【原因不明】Excelファイルが大きすぎるときの対処法10選

Microsoft Excelは、計算機能、グラフツール、ピボットテーブル、VBAなどを備えた非常に優れたツールです。ただし、このソフトウェアは主に比較的小さなデータセットの管理を想定して設計されています。そのため、大量のデータやその他さまざまな要因によって、ファイルサイズが必要以上に大きくなってしまうことがあります。

サイズの大きいExcelファイルは、データ量が多い以外に何のメリットもありません。共有が難しくなり、開く・保存するなどのあらゆる操作に通常より多くの時間がかかります。「理由もなくExcelファイルが大きすぎる」と感じたら、以下の解決策を試してみてください。

Excelファイルが理由なく大きくなる場合の10の解決策

Excelファイルが大きくなる原因は多岐にわたります。スプレッドシートに情報を詰め込みすぎているという単純なケースから、実際には使用されていない空白セルが範囲として認識されているケースまで様々です。大きなExcelファイルは扱いづらいため、できるだけ小さくすることをおすすめします。原因がわからないままファイルが肥大化している場合は、以下の方法を順番に試してファイルサイズを削減しましょう。削減効果は原因によって異なりますが、それぞれ試すことで最適な解決策が見つかるはずです。

1. 非表示のワークシートを確認する

ブックの中には、画面上では見えない「非表示のワークシート」が存在している場合があります。例えば、非表示のシートを含むブックを見てみましょう。スプレッドシート左下のシートタブを確認すると、次のように表示されます。

図のように、ブックには3つのスプレッドシートがあるように見えます。しかし、「校閲」タブに移動し、「文章校正」グループから「ブックの統計」を選択すると、実際のワークシート数が確認できます。

非表示のワークシートを再表示するには、以下の手順に従います。

手順:

• まず、スプレッドシート左下のシートタブ上の任意の名前を右クリックします。
• 次に、コンテキストメニューから「再表示」を選択します。

• 「再表示」ダイアログボックスで、表示したいシートを選択します。

• 「OK」をクリックします。

これで、隠れていたシートがシートタブに再度表示されます。

非表示になっていたスプレッドシートの内容を確認し、不要であれば削除しましょう。

関連記事: Excelファイルサイズが大きくなる原因を特定する方法

2. 不要なワークシートを削除する

非表示のシートだけでなく、表示されているシートでも、もう使われていないものは削除しましょう。スプレッドシートが多すぎると、無関係な情報を含む分だけでなく、使用済みセル範囲（詳細は次のセクション）が残る分にもスペースを取られます。

したがって、明確な理由もなくExcelファイルが大きい場合は、不要なシートを削除することが最も合理的な対策となります。

関連記事: メール送信用にExcelファイルを圧縮する13の方法

3. 使用済みセル範囲を確認する

Excelファイルが大きくなるもう一つの major な原因は、見た目以上に多くのセルが「使用中」と認識されていることです。情報が入力された使用済みセルがスペースを占有し、ファイルサイズを押し上げます。

使用済みセル範囲の末尾を確認するには、スプレッドシート内の任意のセルを選択し、キーボードのCtrl+Endを押します。理想的には、カーソルはデータセットの終端に移動するはずです。

しかし、データセット外のセルに値を入力してから削除しても、そのセルは内容が空でも「使用中」として認識され続けます。これにより、本来あるべきサイズよりもファイルが大きくなってしまうのです。

以下の簡単な手順で、未使用のセル範囲を削除できます。

手順:

• まず、データセットの終端以降の列見出しをクリックして列を選択します。
• 次に、キーボードでCtrl+Shift+→を押します。これでスプレッドシートの末端までのすべての列が選択されます。
• 選択範囲を右クリックします。
• コンテキストメニューから「削除」を選択します。
• 同様に、データセット終端の次の行を選択します。
• キーボードでCtrl+Shift+↓を押し、末端までのすべての行を選択します。
• 右クリックして、コンテキストメニューから「削除」を選択します。

これでセルは使用中とみなされなくなり、ファイルサイズも縮小されるはずです。

注意点として、キーボードのDeleteキーを押すだけでは不十分です。必ずコンテキストメニューから「削除」を選択してください。

4. 不要な書式設定を削除する

書式設定を使うと、データセットを見やすくカスタマイズできて便利ですが、同時にファイルを大きくする原因にもなります。小さなデータセットであっても、書式設定はファイル内の情報量を増やし、サイズを拡大させます。過剰な書式設定が原因でファイルが大きくなっている可能性もあるため、不要な書式は削除するか、そもそも付けすぎないように心がけましょう。ファイルサイズによっては、すべての書式をクリアするのも有効です。

書式設定を削除するには、以下の手順に従います。

手順:

• まず、書式を削除したいセルまたはセル範囲を選択します。
• リボンの「ホーム」タブに移動します。
• 「編集」グループから「クリア」を選択します。
• ドロップダウンメニューから「書式のクリア」を選択します。

関連記事: マクロでExcelファイルサイズを削減する11の方法

5. スプレッドシート内の画像を圧縮する

さまざまな目的でスプレッドシートに画像を挿入することがありますが、画像を追加すると画像データもExcelファイルに含まれ、ファイルサイズが大きくなります。画像の挿入が避けられない場合は、画像を圧縮してサイズを小さくするのが一つの対策です。そうすることで、保存後のファイル容量を抑えられます。

Excelで画像を圧縮するには、以下の手順を実行します。

手順:

• まず、画像をクリックして選択します。
• リボンに「図の形式」という新しいタブが表示されるので、それを選択します。
• 次に、タブ内の「調整」グループにある「図の圧縮」をクリックします。

• 希望の「圧縮オプション」と「解像度」を選択します。

• 「OK」をクリックすると、画像が圧縮されます。

関連記事: 画像付きExcelファイルのサイズを削減する2つの方法

6. 数式の使用を最適化する

他の編集内容と同様に、数式も通常のテキストや数値の入力よりも多くのスペースを消費します。場合によっては数式の使用は避けられませんが、スペースを余計に取るのは事実です。そこで、ワークシート内の数式の使用を最適化しましょう。

大きなExcelファイルで数式を使用する際は、以下の点に注意してください。

• RAND、NOW、TODAY、OFFSET、CELL、INDIRECT、INFOなどの揮発性関数の使用は避ける。
• 数式を回避できる場合は、ピボットテーブルやExcelテーブルを活用する。
• 行全体や列全体を参照範囲にしない。
• 同じ計算を繰り返す数式は使わないようにする。

7. 未使用のデータを削除する

データを含むセル、つまり使用中のセルは、ハードドライブ上でスペースを占有し、ファイルを大きくします。スプレッドシート内にもう不要なデータセットがあれば、削除しましょう。

完全に削除してしまう代わりに、別のファイルに移動しておくのもおすすめです。こうしておけば、後で必要になったときに取り戻せます。

8. 不要なピボットテーブルとグラフを削除する

ピボットテーブルやグラフもスペースを消費します。多くの場合、通常のセルや書式設定済みのデータセットよりも多くの容量を取ります。これらはExcelの作業を効率化する優れたツールですが、不要であれば使わないことでファイルを小さく保てます。これは、ファイルを開く・保存するといった日常的な操作の快適さにもつながります。

関連記事: ピボットテーブルでExcelファイルサイズを削減する方法

9. バイナリ形式で保存する

最新バージョンのExcelでは、通常、ファイルはxlsx形式で保存されます。マクロを含むブックの場合はxlsm形式です。実はExcelには、拡張子xlsbのバイナリ形式で保存するオプションもあります。この形式のファイルは、xlsxやxlsmファイルよりも少ない容量で済みます。他の方法で効果がない場合は、ぜひ試してみてください。

バイナリ形式で保存するには、以下の手順に従います。

手順:

• まず、リボンの「ファイル」タブをクリックします。
• 次に、バックステージビューから「名前を付けて保存」を選択します。
• 保存先フォルダーへ移動し、「ファイルの種類」ドロップダウンで「Excelバイナリブック」を選択します。

• 「保存」をクリックします。

これでファイルがxlsb形式で保存され、xlsx形式よりも小さいサイズになります。

10. 外部データソースを確認する

上記のどの方法でもExcelファイルのサイズが縮小しない場合は、ブックに本来必要以上のデータが含まれている可能性があります。その場合は、そのようなデータセットの保存先としてExcelを使うことを再検討しましょう。Excelはデータベースツールではなく、分析ツールとして使うのが適しています。大規模なデータベースについては、Microsoft Access、Microsoft SQL Server、CSVなどのデータベースツールの利用を検討してください。

まとめ

以上が、「理由もなくExcelファイルが大きすぎる」という状況に陥ったときに使える対処法でした。これらの方法の一つ、または組み合わせによって問題が解決することを願っています。このガイドがお役に立てば幸いです。ご質問やご提案があれば、下のコメント欄でお知らせください。

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