的な名前付き範囲と数式を使ってドロップダウンリストの空白を修正する

ここまでは、空白あり・なしのドロップダウンリストの作成方法を解説してきました。しかし、すでに作成済みのリストに空白の選択肢が混ざってしまっている場合はどうすればよいのでしょうか。このセクションでは、既存のドロップダウンリストから空白の選択肢を取り除く方法を紹介します。ここでは、複数の空白を含むドロップダウンリストがあり、それが「FruitList」という名前付き範囲から作成されているものとします。

手順:

• まず、「数式」タブ→「名前の管理」(定義された名前グループ内)の順にクリックします。

• 「名前の管理」ダイアログが表示されます。編集したい範囲を選択して「編集」を押します。ここでは「FruitList」を操作するため、それを選択しました。

• 「名前の編集」ダイアログが開いたら、「参照範囲」フィールドに以下の数式を入力して「OK」を押します。

• 「OK」を押すと「名前の管理」ダイアログに戻ります。「参照範囲」フィールドにカーソルを合わせると、名前付き範囲内の果物データのうち空白以外の部分だけが枠線で囲まれていることが確認できます(スクリーンショット参照)。最後に「閉じる」を押して作業を完了します。

• 改めてドロップダウンリストを展開すると、下図のようにすべての空白の選択肢が取り除かれた状態になっています。

🔎 この数式はどのように機能するのか?

• COUNTA(FIx!$B:B)-2

この部分は次の結果を返します。

{10}

COUNTA関数は、列Bの中で空白ではないセルの個数を返します。ここで2を引いているのは、果物以外のデータが入ったセルが2つあるためです。

• OFFSET(FIx!$B$5,0,0,COUNTA(FIx!$B:B)-2,1)

この部分は次の結果を返します。

{“スイカ”;”りんご”;”オレンジ”;”ぶどう”;”さくらんぼ”;”バナナ”;”キウイ”;”グレープフルーツ”;”マンダリン”;”ココナッツ”}

OFFSET関数は、基準となるセル参照から指定した行数・列数だけ離れた位置にある範囲への参照を返す関数です。この仕組みにより、空白セルを除外した動的な範囲が実現できます。

関連記事: Excelで動的な依存型ドロップダウンリストを作成する方法

まとめ

本記事では、Excelのドロップダウンリストに空白の選択肢を追加する複数の方法、また逆に空白を排除する方法について詳しく解説しました。これらの手順と説明が、あなたの課題解決の一助となれば幸いです。ご不明な点があれば、お気軽にお問い合わせください。

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