[修正!] 理由もなく Excel ファイルが大きすぎる (10 の解決策)

Microsoft Excel は、計算または計算機能、グラフィック ツール、ピボット テーブル、および VBA を備えた優れたツールです。このソフトウェアは、主に比較的小さなデータセットを管理および操作するために設計されています。しかし、巨大なデータセットやその他の多くの理由により、ファイル サイズは大きくなります。また、大量のデータが含まれていることを除いて、大きな Excel ファイルは役に立ちません。それらは共有が難しく、すべてのプロセスに必要以上の時間がかかります。理由もなく Excel ファイルが大きすぎる場合は、次の解決策のいずれかで問題を解決できる可能性があります。

理由もなく Excel ファイルが大きすぎる場合に考えられる 10 の解決策

Excel ファイルは、さまざまな理由で大きくなることがあります。スプレッドシートにあまりにも多くの情報を含めて、まだ使用中のセルを空白にするのと同じくらい簡単な場合があります。大きな Excel ファイルを扱うのはまったく面白くないので、小さなファイルにすることはしばしば実行可能です。 Excel ファイルが大きすぎて理由がわからない場合は、ファイル サイズを小さくするのに役立つヒントとコツを試してください。 .サイズの縮小は、そもそもファイルが大きくなる原因によって異なります。それでも、それぞれを試して、自分に合ったものを見つけてください。

1.非表示のワークシートを確認

場合によっては、ワークブックに既存のスプレッドシートが存在することがありますが、それらはプレーン ビューでは見つかりません。つまり、「隠しワークシート」です。たとえば、シートが非表示になっているブックを見てみましょう。スプレッドシートの左下にあるシート タブを見ると、次のようになっています。

図からわかるように、ワークブックには 3 つのスプレッドシートがあります。ただし、 レビュー に移動してください タブをクリックして ワークブック統計 を選択します 校正 から 最初にグループ化してください。

ワークシート情報の実際の数はここにあります。

ワークシートを再表示するには、次の手順に従います。

手順:

• まず、シート タブで任意の名前を右クリックします。 スプレッドシートの左下にあります。
• 次に、[再表示] を選択します コンテキスト メニューから。

• 次に、再表示 から再表示するシートを選択します ダイアログ ボックス。

• 次にOKをクリックします .

その後、隠しシートが シート タブ に表示されます。

非表示になっているスプレッドシートを調べて、役に立たない場合は削除してください。

続きを読む: 大きな Excel ファイル サイズの原因を特定する方法

2.未使用のワークシートを削除

非表示のスプレッドシートだけでなく、非表示のスプレッドシートにも使用されなくなったスプレッドシートは削除する必要があります。スプレッドシートが多すぎると、関係のない情報を含めることと、空白のセル範囲を使用することの両方のためにスペースを取りすぎてしまいます (詳細は次のセクションで説明します)。

そのため、正当な理由もなく Excel ファイルが大きすぎる場合は、それらを削除することが最も論理的な手順です。

続きを読む: 電子メール用に Excel ファイルを圧縮する方法 (13 の簡単な方法)

3.使用範囲の確認

Excel ファイルが大きすぎる理由が見当たらないもう 1 つの主な理由は、ワークブックで表示されているよりも多くのセルが使用されているためです。一部のセルは、セル内の情報のためにスペースを占有し、Excel ファイルを大きくします。

使用したセル範囲の終了位置を確認するには、スプレッドシート内の任意のセルを選択して Ctrl+End を押します キーボードで。理想的には、位置はデータセットが終了する場所であるべきです。

データセット外のセルに値を入力して削除すると、コンテンツがなくてもセルは使用されたままになります。これにより、ファイルが想定よりも大きくなります。

これらの迅速かつ簡単な手順に従って、未使用のセルをスプレッドシートから削除できます。

手順:

• 最初に、列ヘッダーをクリックして、データセットが終了する位置以降の列を選択します。
• Ctrl+Shift+右矢印を押します キーボードで。これにより、スプレッドシートの最後まですべての列が選択されます。
• では、選択範囲を右クリックしてください。
• その後、[削除] を選択します。 コンテキスト メニューから。
• 次に、データセットが終了した後の行を選択します。
• Ctrl+Shift+下矢印を押します キーボードで。これにより、スプレッドシートの最後まですべての行が選択されます。
• 右クリックして [削除] を選択します。 コンテキスト メニューから。

その後、セルは使用されなくなります。この時点で、ファイル サイズが小さくなります。

キーボードの [削除] ボタンを押すだけではないことに注意してください。代わりに、コンテキスト メニューから選択してください。

4.不要な書式を削除

フォーマットは、データセットをカスタマイズして見やすくするのに役立ちます。しかし、ファイルを大きくすることもできます。小規模なデータセットであっても、書式を設定すると、ファイルにより多くの情報が含まれます。したがって、ファイルのサイズが大きくなります。書式設定が多すぎるため、Excel ファイルが大きくなりすぎる可能性があります。したがって、不要な書式を削除するか、最初にあまり多くの書式を設定しないようにしてください。または、単純に、ファイル サイズに応じてすべて削除してください。

フォーマットを削除するには、次の手順に従います。

手順:

• まず、書式設定を削除するセルまたはセル範囲を選択します。
• ホームに移動します
• その後、[クリア] を選択します 編集から グループ。
• [書式をクリア] を選択します ドロップダウン メニューから

続きを読む: マクロで Excel ファイルのサイズを縮小する方法 (11 の簡単な方法)

5.スプレッドシートで画像を圧縮

さまざまな目的でスプレッドシートに画像を追加する必要がある場合があります。ただし、写真を追加すると、画像データも Excel ファイルに追加されます。これにより、ファイルのサイズが大きくなります。画像を追加することが避けられない場合、これを回避する 1 つの方法は、画像を圧縮してサイズを小さくすることです。そうすれば、保存後にファイルが占めるスペースが少なくなります。

Excel で画像を圧縮するには、次の手順に従います。

手順:

• まず、画像をクリックして選択します。
• その後、画像形式という新しいタブがリボンに表示されます .選択してください。
• その後、[画像の圧縮] をクリックします。 . Adjust にあります。 タブのグループ

• 次に、好みの 圧縮オプション を選択します と解決 .

• その後、[OK ] をクリックします。 画像が圧縮されます。

続きを読む: 画像を使用して Excel ファイルのサイズを縮小する方法 (2 つの簡単な方法)

6.数式の使用を最適化

他の変更と同様に、数式も通常のテキストまたは数値エントリよりも多くのスペースを占有します。ただし、数式の使用が避けられない場合もあります。これは事実かもしれませんが、より多くのスペースも占有します。したがって、ワークシートでの数式の使用を最適化してください。

大きな Excel ファイルで数式を使用する際は、次の点に注意してください。

• Try to avoid involving volatile formulas like RAND , NOW , TODAY , OFFSET , CELL , INDIRECT , and INFO .
• Use pivot tables or Excel tables if formulas can be avoided.
• Try not to use whole rows or columns as references.
• Make sure to avoid formulas involving repeated calculations.

7. Remove Unused Data

Each cell containing data or in use takes up space in your hard drive. This makes the file large. If you have unused datasets in spreadsheets that you no longer need, remove them.

Instead of removing them permanently, try storing them in another file as you no longer need them in the particular file. This way, if you need them for later purposes, you can have them back.

8. Delete Unused Pivot Tables and Charts

Pivot tables and Excel charts also take up space. And in most cases, more than normal cells or formatted datasets. These are excellent tools that help our Excel operations easier. But if you don’t need them, try to avoid using them at all to make the file smaller. This will also make usual Excel operations like opening and saving smoother.

続きを読む: How to Reduce Excel File Size with Pivot Table

9. Save File as Binary

Up to Excel’s latest version, Microsoft Excel usually saves the files with an xlsx extension. For workbooks that contain macros, the extension is xlsm. Excel has another format for saving the file as binary format with an extension of xlsb. These types of files take up lower space than an xlsx or an xlsm file. Try this out if you have no other options available.

To save the file as binary, follow these steps.

手順:

• First, click on the File tab on your ribbon.
• Then select Save As from the backstage view.
• After that, navigate to the folder where you want to save your file and select Excel Binary Workbook in the Save as type  ドロップダウン。

• Then click on Save .

This will save the file in xlsb format which should be lower than the xlsx format.

10. Check for External Data Source

If none of the above methods is shrinking your Excel file size, your workbook might be containing more data than it should. In that case, you should think again before using Excel for saving such datasets. Excel is not a database tool. Instead, it is used as an analytical one. For large databases, you should consider using database tools like Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV, etc.

結論

These were all the fixes you can use if you find yourself in a situation where your Excel file is too large for no reason. Hopefully, one or a combination of these fixes helped you out. I hope you found this guide helpful and informative. If you have any questions or suggestions, let us know below.

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