ExcelシートをPDFの1ページに収める方法8選【かんたん手順ガイド】

Excelで作業していると、シートをPDFとして出力したい場面がよくあります。しかし、データ量が多いと複数ページに分かれてしまい、見づらくなってしまうことも。この記事では、ExcelシートをPDFの1ページに収めるための具体的な方法を詳しく解説します。

ExcelシートをPDFの1ページに収める8つの方法

この記事では、20人分の学生の成績表データを使用して説明します。以下の8つの方法を使えば、どのようなデータでもPDFの1ページにきれいに収められるようになります。

方法1：「ページ設定」機能を使って1ページに収める

まずは、Excel標準の「ページ設定」機能を使う最も基本的な方法から紹介します。

ステップ1：現在の印刷枚数を確認する

最初に、現状で何ページに分かれるのかを確認しましょう。

• リボンの「ファイル」タブをクリックします。

• 「印刷」を選択します。

印刷プレビューが表示され、何ページに分かれるかを確認できます。この例では、データが2ページに分かれています。

確認が終わったら、「戻る」ボタンを押してワークシートに戻ります。

ステップ2：ページ設定で1ページに調整する

続いて、実際に1ページへ収める設定を行います。

• 「ページレイアウト」タブを開きます。
• 「ページ設定」グループ右下のダイアログボックス起動ツール（小さな矢印アイコン）をクリックします。

「ページ設定」ダイアログボックスが表示されます。

• 拡大縮小印刷の項目で「次のページ数に合わせて印刷」を選択し、「横1×縦1」に設定します。
• 「印刷プレビュー」ボタンをクリックします。

プレビューを見ると、データが1ページに収まっていることがわかります。

• プリンターの一覧から「Microsoft Print to PDF」を選択します。
• 「印刷」ボタンをクリックして、ExcelシートをPDFとして保存します。

「出力結果を名前を付けて保存」というダイアログボックスが表示されます。

• 任意のファイル名を入力します。
• 「保存」をクリックします。

下の画像は、保存したPDFをPDFビューアーで開いたところです。バーの部分を見ると、1ページのPDFになっていることが確認できます。

方法2：「改ページプレビュー」機能を使う

次に、改ページプレビューを使って、改ページ位置を直接ドラッグして調整する方法を紹介します。

• 「表示」タブを開きます。
• 「改ページプレビュー」を選択します。

改ページプレビュー画面に切り替わり、PDFが何ページに分かれるかを視覚的に確認できます。

• 青い改ページの境界線をデータ範囲の端までドラッグすると、1ページに収めることができます。

下の画像のように、データ全体が1ページ目に収まりました。

• その後、印刷プレビューを開くと、PDFが1ページになっていることが確認できます。
• プリンターから「Microsoft Print to PDF」を選択します。
• 「印刷」をクリックしてPDFとして保存します。

PDFの保存手順は方法1のステップ2と同じです。保存後、PDFビューアーで開くと、1ページのPDFが完成しています。

方法3：印刷時の「拡大縮小」設定を変更する

印刷設定のスケーリング（拡大縮小）を変更して、1ページに収める方法です。

• まず、方法1のステップ1の手順で印刷プレビューを確認し、PDFが2ページに分かれることを確認します。

ワークシートに戻ったら、以下の手順で操作します。

• 「ファイル」タブを開きます。

• 「印刷」を選択します。

• 設定の中にある「スケーリング」のドロップダウンメニューを開きます。

• 「シートを1ページに印刷」を選択します。

印刷プレビューを見ると、PDFが1ページに収まっています。

• プリンターから「Microsoft Print to PDF」を選択します。
• 「印刷」をクリックしてPDFとして保存します。

保存手順は方法1のステップ2と同じです。完成したPDFをビューアーで開くと、1ページのPDFになっていることが確認できます。

方法4：列幅・行の高さを調整する

列幅や行の高さを直接調整することでも、1ページに収めることができます。こちらもまず、方法1のステップ1の手順で印刷プレビューを確認します。

ワークシートに戻り、必要に応じて列幅を調整します。下の画像のように、幅を狭くすることで全体がコンパクトになります。

• 印刷プレビューを開くと、PDFが1ページに収まっています。
• プリンターから「Microsoft Print to PDF」を選択します。
• 「印刷」をクリックしてPDFとして保存します。

保存後、PDFビューアーで開いた結果がこちらです。1ページのPDFになっていることがわかります。

方法5：用紙の向きを「横向き」に変更する

用紙の向きを縦から横に変更すると、特に列数が多い表を1ページに収めやすくなります。

• まず方法1のステップ1の手順で、印刷プレビューを確認します。

• 「ページレイアウト」タブを開きます。
• 「ページ設定」のダイアログボックス起動ツールをクリックします。

「ページ設定」ダイアログボックスが表示されます。

• 向きを「横向き」に変更します。
• 拡大縮小印刷で「次のページ数に合わせて印刷」の「横1×縦1」を選択します。
• 「印刷プレビュー」をクリックします。

印刷プレビューで、PDFが1ページに収まっていることを確認できます。

• プリンターから「Microsoft Print to PDF」を選択します。
• 「印刷」をクリックしてPDFとして保存します。

保存後のPDFです。横向きレイアウトで1ページのPDFが完成しました。

方法6：フォントサイズを調整する

フォントサイズを小さくすることでも、データをコンパクトにして1ページに収められます。

• まず方法1のステップ1の手順で、印刷プレビューを確認します。

• ワークシートに戻り、必要に応じてフォントサイズを変更します。

• 印刷プレビューを開くと、PDFが1ページに収まっています。
• プリンターから「Microsoft Print to PDF」を選択します。
• 「印刷」をクリックしてPDFとして保存します。

保存後、PDFビューアーで開くと1ページのPDFになっていることが確認できます。

方法7：ページ余白を変更する

ページの余白を狭くすることで、有効な印刷範囲が広がり、1ページに収めやすくなります。

• まず方法1のステップ1の手順で、印刷プレビューを確認します。

• 「ページレイアウト」タブを開きます。
• 「余白」をクリックします。

ドロップダウンメニューが表示されます。

• 「ユーザー設定の余白」を選択します。

ダイアログボックスが表示されるので、余白を自由に設定します。ここでは、すべての余白を「0」に設定しました。

• 「印刷プレビュー」をクリックします。

印刷プレビューで、PDFが1ページに収まっていることを確認できます。

• プリンターから「Microsoft Print to PDF」を選択します。
• 「印刷」をクリックしてPDFとして保存します。

保存後のPDFです。1ページのPDFが完成しています。

方法8：不要な行・列を非表示にする

PDFに含める必要のない行や列を非表示にする方法もあります。この例のデータでは、「歴史」「統計」「美術」の各科目と「合計」の列は必須ではないため、これらを非表示にします。

• まず方法1のステップ1の手順で、印刷プレビューを確認します。

• 非表示にしたい列の上で右クリックします。
• 「非表示」を選択します。

下の画像では、H列（歴史）が非表示になりました。

• 同じ要領で、不要な列をすべて非表示にします。ここではH列からK列までを非表示にしました。

• 印刷プレビューを開くと、PDFが1ページに収まっています。
• プリンターから「Microsoft Print to PDF」を選択します。
• 「印刷」をクリックしてPDFとして保存します。

保存後のPDFです。必要な情報だけが1ページのPDFにまとまっています。

選択したデータだけをPDFに出力する方法

シート全体ではなく、選択した範囲のデータだけをPDFにする方法もあります。

• まず、PDFにしたいデータ範囲を選択します。

• 「ファイル」タブを開きます。

• 「印刷」を選択します。

• 設定内の最初のドロップダウンメニュー（既定では「作業中のシートを印刷」と表示されています）をクリックします。

• ドロップダウンメニューから「選択した部分を印刷」を選択します。

• プリンターから「Microsoft Print to PDF」を選択します。
• 「印刷」をクリックしてPDFとして保存します。

保存手順は方法1のステップ2と同じです。保存後のPDFでは、選択したデータだけが1ページのPDFに出力されています。

練習用サンプル

ここまで紹介した方法を実際に試せるよう、練習用のサンプルシートを用意しました。ぜひ手を動かして練習してみてください。

まとめ

この記事では、ExcelシートをPDFの1ページに収めるための8つの方法を解説しました。ページ設定、改ページプレビュー、拡大縮小、列幅・フォントサイズ・余白の調整、行や列の非表示など、状況に応じて使い分けることで、どんなデータでも見やすい1ページのPDFを作成できます。ご不明な点があれば、ぜひコメント欄でお知らせください。

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