Word文書をOneDriveに自動バックアップする方法|設定手順を徹底解説

何時間もかけて作り上げたWord文書を失うほど悲しいことはありません。こまめに保存していても、ハードディスクがクラッシュすればすべて失われてしまう可能性があります。しかし朗報です。Word文書はOneDriveに自動的にバックアップできます。

OneDriveの自動バックアップ機能を使えば、大きな安心感が得られます。冗長化されたストレージにデータが保存されるため、たとえハードディスク全体を失っても、クラウド上に自動バックアップされた文書は安全であり、別のパソコンからアクセスすることが可能です。

Word文書をOneDriveに自動保存する方法

Microsoft WordはOneDriveと連携しており、文書を自動的に保存できます。後からバックアップを取ろうとするのではなく、プロジェクト開始時点からクラウドへの自動保存を有効にしておくのが正しいやり方です。これにより文書の紛失を防げるだけでなく、どこからでもアクセスできるようになります。

以下の手順で、Word文書をOneDriveに自動保存しましょう。

1. 文書を開いた状態で、「ファイル」>「名前を付けて保存」を選択します。
2. 「OneDrive」と、文書を保存したいサブフォルダーを選択します。
3. 「保存」をクリックします。
4. Word文書の画面で「自動保存」を「オン」に切り替えます。

文書をOneDriveに保存すると、自動保存は自動的に有効になります。ただし、まだOneDriveに保存されていない文書で自動保存をオンに切り替えた場合は、フォルダーの選択を求める画面が表示されます。

その画面でOneDriveを選択すると、文書のOneDriveへの自動バックアップが直ちに始まります。

OneDriveでWord文書を自動バックアップする設定方法

以下の手順に従って、OneDrive経由の自動バックアップを設定します。

1. タスクバーにあるOneDriveアイコン(雲のような形のアイコン)をクリックします。
2. 「ヘルプと設定」を選択します。
3. 「設定」>「バックアップ」>「バックアップの管理」を選択します。新しい画面が表示され、バックアップ対象のフォルダーを選べるようになります。
4. Word文書をバックアップするには「ドキュメント」フォルダーを選択します。
5. その他にバックアップしたいフォルダーがあれば選択し、「バックアップ開始」をクリックします。既存のファイルはすべてOneDrive経由でクラウドに保存されます。ファイルサイズによっては完了まで時間がかかることがあります。

OneDriveは作業中のファイルを自動的に同期します。文書の作業中は「Ctrl + S」でこまめに保存する習慣をつけるのが理想ですが、万が一忘れても、OneDriveが定期的に最新版の文書をクラウドへアップロードしてくれます。

なお、新しく作成したWord文書は必ず「ドキュメント」フォルダーに保存してください。それ以外の場所に保存すると、自動バックアップの対象になりません。

同期の状態を確認するには、タスクバーのOneDriveアイコンにカーソルを合わせます。現在のアップロード進行状況や、初回バックアップにかかる予想時間が表示されます。

OneDriveによるファイルの整理方法

デフォルトでは、OneDriveのファイルはWindowsのエクスプローラーに表示されます。複数のOneDriveアカウントを持っている場合、ファイルの表示方法が少し異なるので注意しましょう。

1. OneDriveにサインインしてバックアップを設定すると、Windowsのエクスプローラー内でファイルを確認できるようになります。
2. エクスプローラーのアイコンをクリックし、左側の一覧から「OneDrive」を選択します。PCからバックアップしたすべての文書、画像、その他のファイルをOneDrive上で閲覧できます。
3. 2つの異なるOneDriveアカウントを1台のマシンで利用している場合、ファイルは異なる命名規則で表示されます。

• 個人用のファイルはすべて「OneDrive - 個人用」フォルダー内に格納されます。
• 仕事用や学校用などのその他のファイルは、「OneDrive - 会社名/学校名」の下に表示されます。

OneDriveからファイルをダウンロードする方法

最悪の事態が起きてパソコンにアクセスできなくなった場合や、誤ってファイルを削除してしまいクラウドから再ダウンロードが必要になった場合でも、復元は簡単に行えます。

1. OneDrive.live.comにアクセスし、自分のアカウントでサインインします。OneDriveアカウントに保存したすべてのファイルが表示されます。
2. 目的のファイルを選択し、画面上部を確認すると「ダウンロード」というアイコンと文字が表示されます。
3. そのアイコンをクリックすると、現在使用しているマシンにファイルが保存されます。
4. 同じ手順で、フォルダー全体をまとめてダウンロードすることも可能です。

OneDriveなら大切なデータを自動的に保護できる

ハードディスクはいつか必ず故障しますし、パソコンが盗難に遭うリスクもあります。OneDriveの自動バックアップを有効にし、このツールの仕組みをしっかり理解しておきましょう。そうすれば、大切なWord文書やその他のデータが確実に守られていることを実感しながら、安心して作業に集中できます。