Wordの「書式のコピー/貼り付け」機能で書式を一瞬で統一する方法

Wordには、日常的にはほとんど使わない機能が数多く搭載されています。しかし、いざ特殊な操作が必要になった場面では、こうした隠れた機能が驚くほど役立ちます。たとえば、授業のためにオンラインでリサーチを行い、さまざまなコンテンツをWord文書にコピー&ペーストしなければならなかったことがありました。

ところが問題は、コピー元ごとに行間やフォントサイズ、文字色などがバラバラだったことです。しかも、リサーチ中に「テキストのみを貼り付け」を選び忘れてしまったのです。実際の文書は以下のような状態でした。

段落ごとにバラバラになった書式

一番上の段落のように文書全体の書式を揃えたかったのですが、現実には、ある段落は行間が倍になっているうえに強調表示や太字が混在し、別の段落ではフォントの種類・サイズ・太字・斜体・インデントまで異なるといった有様でした。

「ソースの書式を保持」や「書式を一致させる」(現在は「書式の結合」と呼ばれる機能)についてはすでに知っていたため、「内容ではなく書式だけをコピー&ペーストする方法があるはずだ」と考えました。

「書式のコピー/貼り付け」ボタンを見つける

各リボンのボタンを調べていくうちに、「書式のコピー/貼り付け(Format Painter)」という機能を発見しました。まさに求めていたものです。

使い方がよくわからなかったので、まずマウスカーソルをボタンに重ねてツールチップを確認しました。これがかなり参考になりました。

基本的な使い方

このツールを使うには、まずお手本となる書式が設定されている範囲を選択し、ボタンをクリックします。その後、書式を適用したい別の場所をクリックすればOKです。ただし、実際に試してみると、単純にクリックするだけでは最良の結果にならないことがわかりました。

なぜかこの方法だと、すべての書式設定が反映されないのです。たとえば、一番上の段落を選択してボタンをクリックし、3番目の段落の中央をクリックしたところ、インデントが解除されただけでした。

代わりに、ボタンをクリックした後、ドラッグして段落全体を選択するようにすると、期待どおりに機能しました。

複数箇所へ一括適用するダブルクリック技

もちろん、複数の段落を選択すれば、複数の場所にまとめて書式を適用することもできます。さらに便利なのが、書式のコピー/貼り付けボタンをダブルクリックする方法です。ダブルクリックすると、ドキュメント内の離れた複数箇所に連続して書式を適用できます。適用したい範囲が連続していない場合に特に重宝します。

文字書式と段落書式の違いに注意

注意点として、文字の書式だけをコピーしたい場合は、段落全体を選択しないでください。逆に、文字書式と段落書式の両方をコピーしたい場合は、段落記号(¶)を含む段落全体を選択する必要があります。

図形にも使える書式のコピー/貼り付け

テキストだけでなく、特定の種類のグラフィックスや描画オブジェクトにも有効です。良い例が図形です。「挿入」タブの「図形」から、さまざまな図形を文書に追加でき、既定の見た目とはまったく違うスタイルに自由に書式設定することが可能です。

たとえば、星形の図形を挿入し、線の太さや色を変更したり、テキストを追加したり、影や反射効果を設定したりしました。右側は既定の星形です。左側の星形と同じ見た目にしたい場合は、
① 左の星形をクリック
② 書式のコピー/貼り付けをクリック
③ 右の星形をクリック
の3ステップだけで完了です。

追加したテキストと星形のサイズ以外は、すべての書式がコピーされました。大きなWord文書全体、さらには複数のWord文書に同じ書式を適用したい場合にとても便利です。実際にWordを複数起動して試したところ、異なる文書間でも書式のコピーペーストが問題なく行えました。

まとめ

Wordの膨大な機能の中では地味な存在ですが、必要な場面では作業時間を大幅に短縮できる便利な機能です。書式の統一作業に悩んでいる方は、ぜひ「書式のコピー/貼り付け」を活用してみてください。