【修正版】Excelの「区切り位置」機能でデータが消える原因と解決策

区切り位置(Text to Columns)は、Excelの非常に便利な機能の一つです。通常、1つのセルにまとめて入力されたデータを複数の列に分割する際に使用されます。しかし、この機能を使っていると、データが消えてしまうというトラブルに遭遇することがあります。本記事では、この問題が発生する主な原因と、それぞれの具体的な解決策を詳しく解説します。

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Excelの区切り位置でデータが消える2つの原因と解決策

この記事では、次のようなデータセットを例に説明します。5名の生徒に関する連番と個人情報が含まれており、名前(姓・名)、学籍番号、生年の情報がすべて1つの列に入力されています。この情報を区切り位置機能で別々の列に分割しながら、データが削除されてしまう原因とその対策を見ていきましょう。

原因1:非表示の列が存在している

まず、区切り位置機能を使ってデータを分割する基本的な手順を確認します。

• まず、分割したいデータが入力されているセル範囲を選択します。ここではC5:C9を選択しました。
• 次に、リボンのデータタブを開きます。
• そして、区切り位置をクリックします。

• すると、「区切り位置指定ウィザード – ステップ1/3」が表示されます。
• 「コンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ」(Delimited)を選択します。
• 続いて、次へをクリックします。

• 次に、「区切り位置指定ウィザード – ステップ2/3」が表示されます。
• ここで区切り文字を選択します。今回のデータではコンマとスペースが使われているため、コンマとスペースの両方にチェックを入れました。
• さらに、「連続する区切り文字は1文字として扱う」にチェックを入れます。
• そして、次へをクリックします。

• 続いて、「区切り位置指定ウィザード – ステップ3/3」が表示されます。
• 任意の列のデータ形式を選択します。ここでは標準を選びました。
• 最後に、完了をクリックします。

• 下の画像のように、最初の列以降のデータが表示されず、失われてしまったように見えます。この現象の考えられる原因は、非表示の列が存在することです。
• つまり、データ自体は正しく分割されていますが、列が非表示になっているため、画面上で確認できない状態なのです。

解決策:非表示の列を再表示してデータを復元する

非表示の列が原因で区切り位置機能の実行後にデータが見えなくなった場合は、列を再表示すれば解決できます。手順は以下の通りです。

• まず、非表示になっている列の境界部分にマウスカーソルを合わせます。

• 次に、そこで右クリックします。
• 表示されたメニューから再表示を選択します。

• すると、非表示になっていた列が表示され、失われたかに見えたデータが復元されます。

• 同様の手順で、残りの非表示列もすべて再表示しましょう。

• 最後に、各列に見出しを付ければ完成です。下の画像のように、列見出しを追加して目的の出力結果を得ることができました。

関連記事: Excelで改行(Carriage Return)を含むデータを区切り位置で分割する方法

原因2:改行コードをスペースとして認識している

次の画像は別のデータセットです。ここでは、データがスペースで区切られています。区切り位置機能を使って、これらのデータを4つの列に分割してみます。

先ほどの原因1と同じ手順で区切り位置機能を実行しました。しかし、下の画像の最終結果を見ると、最初の2列以降のデータが消えてしまっています。この原因として考えられるのは、セル内の改行コードがスペースとして処理されていることです。

実際に確認してみましょう。

• データが入力されているセルをクリックします。
• 数式バーを見ると、最初の2つのデータの後に改行が含まれていることがわかります。ところが、ウィザードの区切り文字では改行を選択していませんでした。

関連記事: Excelの区切り位置で改行を区切り文字として使う方法

解決策:改行を区切り文字として設定する

ここからは、改行を区切り文字として設定し、区切り位置機能でデータが消えないようにする方法を紹介します。手順は以下の通りです。

• まず、区切り位置機能を適用したいセル範囲を選択します。
• 次に、データタブを開きます。
• そして、区切り位置をクリックします。

• すると、「区切り位置指定ウィザード – ステップ1/3」が表示されます。
• 「コンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ」を選択します。
• 続いて、次へをクリックします。

• 次に、「区切り位置指定ウィザード – ステップ2/3」が表示されます。
• 区切り文字としてスペースにチェックを入れます。
• さらに、その他にチェックを入れ、テキストボックス内でCtrl + Jを押すと、改行コードが入力されます(表示上一見何も入っていないように見えます)。
• そして、「連続する区切り文字は1文字として扱う」にもチェックを入れます。
• 続けて、次へをクリックします。

• すると、「区切り位置指定ウィザード – ステップ3/3」が表示されます。
• 任意の列のデータ形式を選択します。ここでは標準を選びました。
• 最後に、完了をクリックします。

• これで、すべてのデータが別々の列に正しく分割されました。

• 最後に、お好みの列見出しを付けると、目的のデータセットが完成します。

関連記事: Excelで複数の区切り文字を使ってテキストを列に分割する方法

まとめ

この記事では、Excelの区切り位置機能を実行した際にデータが消えてしまう原因とその解決策を解説しました。2つの原因(非表示の列、改行コードの扱い)と、それぞれの対処方法を紹介しています。この記事が皆さんのお役に立てば幸いです。今後もExcelDemyの記事にご期待ください。ご質問がある場合は、下のコメント欄でお気軽にお知らせください。

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