ソフト不要でPDFをExcelに変換する3つの簡単な方法|コピペ・Word・データ取得機能を徹底解説

PDFはほぼ編集できないドキュメント形式で、さまざまな用途に使われています。そのため、PDFをExcelに変換したいというニーズはユーザーの間で非常に一般的です。無料のオンラインツールや専用ソフト、コンバーターも多数存在しますが、本記事ではそうしたソフトを使わずにPDFをExcelへ変換する方法を紹介します。

例として、卸売業者から商品の単価一覧が記載されたPDFファイルを受け取った場面を想定します。この内容を扱いやすい形で活用するために、Excelファイルへ変換したいというケースです。

練習用ワークブックのダウンロード

以下のワークブックを使えば、ExcelとPDFの相互変換を実際に練習できます。

ソフトウェアなしでPDFをExcelに変換する3つの簡単な方法

PDF(Portable Document Format)は、価格情報や機密性の高い資料によく使用されるファイル形式です。メーカーや企業は、編集が難しいPDFをレイアウト説明、製品マニュアル、価格関連資料などの配布に活用しています。PDFの主なメリットは以下の通りです。

🔄 簡単に交換・共有・閲覧できる

🔄 コンテンツが改変されず、信頼性が高い

🔄 他の文書形式からの変換や作成が容易

🔄 複数のビューアーソフトでもデータ形式が変わらない

一方で、PDFの内容をExcelに入力する作業では、あらかじめPDFをExcelファイルへ変換しておく方が格段に効率的です。以降のセクションで、ソフトなしでPDFをExcelに変換する具体的な手順を見ていきましょう。

方法1:手動のコピーアンドペーストでPDFをExcelに変換する

ステップ1: Excelに変換したいPDFファイルを開きます。Ctrl+Aまたはマウスカーソルですべての内容を選択してください。

ステップ2: 次に、空白のExcelワークシートを開きます。

➧ 任意のセルを右クリックすると、コンテキストメニューが表示されます。

➧ メニューから「形式を選択して貼り付け」を選びます。

ステップ3: 「形式を選択して貼り付け」ダイアログが表示されたら、テキストとして貼り付ける設定を選択し、「OK」をクリックします。

🔼 すると、Excelは書式を一切保持せずにコピーした内容を貼り付けます。下の画像のように、すべての内容が1つの列にまとめられてしまう点に注意しましょう。

なお、Ctrl+Vを使えばステップ2と3を省略することも可能です。ただし、貼り付けたデータは自分で整形する必要があります。この方法は手軽な反面、ページ数が多いPDFや複雑なレイアウトのPDFには不向きです。少量のデータをサッと入力したい場合に便利な手段といえます。

関連記事: 複数のPDFファイルからExcelへデータを抽出する方法(3つの適切な方法)

方法2:Microsoft Wordを仲介してPDFをExcelに変換する

PDFファイルを扱う際に最も厄介なのが、編集や再フォーマットです。PDFからより良い結果を得るには、Excelワークシートにコピーアンドペーストする前に、内容を編集可能な状態にしておく必要があります。そこで役立つのが、Microsoft Wordを仲介ツールとして使う方法です。

ステップ1: Microsoft Wordを起動し、「ファイル」>「開く」に進みます。または、PDFファイルを右クリック>「プログラムから開く」>「Microsoft Word」を選択しても構いません。

ステップ2: デバイス内のディレクトリから対象のPDFファイルを選択し、「開く」をクリックします。

ステップ3: 「WordがPDFを編集可能なWord文書に変換します。レイアウトが再現されない場合があります」という警告が表示されます。「OK」をクリックして進みましょう。

🔼 少し時間がかかりますが、Microsoft Wordが内容を編集可能なWord文書として開いてくれます。

ステップ4: ショートカットキー(Ctrl+A)またはマウスカーソルで全内容を選択し、Ctrl+Cまたはコンテキストメニューの「コピー」を実行します。

ステップ5: その後、空白のExcelワークシートを開き、Ctrl+Vまたは「貼り付け」を行います。

方法1と方法2を比較すると、方法2の方が元のデータソースに近い形式で貼り付けられることがわかります。そのため、PDFをExcelに変換・貼り付けする前に、Microsoft Wordで編集可能な状態にしておく方がはるかに効果的です。

関連記事: 入力可能なPDFからExcelへデータを出力する方法(クイックステップ付き)

方法3:Excelの「データ取得」機能を使ってPDFをExcelに変換する

実はExcel自体に、外部ソースからデータを取り込む「データ取得」機能が備わっています。この機能は「データ」タブ内にあります。

ステップ1: 「データ」タブ>「データの取得」(データの取得と変換セクション)>オプションから「ファイルから」>「PDFから」を選択します。

ステップ2: Excelがデバイスのディレクトリを開きます。インポートしたいPDFファイルを選択し、「インポート」をクリックします。

ステップ3: すると、Excelに「ナビゲーター」ウィンドウが表示されます。表示オプションの下から任意のページを選択してください。「複数のアイテムを選択」にチェックを入れれば、複数ページを同時に選ぶことも可能です。Excelは取得されるデータのプレビューを表示してくれます。確認できたら「データの変換」をクリックします。

今回のPDFは1ページのみのため、ナビゲーターウィンドウにはプレビュー用のページが1つだけ表示されています。複数ページのPDFでは「複数のアイテムを選択」を活用しましょう。

ステップ4: 「データの変換」を選択すると、下の画像のようにPower Queryエディターが開きます。Power Queryエディター内で、「ホーム」>「閉じて読み込む」>「閉じて読み込む」の順に実行します。

ステップ5: 最後に、Excelがすべての内容をテーブル形式で読み込みます。下の画像をご確認ください。

読み込まれたデータ全体が、元のPDFの内容と一致していることがわかります。その後は、必要なデータや範囲を自由に修正して、希望する形式に整えれば完了です。

関連記事: ExcelでPDFを表に変換する方法(3つの方法)

まとめ

PDFファイルからデータを抽出する作業は、多くのユーザーにとって日常的なタスクです。本記事では、専用ソフトを使わずにPDFをExcelへ変換できる最も簡単な方法を紹介しました。コピーアンドペースト、仲介ツールとしてのMicrosoft Word、そしてExcelの「データ取得」機能の3つです。ただし、変換結果の精度を重視するなら、「データ取得」機能やMicrosoft Wordを仲介する方法が特におすすめです。これらの方法が皆さんの業務に役立てば幸いです。ご質問や追加情報があれば、ぜひコメントでお知らせください。

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