Excelで別セルのテキストに基づいて条件付き書式を適用する4つの方法

この記事では、Excelで別のセルに入力されたテキストを基に条件付き書式を適用する方法を、実例を交えながらわかりやすく解説します。条件付き書式を活用すれば、ワークシート内の重要なデータを一目で把握できるようになり、資料の見栄えと読みやすさが大幅に向上します。本記事では、初心者の方でもすぐに実践できる4つの方法を順番にご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

別セルのテキストに基づく条件付き書式の適用方法4選

手順の説明には、7名の生徒の氏名・取得点数・合否状況が記録された年間成績表のサンプルデータを使用します。

まず、条件となる「Pass(合格)」という文字をセルC13に入力しておきます。この条件をもとに、以下の各方法でデータセットを強調表示していきましょう。

方法1:SEARCH関数を使った数式で条件付き書式を適用する

最初の方法では、SEARCH関数を使って、指定したテキストが含まれるセルを見つけ出し、条件付き書式を適用します。手順は以下の通りです。

• まず、条件付き書式を適用したいセル範囲B4:D11を選択します。
• ホームタブから条件付き書式をクリックします。
• ドロップダウンメニューから新しいルールを選択します。
• 新しい書式ルールダイアログボックスで、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選びます。
• 「次の数式を満たす値を書式設定」ボックスに、以下の数式を入力します。

=SEARCH($C$13, B4)>0

• 続いて書式ボタンをクリックし、セルの書式設定ダイアログボックスを開きます。
• 塗りつぶしタブで好きな色を選択します。サンプル欄でプレビューを確認できます。
• 最後にOKを2回押して、すべてのダイアログボックスを閉じます。

これで、セルC13のテキストがセル範囲B4:D11内に含まれている行が自動的に強調表示されます。SEARCH関数は大文字と小文字を区別せず、部分一致でも検索できるのが便利なポイントです。

ポイント: 数式を =SEARCH($C$13, B4)>1 に変更すると、「Pass」で始まるセル(例:「Pass with distinction」など)だけを強調表示できます。用途に応じて使い分けましょう。

方法2:数式と条件付き書式で行全体を強調表示する

次に、合格した生徒の氏名と合否状況など、行全体をまとめて強調表示したい場合の方法をご紹介します。ここでは3種類の数式を使ったアプローチを解説します。

2-1. SEARCH関数を使う方法

行全体を強調表示する1つ目の方法は、SEARCH関数を活用するやり方です。

• まず、データセット全体を選択します。
• 方法1と同じ手順で新しい書式ルールダイアログボックスを開きます。
• 以下の数式を入力します。

=SEARCH($C$13,$D4)>0

• 書式 > 塗りつぶし > OK の順に操作して、色を変更します。
• 最後にOKを押すと結果が表示されます。

ここでのポイントは、参照先を$D4のように列だけ固定していることです。これにより、数式が各行に正しくコピーされ、D列の値に応じて行全体が強調表示される仕組みになります。

2-2. AND関数を使う方法

複数の条件を同時に満たす行だけを強調表示したい場合は、AND関数が便利です。

• 前の方法と同様に、新しい書式ルールダイアログボックスに以下の数式を入力します。

=AND($D5="Pass",$C5>40)

• 書式 > 塗りつぶしタブから色を変更します。
• OKを押すと、両方の条件を満たす行だけが強調表示されます。

この数式では、セル範囲B4:D11に対して「ステータスがPassであること」と「点数が40より大きいこと」という2つの条件を同時に判定しています。

2-3. OR関数を挿入する方法

OR関数を使えば、複数の条件のうちどれか1つでも満たしていれば行全体を強調表示できます。

• まず、セル範囲B4:D11を選択します。
• ホーム > 条件付き書式 > 新しいルールの順に進みます。
• 新しい書式ルールダイアログボックスに以下の数式を入力します。

=OR($D5="Pass",$C5>40)

• 色を変更してOKを押します。

これで、どちらか一方の条件でも成立している行全体が強調表示されます。AND関数との違いを理解して、目的に合わせて使い分けるとよいでしょう。

方法3:データの入力規則を活用した条件付き書式

データの入力規則(Data Validation)を組み合わせると、プルダウンリストから条件を選ぶだけで強調表示が切り替わる、とても便利な仕組みを作れます。

• まず、条件を入力するセルC13を選択します。
• データタブのデータツールグループにあるデータの入力規則をクリックします。
• データの入力規則ダイアログボックスで、入力値の種類として「リスト」を選択します。
• 元の値ボックスに「Pass」「Fail」を入力し、OKを押します。

すると、セルC13にドロップダウンリストが表示され、条件を簡単に選択できるようになります。

• 次に、セル範囲D5:D11を選択します。
• これまでの方法と同じように新しい書式ルールダイアログボックスを開き、以下の数式を入力します。

=D5=$C$13

• 書式 > 塗りつぶしタブで色を選び、OK > OKと押します。

動作確認として、セルC13の条件を「Fail」に変更してみてください。強調表示されるセルが自動的に切り替われば成功です。

方法4:特定のテキストに基づく条件付き書式

最後に、Excel標準の「特定のテキスト」オプションを使った方法を2通りご紹介します。

4-1. 新しい書式ルールから適用する方法

• まず、ホームタブから条件付き書式を選択します。
• 強調表示セルのルールセクションから「指定の文字列を含む」を選びます。
• 表示されたダイアログボックスで、セルC13への参照を入力します。
• 好みの書式カラーを設定します。
• OKを押すと、指定したテキストを含むセルが強調表示されます。

4-2. 強調表示セルのルールを使う方法

もう1つの方法は、新しい書式ルールダイアログボックスから直接設定するやり方です。

• ルールの種類として「次を満たすセルのみを書式設定」を選択します。
• 「次の書式設定を行うセルを編集」セクションで「特定の文字列」を選びます。
• 下図のようにセル参照を入力します。
• 書式 > 塗りつぶしタブでハイライトの色を変更し、OKを押します。

これで、別セルのテキスト内容に応じてセルが自動的に強調表示されるようになります。

覚えておきたい注意点

• 条件付き書式を適用する前に、必ず対象となるセル範囲を選択しておきましょう。
• 設定したルールは、条件付き書式タブのルールのクリアコマンドを使えば、シート単位またはブック全体からいつでも削除できます。

まとめ

この記事では、Excelで別セルのテキストに基づいて条件付き書式を適用する4つの方法を解説しました。SEARCH関数を使った基本的な方法から、AND/OR関数による複数条件の判定、データの入力規則との組み合わせ、そして特定のテキストオプションまで、目的に応じた多彩なアプローチがあります。ぜひ実際の業務や学習で活用してみてください。他にも便利な方法をお持ちの方は、ぜひお知らせください。