Excelでドロップダウンリストの選択に基づいてデータを抽出する方法【6ステップ完全解説】

データをより見やすく、比較しやすくするためには、特定の条件に基づいて必要なデータだけを抽出することが有効です。本記事では、Excelでドロップダウンリストの選択内容に応じてデータを自動的に抽出する方法を、6つのステップに沿って詳しく解説します。

ドロップダウンリストの選択に基づいてデータを抽出する6つのステップ

以下の画像は、本チュートリアルで使用するサンプルデータセットです。まずデータの入力規則(Data Validation)を使ってドロップダウンリストを作成し、続いてFILTER関数を使って条件に一致したデータを抽出していきます。

ステップ1:データを抽出するためのテーブルを作成する

• データ範囲全体を選択します。
• 「挿入」タブをクリックし、テーブルとして挿入します。
• 「テーブル デザイン」タブを開き、テーブル名(Sales)を設定します。

テーブルとして書式設定しておくことで、後から追加されるデータも自動的に範囲に含まれるため、抽出処理が非常にスムーズになります。

ステップ2:UNIQUE関数で重複のないリストを作成する

「Branch(支店)」列の一意な値のリストを作成するには、UNIQUE関数を使用します。空いているセルに次の数式を入力してください。

=UNIQUE(Sales[Branch])

これにより、「Branch」列の重複しない値の一覧が自動的に表示されます。

この一意リストが、ドロップダウンリストの選択肢となります。

ステップ3:データの入力規則でドロップダウンリストを挿入する

• ドロップダウンリストを配置したいセルを選択し、「データ」タブをクリックします。
• 「データの入力規則」を選択します。

• 「入力値の種類」で「リスト」を選択します。
• 「元の値」ボックスに、ステップ2で作成した一意リストの範囲を指定します。
• 最後に「OK」を押して確定します。

これで、データの入力規則によるドロップダウンリストが作成されました。

ステップ4:FILTER関数でデータを抽出する

FILTER関数の第1引数(配列)には、テーブル「Sales」を指定します。

=FILTER(Sales,

次に、第2引数(include)には抽出条件として「Branch」列がドロップダウンの選択セルと一致するかどうかを指定します。H4はドロップダウンリストの選択セルです。

=FILTER(Sales,Sales[Branch]=H4,

さらに、第3引数(if_empty)には該当データがない場合に表示する文字列「Nothing Found」を入力します。

=FILTER(Sales,Sales[Branch]=H4,"Nothing Found")

• ドロップダウンリストから任意の項目(Texasなど)を選択します。

• すると、「Texas」に関連するすべてのデータが自動的に抽出されます。

注意:FILTER関数はMicrosoft 365でのみ使用可能です。古いバージョンのExcelでは利用できない点にご注意ください。

ステップ5:2つ目の条件を追加する

複数の条件で絞り込みたい場合は、別の列(ここでは「Products」=製品)でも同じ手順で一意リストを作成します。セルに次の数式を入力してください。

=UNIQUE(Sales[Products])

これで「Products」列の一意リストが作成されます。

• ステップ3と同じ要領で、このリストを参照する2つ目のデータの入力規則によるドロップダウンリストを作成します。
• 設定後に「OK」を押して確定します。

ステップ6:複数条件でデータを抽出する

2つ目のドロップダウンリストを作成すると、シートは下の画像のようになります。

両方の条件を適用するには、条件式を掛け合わせた次のFILTER関数を入力します。

=FILTER(Sales,(Sales[Branch]=H4)*(Sales[Products]=H6),"Nothing Found")

• 2つのドロップダウンリストからそれぞれ任意の項目を選択します。

• すると、両方の条件を満たす行のデータのみが抽出されて表示されます。

条件式同士を掛け算(*)することでAND条件になり、掛ける代わりに足し算(+)にすればOR条件として扱うこともできます。用途に合わせて使い分けると便利です。

まとめ

本記事では、Excelでドロップダウンリストの選択に基づいてデータを抽出する方法を、テーブルの作成からUNIQUE関数、データの入力規則、そしてFILTER関数による単一条件・複数条件での抽出まで、6つのステップで解説しました。ぜひ実際のデータで練習してみてください。ご不明な点があれば、お気軽にお問い合わせください。コメント欄からもフィードバックをお待ちしています。

今後も役立つ情報をお届けできるよう努めてまいります。引き続き、学びを楽しんでください。