Word文書に目次をすばやく追加する方法!見出し設定からカスタマイズまで徹底解説

久しぶりに学業に戻ると、PowerPointでのプレゼンテーション資料作成や、Wordを使ったレポート執筆といった作業も日常に戻ってきます。実はWordには、学生以外の人はほとんど使うことのない便利な機能が数多く搭載されています。

そのひとつが「目次」機能です。適切な種類の見出しスタイルを使用すれば、見栄えの良い目次を自動的に生成できる優れた機能がWordには備わっています。さらに嬉しいことに、すでに大量のコンテンツが含まれたWord文書がある場合でも、ほんの少し編集を加えるだけで、簡単に目次を自動生成することができます。

この記事では、Word文書に正しい見出しを設定する手順から、目次の作成方法までを順を追ってご紹介します。さらに、目次をお好みに合わせてカスタマイズする方法についても詳しく解説していきます。

Wordで見出しを設定・確認する

目次を作成する前に、まず行うべきなのは見出しの設定です。デフォルトで使用できる見出しは、H1(見出し1)、H2(見出し2)、H3(見出し3)の3種類です。

これらの見出しは、リボンの「ホーム」タブにある「スタイル」ボックスから選択できます。標準の目次で使用できるのはこの3つだけですが、カスタム目次を作成する場合は、H4(見出し4)、H5(見出し5)、H6(見出し6)、副題(サブタイトル)、タイトル、TOC見出しも利用可能になります。

H1〜H3だけでは制約が強すぎると感じる場合は、上記の見出しの中から自由に選んで文書に適用してかまいません。その場合は、カスタム目次を挿入していくつかの設定を変更する必要があります。手順については後ほど説明します。

Wordでテキストに見出しを適用するのはとても簡単です。対象となるテキストの行内をクリックし、適用したい見出しスタイルをクリックするだけです。

文書全体を見渡しながら、必要な数だけ見出しを追加していきましょう。なお、段落マークを表示していても、見出しを追加した直後には視覚的に分かりにくいことがあります。Word文書内のすべての見出しを素早く確認したいときは、「表示」タブをクリックし、「ナビゲーションウィンドウ」にチェックを入れましょう。

こうすると、文書の左側にウィンドウが表示され、さまざまな見出しや小見出しを一覧で確認できるようになります。

リスト内の項目をクリックすると、Word文書内の該当する見出し部分へジャンプできます。最終的な目次を作成する前に、文書全体の見出し構造を素早く把握できる、非常に便利な機能です。

Wordに目次を挿入する

すべての見出しが適切に設定できたら、いよいよ目次を挿入していきましょう。まずは、Wordの標準的な目次設定から始めます。作業を始める前に、文書の先頭に空白ページを追加しておくと良いでしょう。

そのためには、現在の最初のページの先頭に移動し、「挿入」→「空白ページ」の順にクリックします。続いて「参考資料」タブを開き、「目次」をクリックして、上部に表示される「自動」オプションのいずれかを選択します。

「手動作成」の目次は、目次形式の仮テキストが挿入されるだけで、すべての変更を手動で行う必要があります。一方、自動目次を挿入すると、以下のような整形された目次が表示されます。

これで完成です!Word文書にきれいにフォーマットされた目次が挿入されました。ただし注意点として、目次を挿入した後に文書内の見出しを変更しても、その変更は自動的には目次に反映されません。

目次を更新するには、目次内をクリックし、上部に表示される「表の更新」ボタンをクリックします。

すると、「ページ番号のみ更新する」か「目次全体を更新する」かを選択するよう求められます。見出しの修正・挿入・削除を行った場合は「目次全体を更新する」を選択してください。単に本文に内容を追加しただけで、見出しの追加や削除をしていない場合は、「ページ番号のみ更新する」で十分です。

目次をカスタマイズする

H1、H2、H3以外の見出しを使用した場合、それらは標準の目次には表示されません。これらの追加の見出しを目次に含めるには、目次の挿入時に「ユーザー設定の目次」を選択する必要があります。

すると、目次のオプションダイアログが表示されます。ここでは、ページ番号を表示するかどうか、番号を右揃えにするかどうかといった基本設定を変更できます。「全般」セクションでは複数のデザインスタイルから選択できるほか、H3見出しに相当する3レベルを超える階層を表示するよう設定することも可能です。

「オプション」ボタンをクリックすると、目次の作成に使用する項目を追加できます。リストを下にスクロールすると、「副題」や「TOC見出し」などを選択できるようになっています。

目次のデザインを変更するには

目次の見た目をカスタマイズするには、「変更」ボタンをクリックします。ここで注意したいのが、目次上で右クリックして「フォント」や「段落」を選んでも、目次自体の書式は変更されないという点です。「変更」をクリックすると別のダイアログが開き、各目次レベル(TOC 1はH1、TOC 2はH2という対応)ごとに個別に編集できます。

2つ目の「変更」ボタンをクリックすると、その特定の見出しレベルの書式を変更できます。たとえば、すべてのH1見出しを太字にしてフォントサイズを変えることも自由自在です。

さらに、下部の「書式」ボタンをクリックすると、段落、タブ、罫線、枠、行番号など、より多くの設定を細かくカスタマイズできます。下の画像は、H1見出しを太字かつ大きめのフォントサイズに変更した目次の一例です。

Ctrlキーなしで目次リンクをクリックする方法

最後に、Ctrlキーを押しながら目次内の項目をクリックすると、該当するページへジャンプできます。しかし、毎回Ctrlキーを押すのが面倒だと感じる方は、「ファイル」→「オプション」を開き、「詳細設定」をクリックすることで、この動作を変更できます。

「Ctrl を押しながらクリックをしてハイパーリンクを表示する」のチェックを外しましょう。これで、Ctrlキーを押さなくても、目次の項目をリンクとして直接クリックできるようになります。ただし残念ながら、この設定は自分のPC上のWordにのみ有効です。文書をメールで送信した相手側でこの設定が変更されていない場合、その人はCtrl+クリック操作が必要になります。

以上、Wordの目次機能に関する解説でした。ぜひ日々の文書作成に役立ててみてください!