Excelで複数のPDFファイルにハイパーリンクを設定する3つの方法

この記事では、Excelで複数のPDFファイルにハイパーリンクを設定する方法を解説します。業務や資料作成の際に、さまざまな種類のファイルをExcelのワークシートに追加したい場面は少なくありません。Excelでは、複数のPDFファイルの保存先アドレスを特定のテキストやセルにリンクさせることができます。今回は、HYPERLINK関数を使用する方法と使用しない方法の合わせて3つの手法をご紹介します。

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ExcelのHYPERLINK関数とは

ExcelのHYPERLINK関数は、指定したセルにショートカットを作成する関数です。このショートカットをクリックすると、リンク先のドキュメントが開きます。リンク先のドキュメントは、パソコンのハードディスク、ネットワークサーバー、インターネット上のいずれに保存されていても構いません。

• 書式

HYPERLINK(リンク先, [別名])

• 引数の説明

リンク先：必須の引数です。リンク先のアドレスが入力されたセルなどを指定します。

[別名]：省略可能な第2引数です。セルに表示したいテキストをダブルクォーテーション（"）で囲んで指定します。

例えば、セルB4にファイルへのハイパーリンクを設定したい場合を考えてみましょう。セルA2にリンク先のアドレスが入力されており、「ここをクリックしてダウンロード」というテキストを表示したい場合は、セルB4に以下の数式を入力します。

=HYPERLINK(A2,"ここをクリックしてダウンロード")

Excelで複数のPDFファイルにハイパーリンクを設定する3つの方法

これらの方法を説明するために、従業員の部署と採用通知書に関する情報を含むデータセットを使用します。採用通知書の列には、全従業員分の通知書PDFへのリンクを設定していきます。

方法1：挿入タブを使って複数のPDFファイルにハイパーリンクを設定する

最初の方法では、リボンの「挿入」タブを使用して、複数のPDFファイルにハイパーリンクを設定します。リンクを設定するPDFファイルの数が少ない場合に特に有効な方法です。

以下の手順に従って進めましょう。

手順：

• まず、PDFへのリンクを設定したいセルを選択します。ここではセルD5を選択します。

• 次に、「挿入」タブに移動し、「リンク」を選択すると、ドロップダウンメニューが表示されます。
• ドロップダウンメニューから「リンクの挿入」を選択します。

• または、右クリックメニューから操作することもできます。その場合は、セルD5を右クリックします。
• 次に、右クリックメニューから「リンク」を選択します。

• すると、「ハイパーリンクの挿入」ウィンドウが表示されます。
• ドロップダウンアイコンを使って、PDFファイルが保存されているフォルダを選択します。

• 次に、行5にはMikeの情報が記載されているため、Mikeの採用通知書を選択します。各従業員に対応するPDFファイルをそれぞれ選択してください。
• 「OK」をクリックして確定します。

• 「OK」をクリックすると、セルD5にリンクが正常に設定されていることが確認できます。

• 最後に、残りのセルに対しても同じ操作を繰り返し、Excel内の複数のPDFファイルにハイパーリンクを設定しましょう。

関連記事：Excelで複数のハイパーリンクを一括で有効化する方法（4つの方法）

方法2：コマンドプロンプトを使って複数のPDFファイルにハイパーリンクを設定する

より簡単に複数のPDFファイルへリンクを設定できる別の方法もあります。この方法では、コマンドプロンプト画面とHYPERLINK関数を組み合わせて使用します。同じデータセットを使いますが、今回は採用通知書の列を空欄のままにしておきます。

以下の手順を確認してみましょう。

手順：

• まず、PDFファイルが保存されているフォルダを開きます。
• PDFファイルの並び順は、従業員の並び順と一致させておく必要があります。つまり、Letter 1にはMikeの採用通知書が入っている必要があります。同様に、Letter 2、Letter 3、Letter 4、Letter 5にはそれぞれTom、Paul、Josh、Carryの採用通知書が入っているようにします。
• 次に、下の画像のようにエクスプローラーのアドレスバーに「cmd」と入力します。
• そして、Enterキーを押すと、コマンドプロンプト画面が開きます。

• 続いて、以下のコマンドを入力します。

dir/b/s/0|clip

• Enterキーを押します。

• その後、Excelシートに戻り、任意のセルを選択します。ここではセルB11を選択しました。

• Ctrl + Vキーを押して、PDFファイルのアドレスを貼り付けます。

• アドレスを貼り付けたら、セルD5を選択し、以下の数式を入力します。

=HYPERLINK(B11,"ダウンロード")

• Enterキーを押すと、下の画像のような結果が表示されます。

この数式は、セルB11に入力されたアドレスにリンクを設定し、別名として「ダウンロード」を定義しています。

• 最後に、フィルハンドルを下方向にドラッグして、残りのセルにもリンクを設定します。

• 「ダウンロード」をクリックすると、メッセージが表示されます。「OK」をクリックするとPDFファイルが開きます。

関連記事：Excelで複数のセルにハイパーリンクを設定する方法（3つの方法）

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方法3：シンプルなExcel数式で複数のPDFファイルにハイパーリンクを設定する

最後の方法では、HYPERLINK関数を使って複数のPDFファイルにリンクを設定します。まずドロップダウンリストを作成し、その後にいくつかのシンプルな数式を適用します。この手法は、大規模なデータセットを扱う場合に非常に効果的です。ここでは方法1と同じデータセットを使用します。

以下の手順を見ながら学んでいきましょう。

手順：

• 最初に、新しいシートを開き、下の画像のような構成を作成します。
• 次に、ドロップダウンリストを配置するセルを選択します。ここではセルC4を選択しました。

• 「データ」タブから「データの入力規則」オプションを選択します。

• 「データの入力規則」ウィンドウの「入力値の種類」フィールドで「リスト」を選択します。
• 次に、「元の値」フィールドを選択します。

• その後、従業員名が入力されているシートに移動し、名前の範囲を選択します。従業員名は重複がないようにしてください。
• 「OK」をクリックして確定します。

• すぐに、セルC4にドロップダウンリストが表示されます。

• 次に、PDFファイルへのリンクを設定します。PDFファイルのファイル名は、従業員名と同一である必要があります。
• そのために、PDFファイルが保存されているフォルダを開きます。
• アドレスバーの右側をクリックします。
• そして、Ctrl + Cキーを押してアドレスをコピーします。

• その後、シートのセルB7を選択し、Ctrl + Vキーで貼り付けます。

• さらに、セルB8を選択し、以下の数式を入力します。

=B7&"\"&C4&".pdf"

この数式は、各PDFファイルに対応するリンク先のパスを自動的に生成しています。

• Enterキーを押すと、下のスクリーンショットのような結果が表示されます。

• さらに、セルC5を選択し、以下の数式を入力します。

=HYPERLINK(B8,"ダウンロード")

• 最後に、Enterキーを押し、ドロップダウンリストから名前を選択すると、下のような結果が得られます。

ここでは、HYPERLINK関数がセルB8に保存されたリンクへのショートカットを作成し、別名として「ダウンロード」を定義しています。

関連記事：Excelのハイパーリンクをショートカットキーで活用する方法（3つの使い方）

注意点

上記の方法を使用する際には、いくつか留意すべき点があります。

• 方法1は、PDFファイルの数が少ない場合に非常に有効です。ただし、大規模なデータセットには向いていません。その場合は方法2や方法3を使用しましょう。
• 方法2では、PDFファイルを従業員の並び順と同じ順序で配置しておく必要があります。そうしないと、誤ったPDFファイルにリンクが設定されてしまいます。
• 方法3では、PDFファイルのファイル名が従業員名と完全に一致している必要があります。

まとめ

本記事では、Excelで複数のPDFファイルにハイパーリンクを設定するための、簡単で素早く実行できる3つの方法をご紹介しました。これらの方法が、日々の作業効率化に役立てば幸いです。また、記事の冒頭に練習用ワークブックを掲載していますので、ぜひダウンロードして実際に試してみてください。最後に、ご意見やご質問がある場合は、下のコメント欄でお気軽にお尋ねください。

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