Excelのドロップダウンリストで選択した値に応じて別シートからデータを取得する4つの方法

本記事では、Excelでドロップダウンリストから値を選択し、別のシートからデータを取得する方法を解説します。大量のデータが1つのシートに入っている場合でも、必要な特定のデータだけを別のシートに抽出したい場面はよくあります。ここでは、まずドロップダウンリストを作成し、その後さまざまな関数を使ってデータを引き出す、4つの簡単な方法をご紹介します。

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ドロップダウンで選択して別シートからデータを取得する4つの方法

方法1：VLOOKUP関数を使って別シートからデータを取得する

1つ目の方法では、VLOOKUP関数を使用します。VLOOKUP関数は、テーブルの最左列で指定した値を検索し、同じ行にある指定列の値を返す関数です。

データセットの概要

今回は、3人の販売者の3か月分の売上データが、3つの異なるシートに分かれて保存されているデータセットを使用します。

• 「Jan」シートには1月の売上データが保存されています。
• 「Feb」シートには2月の売上データが保存されています。
• 「Mar」シートには3月の売上データが保存されています。

ステップ1：ドロップダウンメニューを作成する

以下の手順でドロップダウンメニューを作成しましょう。

• まず、新しいシートにデータセットの構造を作成します。ここでは「VLOOKUP Function」という名前のシートに構造を作成し、E列に月名（Month Name）とシート名（Sheet Names）を入力しました。
• 次に、ドロップダウンを作成するため、セルE3を選択します。
• 「データ」タブを開き、「データの入力規則」を選択します。すると「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されます。
• 「入力値の種類（Allow）」で「リスト」を選択し、「元の値（Source）」フィールドをクリックします。
• ドロップダウンメニューに追加したい項目を選択します。ここではセルE8〜E10（各シート名）を選択し、「OK」をクリックします。
• 「OK」をクリックすると、セルE3にドロップダウンメニューが作成され、ここからシートを選択できるようになります。

ステップ2：別シートからデータを取得する

続いて、別シートからデータを取得する手順を見ていきましょう。

• まずセルC5を選択し、次の数式を入力します。

• Enterキーを押します。

この数式では、VLOOKUP関数の中にINDIRECT関数を組み合わせて使用しています。

🔎 数式の仕組み

⇒ INDIRECT("'"&$E$3&"'!$B$5:$C$11")

INDIRECT関数は、文字列で指定された参照先を返す関数です。ここでは、セルE3に保存されている文字列（シート名）を参照しています。例えばセルE3に「Jan」と入力されていれば、「Jan」シートのB5:C11範囲を返します。

⇒ VLOOKUP($B5,INDIRECT("'"&$E$3&"'!$B$5:$C$11"),2,FALSE)

この数式は、「Jan」シートのテーブル配列の中から、セルB5の値を検索します。列番号は「2」、完全一致で検索するため最後の引数には「FALSE」を指定しています。

• 最後に、フィルハンドルを使って残りのセルにも数式をコピーします。

これで、ドロップダウンメニューで月名を変更すると、データセットが自動的に更新されるようになります。「Mar（3月）」を選択すれば、3月のデータも即座に表示されます。

方法2：INDIRECT関数だけで別シートからデータを取得する

2つ目の方法では、INDIRECT関数のみを使用します。前述と同じデータセットを使います。

ステップ1：ドロップダウンメニューを作成する

• 新しいシートにデータセットの構造を作成し、E列に月名とシート名を入力します。
• 「データ」タブから「データの入力規則」を選択します。
• 「入力値の種類」で「リスト」を選び、「元の値」フィールドをクリックします。
• ドロップダウンに追加する項目として、シート名が入力されたセルE8〜E10を選択し、「OK」をクリックします。
• これでセルE3にドロップダウンメニューが作成されます。

ステップ2：別シートからデータを取得する

• まずセルC5を選択し、次の数式を入力します。

INDIRECT関数は、文字列で指定された参照先を返します。セルE3に「Jan」と入力されていれば、「Jan」シートのセルC6の値を返します。

• 数式を入力してEnterキーを押したら、フィルハンドルをドラッグして他のセルにコピーします。

ただしこの方法では、行ごとに参照セルが変わるため、コピー後に参照先のセル番号を修正する必要があります。

• セルC7では「C6」を「C7」に書き換えてEnterキーを押します。
• セルC8でも同様に「C6」を「C8」に書き換えます。
• 残りのセルも同様に修正すると、下記のような結果になります。

ドロップダウンメニューで月名を変更すれば、データは自動的に更新されます。「Mar」を選択した結果も確認してみましょう。

方法3：データの入力規則でドロップダウンを作成し、別シートからデータを抽出する

3つ目の方法では、「データ」タブの「データの入力規則」機能を使用します。ここでは新しいデータセット（商品のID・名前・価格）を使い、「Product List（商品リスト）」シートのデータをもとに、別シートに完全なデータセットを作成します。

ステップ1：ドロップダウンメニューを挿入する

• まず、データセットの構造を作成し、セルB5を選択します。
• 「データ」タブから「データの入力規則」を選択します。
• 「入力値の種類」で「リスト」を選び、「元の値」フィールドをクリックします。
• 「Product List」シートに切り替えて、商品IDの範囲（B5以降）を選択し、「OK」をクリックします。
• これでセルB5のドロップダウンメニューに商品IDが表示されます。
• 同じ手順でセルC5にもドロップダウンを作成します。このとき「Product List」シートから商品名の範囲を選択してください。
• セルD5についても、価格の範囲を選択してドロップダウンを作成します。
• 最終的に、5行目の各セルにドロップダウンメニューが挿入されます。

ステップ2：別シートからデータを抽出する

• 4行目と5行目の対象セルを選択します。
• 「挿入」タブを開き、「テーブル」を選択します。
• 「テーブルの作成」ダイアログボックスが表示されたら、見出しがある場合は「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れます。「OK」をクリックします。
• 次にセルD5を選択します。
• Tabキーを押すと、6行目のセルにも自動的にドロップダウンメニューが追加されます。このドロップダウンを使って各行のデータを簡単に入力できます。
• 同じ操作を繰り返せば、すべての行にドロップダウンを挿入してデータを抽出できます。
• 最後に、D列の表示形式を「通貨」に変更すると、より見やすいデータセットになります。

方法4：FILTER関数を使って別シートからデータを抽出する

最後の方法では、FILTER関数を使用します。FILTER関数は、範囲や配列を条件に基づいて抽出する関数です。ここでは、商品のID・名前・数量・価格を含むデータセットを使用します。

ステップ1：データセットをテーブルに変換する

• まず、データセット内の任意のセル（ここではセルB4）を選択します。
• 「挿入」タブから「テーブル」を選択します。
• 「テーブルの作成」ダイアログボックスで「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。
• データセットがテーブルに変換されたら、「テーブルデザイン」タブでテーブル名を変更します。ここでは「Product」という名前にしました。

ステップ2：一意のリストを作成する

テーブルを作成したら、商品名の一意な値（重複なしのリスト）を取り出します。

• 新しいシートに移動し、任意のセル（ここではセルI4）を選択します。
• 次の数式を入力します。

• Enterキーを押すと、テーブルの「Product Name」列から重複のない商品名リストが表示されます。

UNIQUE関数は、範囲や配列から一意の値を返す関数です。この数式は「Product」テーブルの「Product Name」列からユニークな値を抽出します。

ステップ3：ドロップダウンメニューを挿入する

• 一意の値をリスト化したシートで、4行目にProductテーブルの見出しを作成します。
• 次にセルG5を選択します。
• 「データ」タブから「データの入力規則」を選択します。
• 「入力値の種類」で「リスト」を選び、「元の値」フィールドをクリックします。
• ドロップダウンに追加する項目（商品名）としてセルI4〜I6を選択し、「OK」をクリックします。
• これでセルG5にドロップダウンメニューが作成されます。

ステップ4：別シートからデータを挿入する

• セルB5を選択し、次の数式を入力します。

FILTER関数を使って範囲を絞り込んでいます。第1引数は「Product」テーブル全体、第2引数は「Product Name」がセルG5の値と一致することを意味します。

• Enterキーを押すと、該当する商品の全データが一度に表示されます。
• ドロップダウンメニューで商品名を変更すれば、データセットも自動的に更新されます。

注意点

ドロップダウンメニューから選択して別シートからデータを取得する際は、以下の点に注意しましょう。

• 方法1では、数式を入力する際にダブルクォーテーション（"）の付け忘れや誤入力に注意してください。また、VLOOKUP関数の列番号も正確に指定する必要があります。
• 方法2では、フィルハンドルでコピーしても数式が自動更新されないため、各行で数式を編集する必要があります。手間を避けたい場合は方法1の利用をおすすめします。
• 方法3は、主に別シートに新しいデータセットを作成する場合に適しています。
• 方法4のFILTER関数およびUNIQUE関数はExcel 365（Microsoft 365）でのみ使用可能です。古いバージョンのExcelをお使いの場合は、方法1〜3をご利用ください。

まとめ

本記事では、Excelでドロップダウンから選択して別シートからデータを取得する4つの方法を紹介しました。目的やExcelのバージョンに応じて、最適な方法を選んで活用してください。冒頭で紹介している練習用ブックをダウンロードすれば、実際に手を動かしながら学ぶこともできます。ご不明な点やご意見がありましたら、ぜひコメント欄でお知らせください。

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